مقدمه
الگوهای صورتحساب الکترونیک مشخص میکنند اطلاعات هر معامله در صورتحساب با چه ساختاری ثبت شود و چه اطلاعاتی برای آن موردنیاز باشد. یکی از اشتباهات رایج هنگام ثبت صورتحساب در سامانه مؤدیان، یکیدانستن «نوع صورتحساب»، «الگوی صورتحساب» و «موضوع صورتحساب» است؛ در حالی که این سه مفهوم با یکدیگر تفاوت دارند.
برای مثال، یک شرکت پیمانکاری ممکن است صورتحساب نوع اول صادر کند، الگوی «قرارداد پیمانکاری» را انتخاب کند و موضوع صورتحساب آن نیز «اصلی» باشد. بنابراین انتخاب الگوی مناسب فقط به نوع شرکت بستگی ندارد و باید ماهیت همان معاملهای که برای آن صورتحساب صادر میشود بررسی شود.
در این مقاله انواع الگوهای صورتحساب الکترونیک، تفاوت نوع و الگو، کاربرد هر الگو، نحوه انتخاب الگوی مناسب و اشتباهات رایج هنگام صدور صورتحساب را بررسی میکنیم.
برای آشنایی کاملتر با ساختار این سامانه نیز میتوانید راهنمای 0 تا 100 سامانه مودیان را مطالعه کنید.
الگوهای صورتحساب الکترونیک چیست؟
در سامانه مؤدیان برای فعالیتها و معاملات مختلف، ساختارهای متفاوتی برای صورتحساب در نظر گرفته شده است. به این ساختارها «الگوی صورتحساب» گفته میشود.
هر الگو تعدادی اطلاعات عمومی و تعدادی اطلاعات اختصاصی دارد. برای نمونه، اطلاعات موردنیاز در فروش عادی کالا با فروش طلا، ارائه خدمات پیمانکاری یا صادرات یکسان نیست.
به همین دلیل قبل از صدور صورتحساب باید مشخص شود معامله موردنظر در کدام الگو قرار میگیرد.
به زبان ساده:
- نوع صورتحساب: ساختار کلی صورتحساب را مشخص میکند؛ مانند نوع اول، دوم یا سوم.
- الگوی صورتحساب: مشخص میکند معامله مربوط به چه فعالیتی است؛ مانند فروش، طلا، پیمانکاری یا صادرات.
- موضوع صورتحساب: وضعیت صورتحساب را مشخص میکند؛ مانند اصلی، اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش.
تفاوت نوع و الگوی صورتحساب الکترونیکی چیست؟
یکی از مهمترین نکاتی که برای شناخت الگوهای صورتحساب الکترونیک باید بدانید، تفاوت «نوع» و «الگو» است.
نوع صورتحساب، چارچوب کلی اطلاعات را مشخص میکند؛ اما الگو براساس ماهیت معامله انتخاب میشود.
برای مثال، یک شرکت پیمانکاری میتواند صورتحساب نوع اول با الگوی قرارداد پیمانکاری صادر کند. بنابراین «نوع اول» و «پیمانکاری» دو عنوان برای یک مفهوم نیستند.
| مفهوم | نمونه | چه چیزی را مشخص میکند؟ |
|---|---|---|
| نوع صورتحساب | نوع اول، دوم، سوم | ساختار کلی صورتحساب |
| الگوی صورتحساب | فروش، طلا، پیمانکاری، صادرات و… | ماهیت فعالیت یا معامله |
| موضوع صورتحساب | اصلی، اصلاحی، ابطالی، برگشت از فروش | وضعیت صورتحساب نسبت به معامله یا صورتحساب مرجع |
راهنمای سریع انتخاب الگوی صورتحساب الکترونیکی
جدول زیر کمک میکند سریعتر متوجه شوید هر فعالیت معمولاً با کدام الگو ارتباط دارد. انتخاب نهایی باید براساس نوع معامله و الزامات مربوط به همان صورتحساب انجام شود.
| نوع فعالیت یا معامله | الگوی مرتبط |
|---|---|
| فروش عمومی کالا یا خدمات | الگوی فروش |
| فروش ارز توسط فعالان مجاز | الگوی فروش ارز |
| فروش طلا، جواهر و پلاتین | الگوی طلا، جواهر و پلاتین |
| خدمات مرتبط با قرارداد پیمانکاری | الگوی قرارداد پیمانکاری |
| قبوض خدماتی | الگوی قبوض خدماتی |
| بلیط هواپیما | الگوی بلیط هواپیما |
| فروش صادراتی | الگوی صادرات |
| خدمات حمل بار | الگوی بارنامه |
| خدمات بیمهای | الگوی فروش خدمات بیمهای |
| فروش زنجیره در شرایط مربوط | الگوی فروش زنجیره |
انواع صورتحساب الکترونیکی در سامانه مؤدیان
قبل از بررسی کامل الگوها، لازم است با سه نوع اصلی صورتحساب آشنا شویم.
صورتحساب الکترونیکی نوع اول
در صورتحساب نوع اول، اطلاعات فروشنده، خریدار و کالا یا خدمت در ساختار صورتحساب ثبت میشوند.
این نوع صورتحساب بیشترین تنوع الگو را دارد و بسیاری از معاملات بین فعالان اقتصادی در این گروه قرار میگیرند.
در صورت احراز شرایط مربوط، اطلاعات صورتحساب نوع اول میتواند در فرآیند اعتبار مالیاتی خریدار نیز اهمیت داشته باشد.
صورتحساب الکترونیکی نوع دوم
در نوع دوم، اطلاعات فروشنده و کالا یا خدمت ثبت میشوند؛ اما ثبت اطلاعات خریدار مانند نوع اول الزامی نیست.
از این نوع صورتحساب برای اعتبار مالیاتی خریدار مانند صورتحساب نوع اول استفاده نمیشود و تنها برخی الگوهای مشخص در نوع دوم قابل استفاده هستند.
صورتحساب الکترونیکی نوع سوم
نوع سوم به رسید پرداخت صادرشده از دستگاه کارتخوان بانکی یا درگاه پرداخت الکترونیکی مربوط میشود که مطابق مقررات بهعنوان پایانه فروشگاهی فروشنده شناخته شده باشد.
این نوع نسبت به نوع اول اطلاعات محدودتری دارد و نباید آن را با الگوهایی مانند صادرات یا فروش ارز اشتباه گرفت.
انواع الگوهای صورتحساب الکترونیک نوع اول
صورتحساب نوع اول دارای بیشترین تعداد الگو است. هر یک از این الگوها برای فعالیت یا معامله خاصی طراحی شدهاند.
الگوی فروش کالا و خدمات
الگوی فروش، عمومیترین الگوی صورتحساب الکترونیکی است و برای فروش کالا یا ارائه خدماتی استفاده میشود که مشمول یکی از الگوهای تخصصی دیگر نیستند.
برای بسیاری از شرکتهای تولیدی، بازرگانی و خدماتی، این الگو پرکاربردترین گزینه است.
الگوی فروش ارز
این الگو برای معاملات فروش ارز توسط فعالانی طراحی شده است که مجوز لازم برای انجام معاملات ارزی دارند.
نکته مهم این است که ارزیبودن مبلغ یک قرارداد یا فاکتور بهتنهایی به معنای استفاده از الگوی فروش ارز نیست. ماهیت فعالیت فروشنده و نوع معامله باید با شرایط این الگو مطابقت داشته باشد.
الگوی طلا، جواهر و پلاتین
معاملات طلا، جواهر و پلاتین ساختار تخصصی خود را دارند و نباید با الگوی عمومی فروش ثبت شوند.
در این الگو اطلاعات تخصصی مرتبط با معامله اهمیت دارند؛ از جمله:
- اجرت ساخت
- سود فروشنده
- حقالعمل
- جمع اجرت، سود و حقالعمل
- اطلاعات مربوط به کالای فروختهشده
به همین دلیل کسبوکارهای فعال در حوزه طلا باید هنگام ثبت صورتحساب، الگوی مرتبط با فعالیت خود را انتخاب کنند.
الگوی قرارداد پیمانکاری
الگوی قرارداد پیمانکاری برای معاملاتی استفاده میشود که در چارچوب قرارداد پیمانکاری قرار میگیرند.
اطلاعات قرارداد در این الگو اهمیت ویژهای دارد و باید ارتباط صورتحساب با قرارداد مربوط بهدرستی مشخص شود.
شرکتهای پیمانکاری علاوه بر صدور صورتحساب باید هزینهها، درآمدها، صورتوضعیتها و مطالبات هر پروژه را نیز بهصورت جداگانه کنترل کنند. برای آشنایی با این موضوع میتوانید مطلب حسابداری پیمانکاری را مطالعه کنید.
الگوی قبوض خدماتی
این الگو برای صورتحسابهایی طراحی شده است که ماهیت قبض خدماتی دارند و اطلاعات آنها با فروش معمول کالا و خدمات متفاوت است.
اطلاعات اختصاصی این الگو باید متناسب با آخرین ساختار تعیینشده برای قبوض خدماتی تکمیل شوند.
الگوی بلیط هواپیما
این الگو برای صورتحساب مربوط به فروش بلیط هواپیما در فعالیتهای مرتبط استفاده میشود.
به دلیل ماهیت این خدمت، برخی اطلاعات تخصصی مرتبط با پرواز و معامله در ساختار صورتحساب قرار میگیرند.
الگوی صادرات
فروش صادراتی دارای الگوی اختصاصی است و نباید با صورتحساب نوع سوم اشتباه گرفته شود.
در الگوی صادرات، اطلاعاتی متناسب با ماهیت معامله صادراتی و اطلاعات مربوط به فرآیند صادرات در صورتحساب ثبت میشوند.
الگوی بارنامه
الگوی بارنامه برای فروش خدمات حمل بار توسط فعالان مربوط به حملونقل استفاده میشود.
این الگو میتواند براساس شرایط فعالیت برای حوزههای مختلف حمل بار کاربرد داشته باشد؛ مانند:
- حملونقل جادهای
- حملونقل ریلی
- حملونقل دریایی
- حملونقل هوایی
اطلاعات مرتبط با حمل، بارنامه، مبدأ و مقصد از جمله اطلاعاتی هستند که بسته به ساختار این الگو اهمیت پیدا میکنند.
الگوی فروش فرآوردههای نفتی پالایش و پخش
این الگو برای ساختار مشخص فروش فرآوردههای نفتی مربوط به فعالیتهای پالایش و پخش تعریف شده است و نباید آن را یک الگوی عمومی برای تمام فروشندگان سوخت در نظر گرفت.
الگوی بورس اوراق بهادار مبتنی بر کالا
این الگو برای معاملات مشخص مربوط به فروش کالا از طریق ساختار اوراق بهادار مبتنی بر کالا تعریف شده است.
به دلیل تخصصیبودن این الگو، اطلاعات آن باید متناسب با ساختار مربوط به همان معامله تکمیل شوند.
الگوی فروش خدمات بیمهای
این الگو برای ثبت صورتحساب فروش خدمات بیمهای استفاده میشود و اطلاعات تخصصی مربوط به خدمات بیمه را در ساختار صورتحساب پوشش میدهد.
الگوی فروش زنجیره
الگوی فروش زنجیره مربوط به معاملات مشخصی است که شرایط استفاده از این الگو را دارند.
فروش زنجیره را نباید صرفاً با مفهوم فروشگاه زنجیرهای یکی دانست. داشتن چند شعبه یا فعالیت تحت یک نام تجاری بهتنهایی به معنای امکان استفاده از این الگو نیست و شرایط مربوط به معامله باید بررسی شود.
الگوهای صورتحساب الکترونیک نوع دوم
همه الگوهای نوع اول در صورتحساب نوع دوم قابل استفاده نیستند. برای نوع دوم تنها برخی الگوهای مشخص در نظر گرفته شدهاند.
- الگوی فروش
- الگوی طلا، جواهر و پلاتین
- الگوی فروش فرآوردههای نفتی پالایش و پخش
- الگوی فروش خدمات بیمهای
بنابراین انتخاب الگو باید بعد از تعیین نوع صورتحساب انجام شود؛ زیرا ممکن است یک الگو در نوع اول وجود داشته باشد اما در نوع دوم قابل انتخاب نباشد.
جدول الگوهای صورتحساب الکترونیک
| شماره الگو | عنوان الگو | نوع اول | نوع دوم |
|---|---|---|---|
| 1 | فروش | بله | بله |
| 2 | فروش ارز | بله | خیر |
| 3 | طلا، جواهر و پلاتین | بله | بله |
| 4 | قرارداد پیمانکاری | بله | خیر |
| 5 | قبوض خدماتی | بله | خیر |
| 6 | بلیط هواپیما | بله | خیر |
| 7 | صادرات | بله | خیر |
| 8 | بارنامه | بله | خیر |
| 9 | فروش فرآوردههای نفتی پالایش و پخش | بله | بله |
| 11 | بورس اوراق بهادار مبتنی بر کالا | بله | خیر |
| 13 | فروش خدمات بیمهای | بله | بله |
| 14 | فروش زنجیره | بله | خیر |
شمارهگذاری الگوها براساس ساختار تعریفشده برای صورتحسابها انجام شده است؛ به همین دلیل شمارهها الزاماً پشت سر هم نیستند.
چگونه الگوی مناسب صورتحساب الکترونیکی را انتخاب کنیم؟
برای انتخاب الگوی مناسب نباید فقط به عنوان کسبوکار نگاه کنید. ممکن است یک شرکت چند نوع فعالیت داشته باشد و برای معاملات مختلف آن، الگوهای متفاوتی موردنیاز باشد.
برای انتخاب الگو این مراحل را بررسی کنید:
- ماهیت معامله را مشخص کنید.
- مشخص کنید فروش کالا است یا ارائه خدمت.
- بررسی کنید معامله در یکی از الگوهای تخصصی قرار میگیرد یا خیر.
- نوع صورتحساب را مشخص کنید.
- از میان الگوهای قابل استفاده برای همان نوع، الگوی مناسب را انتخاب کنید.
- اطلاعات اختصاصی الگو را تکمیل کنید.
- قبل از ارسال، نوع، الگو و موضوع صورتحساب را دوباره کنترل کنید.
مثال انتخاب الگوهای صورتحساب الکترونیک
شرکت خدماتی
اگر یک شرکت خدماتی فعالیتی دارد که مشمول الگوی تخصصی دیگری نیست، معمولاً الگوی فروش برای ثبت صورتحساب آن مطرح میشود.
فروشگاه کالا
برای فروش عمومی کالا، در صورتی که کالا یا فعالیت مشمول الگوی تخصصی دیگری نباشد، الگوی فروش کاربرد دارد.
طلافروشی
در معاملات طلا، جواهر و پلاتین باید از الگوی تخصصی مربوط استفاده شود تا اطلاعاتی مانند اجرت، سود و حقالعمل در ساختار صحیح ثبت شوند.
شرکت پیمانکاری
برای معاملهای که در قالب قرارداد پیمانکاری قرار دارد، الگوی قرارداد پیمانکاری مطرح است و اطلاعات قرارداد مربوط نیز باید کنترل شوند.
شرکت صادرکننده
برای فروش صادراتی، الگوی صادرات در نظر گرفته میشود و اطلاعات مربوط به معامله صادراتی باید براساس ساختار همان الگو ثبت شوند.
شرکت حمل بار
برای خدمات حمل بار در شرایط مربوط، الگوی بارنامه استفاده میشود.
شرکت بیمه
برای فروش خدمات بیمهای، الگوی تخصصی فروش خدمات بیمهای در نظر گرفته شده است.
شرکتی با قرارداد ارزی
اگر مبلغ یک قرارداد به ارز تعیین شده باشد، این موضوع بهتنهایی به معنای استفاده از الگوی فروش ارز نیست. الگوی فروش ارز مربوط به ماهیت مشخص معاملات فروش ارز است، نه هر معاملهای که مبلغ آن ارزی باشد.
تفاوت الگوی صورتحساب با اصلی، اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش چیست؟
اصلی، اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش، الگوهای صورتحساب نیستند. این موارد موضوع صورتحساب را مشخص میکنند.
صورتحساب اصلی
صورتحساب اصلی، صورتحساب اولیهای است که برای معامله صادر میشود.
صورتحساب اصلاحی
در شرایطی که برخی اطلاعات قابل اصلاح صورتحساب نیاز به تغییر داشته باشند، صورتحساب اصلاحی با ارجاع به صورتحساب مرجع صادر میشود.
صورتحساب ابطالی
در مواردی که اطلاعاتی نیاز به تغییر دارند که امکان اصلاح آنها از طریق صورتحساب اصلاحی وجود ندارد یا شرایط دیگری برای ابطال ایجاد شده باشد، ممکن است نیاز به صدور صورتحساب ابطالی وجود داشته باشد.
صورتحساب برگشت از فروش
در شرایط مربوط به برگشت تمام یا بخشی از کالا یا خدمت، از ساختار برگشت از فروش استفاده میشود.
امکان استفاده از هر یک از این موضوعات میتواند به نوع و الگوی صورتحساب و قواعد مربوط به آن بستگی داشته باشد؛ بنابراین شرایط همان صورتحساب نیز باید بررسی شود.
اگر الگوی صورتحساب را اشتباه انتخاب کنیم چه میشود؟
انتخاب اشتباه الگو یکی از مهمترین خطاهای زمان صدور صورتحساب است.
نوع و الگوی صورتحساب از اطلاعاتی نیستند که بتوان آنها را با یک صورتحساب اصلاحی بهسادگی تغییر داد.
به همین دلیل، اگر الگوی اشتباه انتخاب شده باشد، ابتدا باید وضعیت صورتحساب قبلی بررسی شود و سپس براساس شرایط آن، روش مناسب برای تعیین تکلیف صورتحساب و ثبت اطلاعات صحیح انتخاب شود.
بهترین راه این است که نوع و الگو قبل از ارسال نهایی کنترل شوند.
اطلاعات الگوهای صورتحساب چه تفاوتی دارند؟
بخشی از اطلاعات میان صورتحسابها مشترک است، اما هر الگو میتواند اطلاعات تخصصی مربوط به فعالیت خود را نیز داشته باشد.
| الگو | نمونه اطلاعات مرتبط |
|---|---|
| فروش | کالا یا خدمت، مقدار، مبلغ و اطلاعات معامله |
| فروش ارز | اطلاعات مرتبط با معامله ارزی |
| طلا، جواهر و پلاتین | اجرت، سود فروشنده و حقالعمل |
| پیمانکاری | اطلاعات مرتبط با قرارداد پیمانکاری |
| قبوض خدماتی | اطلاعات تخصصی مربوط به قبض و خدمت |
| بلیط هواپیما | اطلاعات مرتبط با پرواز و معامله |
| صادرات | اطلاعات مرتبط با معامله صادراتی |
| بارنامه | اطلاعات بارنامه و حملونقل |
| خدمات بیمهای | اطلاعات تخصصی مرتبط با خدمات بیمه |
به همین دلیل، استفاده از یک قالب ثابت برای تمام فعالیتها صحیح نیست و اطلاعات باید متناسب با الگوی انتخابشده تکمیل شوند.
نقش نرم افزار حسابداری در آمادهسازی صورتحسابها
در بسیاری از شرکتها اطلاعات فروش ابتدا در نرم افزار حسابداری ثبت میشود. ثبت منظم اطلاعات مشتری، کالا یا خدمت، مبلغ، تخفیف و مالیات میتواند آمادهسازی صورتحساب الکترونیکی را سادهتر کند.
با این حال، نرمافزار حسابداری بهتنهایی تضمین نمیکند که الگوی صحیح انتخاب شده باشد. تشخیص ماهیت معامله و انتخاب نوع و الگوی مناسب همچنان نیازمند کنترل کاربر است.
ارسال الگوهای صورتحساب الکترونیک با نرم افزار واسط سامانه مؤدیان
استفاده از نرم افزار واسط سامانه مودیان میتواند فرآیند ثبت، کنترل و ارسال صورتحسابها را منظمتر کند.
قبل از ارسال صورتحساب بهتر است اطلاعات زیر کنترل شوند:
- نوع صورتحساب
- الگوی صورتحساب
- موضوع صورتحساب
- اطلاعات فروشنده
- اطلاعات خریدار در موارد موردنیاز
- شناسه کالا یا خدمت
- مقدار و مبلغ
- تخفیف
- مالیات و عوارض مربوط
- اطلاعات تخصصی الگوی انتخابشده
یاس فاکتور بهعنوان نرم افزار واسط سامانه مؤدیان، امکان ثبت و آمادهسازی اطلاعات صورتحساب و ارسال صورتحسابهای پشتیبانیشده را فراهم میکند و میتواند کنترل اطلاعات پیش از ارسال را سادهتر کند.
با این حال، انتخاب الگوی مناسب باید براساس ماهیت واقعی معامله انجام شود و اطلاعات نهایی قبل از ارسال توسط کاربر بررسی شوند.
اشتباهات رایج در انتخاب الگوهای صورتحساب الکترونیک
یکیدانستن نوع و الگوی صورتحساب
نوع اول، دوم و سوم «نوع صورتحساب» هستند؛ در حالی که فروش، طلا، پیمانکاری و صادرات نمونههایی از «الگوی صورتحساب» محسوب میشوند.
استفاده از الگوی فروش برای همه معاملات
الگوی فروش برای معاملات عمومی است. اگر فعالیت دارای الگوی تخصصی باشد، باید شرایط استفاده از همان الگو بررسی شود.
انتخاب الگوی فروش ارز صرفاً به دلیل ارزیبودن مبلغ
الگوی فروش ارز مربوط به معاملات مشخص فروش ارز است و صرف درج مبلغ به ارز خارجی برای انتخاب این الگو کافی نیست.
ثبت معامله طلا با الگوی فروش عمومی
طلا، جواهر و پلاتین الگوی تخصصی خود را دارند و اطلاعات این معاملات باید در ساختار مربوط ثبت شوند.
کنترلنکردن اطلاعات قرارداد پیمانکاری
در صورتحساب پیمانکاری، ارتباط صورتحساب با قرارداد مربوط اهمیت دارد و اطلاعات آن باید پیش از ارسال کنترل شوند.
بیتوجهی به اطلاعات اختصاصی هر الگو
هر الگو ممکن است فیلدهای اختصاصی داشته باشد. انتخاب الگو بدون تکمیل اطلاعات موردنیاز میتواند باعث ایجاد خطا در فرآیند ثبت شود.
تلاش برای تغییر نوع یا الگو با صورتحساب اصلاحی
نوع و الگو جزء اطلاعاتی هستند که امکان تغییر آنها از طریق صورتحساب اصلاحی وجود ندارد؛ بنابراین باید قبل از ارسال نهایی کنترل شوند.
چکلیست انتخاب الگوی صورتحساب الکترونیکی
- ماهیت واقعی معامله را مشخص کنید.
- نوع صورتحساب را تعیین کنید.
- بررسی کنید آیا معامله دارای الگوی تخصصی است.
- الگو را از بین گزینههای قابل استفاده برای همان نوع انتخاب کنید.
- اطلاعات اختصاصی الگو را کنترل کنید.
- اطلاعات خریدار را در صورت لزوم بررسی کنید.
- شناسه کالا یا خدمت را کنترل کنید.
- مقدار، مبلغ و مالیات را بررسی کنید.
- موضوع صورتحساب را مشخص کنید.
- قبل از ارسال، نوع و الگو را یکبار دیگر بررسی کنید.
سؤالات متداول درباره الگوهای صورتحساب الکترونیک
الگوهای صورتحساب الکترونیک چیست؟
الگوهای صورتحساب، ساختارهایی هستند که براساس ماهیت فعالیت یا معامله مشخص میکنند چه اطلاعاتی در صورتحساب الکترونیکی ثبت شود.
نوع صورتحساب و الگوی صورتحساب چه تفاوتی دارند؟
نوع صورتحساب شامل نوع اول، دوم و سوم است؛ اما الگو نوع فعالیت یا معامله را مشخص میکند، مانند فروش، طلا، پیمانکاری، صادرات یا بارنامه.
برای فروش کالا کدام الگو را انتخاب کنیم؟
اگر معامله مشمول یکی از الگوهای تخصصی نباشد، الگوی عمومی فروش معمولاً برای فروش کالا یا خدمات استفاده میشود.
برای شرکت پیمانکاری چه الگویی استفاده میشود؟
برای معاملاتی که در چارچوب قرارداد پیمانکاری قرار میگیرند، الگوی قرارداد پیمانکاری در نظر گرفته شده است.
برای فروش طلا از کدام الگو استفاده میشود؟
معاملات طلا، جواهر و پلاتین دارای الگوی تخصصی هستند و اطلاعاتی مانند اجرت، سود و حقالعمل در این ساختار اهمیت دارند.
آیا صادرات صورتحساب نوع سوم است؟
خیر. صادرات یک الگوی تخصصی است و نباید آن را با صورتحساب نوع سوم اشتباه گرفت.
صورتحساب نوع سوم چیست؟
نوع سوم به رسید پرداخت دستگاه کارتخوان یا درگاه پرداخت الکترونیکی مربوط میشود که در چارچوب مقررات بهعنوان پایانه فروشگاهی فروشنده شناخته شده باشد.
آیا همه الگوهای نوع اول در نوع دوم هم وجود دارند؟
خیر. نوع دوم فقط برخی الگوهای مشخص را پوشش میدهد.
آیا میتوان الگوی صورتحساب را پس از ارسال اصلاح کرد؟
نوع و الگوی صورتحساب از اطلاعاتی نیستند که بتوان آنها را از طریق صورتحساب اصلاحی تغییر داد. به همین دلیل انتخاب صحیح الگو قبل از ارسال اهمیت زیادی دارد.
اصلی، اصلاحی و ابطالی جزو الگوهای صورتحساب هستند؟
خیر. اصلی، اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش موضوع صورتحساب هستند و با نوع و الگوی صورتحساب تفاوت دارند.
چگونه الگوی مناسب صورتحساب را انتخاب کنیم؟
ابتدا ماهیت معامله را مشخص کنید، سپس نوع صورتحساب و وجود یا نبود الگوی تخصصی برای آن فعالیت را بررسی کنید. در نهایت اطلاعات موردنیاز همان الگو باید پیش از ارسال کنترل شوند.
جمعبندی
الگوهای صورتحساب الکترونیک تعیین میکنند اطلاعات هر معامله در چه ساختاری ثبت شود. به همین دلیل انتخاب الگو باید براساس ماهیت واقعی معامله انجام شود و نباید آن را صرفاً یک انتخاب نرمافزاری در نظر گرفت.
نوع اول، دوم و سوم، «انواع صورتحساب» هستند؛ در حالی که فروش، فروش ارز، طلا، پیمانکاری، قبوض خدماتی، بلیط هواپیما، صادرات، بارنامه، خدمات بیمهای و سایر موارد، «الگوهای صورتحساب» محسوب میشوند. اصلی، اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش نیز موضوع صورتحساب را مشخص میکنند.
یکی از مهمترین کنترلها قبل از ارسال، بررسی نوع و الگو است؛ زیرا انتخاب اشتباه این اطلاعات را نمیتوان بهسادگی از طریق صورتحساب اصلاحی تغییر داد.
استفاده از نرم افزار واسط سامانه مؤدیان میتواند ثبت، کنترل و ارسال اطلاعات را منظمتر کند، اما مسئولیت انتخاب الگوی متناسب با نوع معامله و بررسی صحت اطلاعات قبل از ارسال همچنان اهمیت دارد.
