مقدمه
انواع نرم افزار حسابداری برای پاسخدادن به نیازهای متفاوت کسبوکارها طراحی شدهاند. نیازهای مالی یک شرکت تولیدی با یک فروشگاه، شرکت پیمانکاری یا مجموعه خدماتی یکسان نیست؛ بنابراین انتخاب نرم افزار حسابداری باید براساس نوع فعالیت، حجم عملیات مالی، تعداد کاربران، گزارشهای موردنیاز و سطح یکپارچگی سیستم انجام شود.
در بعضی کسبوکارها یک سیستم ساده برای ثبت اسناد، دریافت و پرداخت و گزارشهای مالی کافی است؛ اما شرکتهای بزرگتر ممکن است به سیستمهایی مانند انبار، فروش، خرید، حقوق و دستمزد، دارایی ثابت، بهای تمامشده و بودجه نیز نیاز داشته باشند.
به همین دلیل شناخت انواع نرم افزار حسابداری قبل از خرید اهمیت زیادی دارد. در این مقاله نرم افزارهای حسابداری را براساس نوع کسبوکار، ساختار سیستم و نحوه استفاده بررسی میکنیم و در پایان توضیح میدهیم چطور مناسبترین گزینه را برای مجموعه خود انتخاب کنید.
انواع نرم افزار حسابداری چیست؟
نرم افزارهای حسابداری را میتوان از چند زاویه دستهبندی کرد. یکی از کاربردیترین روشها، دستهبندی براساس نوع فعالیت کسبوکار است. در این روش، نرم افزارها به گروههایی مانند حسابداری شرکتی، تولیدی، فروشگاهی، پیمانکاری و تخصصی تقسیم میشوند.
از طرف دیگر میتوان نرم افزار حسابداری را براساس گستردگی امکانات به سیستمهای عمومی، تخصصی، سفارشی و یکپارچه تقسیم کرد.
همچنین نرم افزارها از نظر نحوه اجرا و دسترسی نیز میتوانند نصبشونده، تحت وب یا ابری باشند.
بنابراین وقتی درباره انواع برنامه حسابداری صحبت میکنیم، بهتر است ابتدا مشخص کنیم منظورمان دستهبندی براساس نوع کسبوکار، امکانات سیستم یا نحوه اجرا است.
انواع نرم افزار حسابداری براساس نوع کسبوکار
یکی از مهمترین معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری، نوع فعالیت اقتصادی است. هر کسبوکار فرآیندهای مالی خاص خود را دارد و نرمافزار مناسب باید بتواند این فرآیندها را بهدرستی پوشش دهد.
نرم افزار حسابداری شرکتی
نرم افزار حسابداری شرکتی برای شرکتهایی طراحی میشود که علاوه بر ثبت عملیات مالی، به کنترل حسابهای دریافتنی و پرداختنی، خزانهداری، خرید، فروش، داراییها و گزارشهای مدیریتی نیاز دارند.
در شرکتهایی که تعداد اسناد مالی، کاربران یا واحدهای سازمانی بیشتر است، یکپارچگی اطلاعات اهمیت زیادی پیدا میکند؛ زیرا ثبت اطلاعات در چند سیستم مستقل میتواند باعث دوبارهکاری و ایجاد مغایرت شود.
نرم افزار شرکتی مناسب باید بتواند اطلاعات بخشهای مختلف مالی را در یک ساختار منظم نگهداری کند و امکان تهیه گزارشهای مالی و مدیریتی را فراهم سازد.
نرم افزار حسابداری تولیدی
شرکتهای تولیدی علاوه بر عملیات معمول حسابداری، با فرآیندهایی مانند خرید مواد اولیه، انبار مواد، تولید، مصرف مواد، دستمزد، سربار و محاسبه بهای تمامشده سروکار دارند.
به همین دلیل نرم افزار حسابداری تولیدی باید بتواند ارتباط بین عملیات مالی، انبار، تولید و بهای تمامشده را مدیریت کند.
برای مثال، مدیر یک کارخانه ممکن است بخواهد بداند:
- مواد اولیه هر محصول چقدر هزینه داشته است؟
- هزینه تولید هر واحد محصول چقدر است؟
- چه میزان مواد در تولید مصرف شده است؟
- کدام محصول حاشیه سود بیشتری دارد؟
- موجودی مواد و کالای ساختهشده چقدر است؟
پاسخ به این سؤالات نیازمند امکاناتی فراتر از ثبت ساده اسناد حسابداری است.
نرم افزار حسابداری فروشگاهی
نرم افزار حسابداری فروشگاهی بیشتر برای کسبوکارهایی طراحی میشود که سرعت ثبت فروش، کنترل موجودی، مدیریت صندوق و دسترسی سریع به اطلاعات کالا برای آنها اهمیت دارد.
این نرم افزارها معمولاً با فرآیندهایی مانند فروش روزانه، موجودی کالا، قیمتگذاری، تخفیف، دریافت وجه و گزارش فروش ارتباط نزدیک دارند.
در فروشگاههایی که تعداد کالا و تراکنش بالا است، اتصال عملیات فروش به انبار و حسابداری میتواند از ثبت چندباره اطلاعات جلوگیری کند.
نرم افزار حسابداری پیمانکاری
در شرکتهای پیمانکاری، کنترل مالی براساس پروژه اهمیت زیادی دارد. مدیر مالی باید بتواند درآمد، هزینه، دریافت، پرداخت و وضعیت مالی هر پروژه را جداگانه بررسی کند.
نرم افزار حسابداری پیمانکاری میتواند در مدیریت اطلاعات مربوط به پروژهها، قراردادها، هزینهها، صورتوضعیتها، مطالبات و پرداختهای مرتبط با هر پروژه کاربرد داشته باشد.
یکی از مزایای مهم سیستم پروژهمحور این است که مدیر میتواند عملکرد مالی پروژههای مختلف را با یکدیگر مقایسه کند و سود یا زیان هر پروژه را بهتر بررسی نماید.
نرم افزار حسابداری خدماتی و صنفی
کسبوکارهای خدماتی و صنفی معمولاً ساختار عملیاتی متفاوتی نسبت به شرکتهای تولیدی دارند. در این مجموعهها ممکن است کنترل درآمد خدمات، هزینهها، حساب مشتریان، دریافت و پرداخت و گزارش سود اهمیت بیشتری داشته باشد.
نوع دقیق امکانات موردنیاز به فعالیت کسبوکار بستگی دارد. یک مجموعه خدماتی ساده ممکن است به امکانات پایه نیاز داشته باشد، در حالی که یک شرکت خدماتی بزرگ میتواند به سیستمهای مالی و مدیریتی گستردهتری نیاز داشته باشد.
انواع نرم افزار حسابداری براساس ساختار و امکانات
دستهبندی دیگر نرم افزارهای حسابداری به میزان گستردگی و تخصص امکانات آنها مربوط میشود.
نرم افزار حسابداری عمومی
نرم افزار حسابداری عمومی روی عملیات پایه مالی تمرکز دارد و معمولاً امکاناتی مانند موارد زیر را پوشش میدهد:
- ثبت اسناد حسابداری
- دفتر کل و حسابها
- دریافت و پرداخت
- کنترل بدهکاران و بستانکاران
- گزارشهای مالی پایه
این نوع سیستم میتواند برای کسبوکارهایی مناسب باشد که فرآیند مالی نسبتاً سادهای دارند و نیازی به ماژولهای تخصصی متعدد ندارند.
نرم افزار حسابداری تخصصی
نرم افزار تخصصی برای پاسخدادن به نیازهای یک صنعت یا مدل کسبوکار مشخص طراحی میشود.
نرم افزار حسابداری تولیدی، پیمانکاری یا فروشگاهی نمونههایی از این دسته هستند؛ زیرا هرکدام علاوه بر عملیات حسابداری، فرآیندهای مخصوص همان فعالیت را نیز پوشش میدهند.
نرم افزار حسابداری سفارشی
برخی سازمانها فرآیندها یا نیازهایی دارند که با ساختار استاندارد نرم افزارهای موجود بهطور کامل پوشش داده نمیشود. در چنین شرایطی ممکن است بخشی از نرمافزار متناسب با فرآیندهای اختصاصی سازمان توسعه یا شخصیسازی شود.
سفارشیسازی میتواند شامل گزارشهای اختصاصی، گردش تأیید اسناد، سطح دسترسی کاربران یا ارتباط با سایر سیستمهای سازمان باشد.
نرم افزار حسابداری یکپارچه
در نرم افزار حسابداری یکپارچه، سیستمهای مختلف مالی و عملیاتی بهجای فعالیت مستقل، اطلاعات خود را با یکدیگر به اشتراک میگذارند.
برای مثال ثبت یک فاکتور فروش میتواند همزمان روی فروش، حساب مشتری، موجودی کالا و اسناد مالی اثر بگذارد؛ بدون اینکه لازم باشد اطلاعات در چند سیستم دوباره ثبت شوند.
این یکپارچگی میتواند سرعت دسترسی به اطلاعات را افزایش دهد و احتمال ایجاد مغایرت بین سیستمهای مختلف را کاهش دهد.
انواع نرم افزار حسابداری از نظر نحوه اجرا
یکی دیگر از روشهای مقایسه انواع نرم افزار حسابداری، بررسی شیوه نصب و دسترسی به سیستم است.
نرم افزار حسابداری دسکتاپ
نرم افزارهای دسکتاپ یا نصبشونده روی رایانه یا شبکه داخلی مجموعه نصب میشوند و کاربران از طریق سیستمهای سازمان به آنها دسترسی دارند.
این مدل در بسیاری از شرکتهایی که زیرساخت داخلی مشخص دارند همچنان مورد استفاده قرار میگیرد.
نرم افزار حسابداری تحت وب
در نرم افزار تحت وب، کاربران از طریق مرورگر به سیستم دسترسی پیدا میکنند. این ساختار میتواند دسترسی کاربران از نقاط مختلف را سادهتر کند و وابستگی به نصب نرمافزار روی هر رایانه را کاهش دهد.
نرم افزار حسابداری ابری
در مدل ابری، نرم افزار و زیرساخت آن روی بستر ارائهدهنده سرویس قرار میگیرد و کاربران معمولاً از طریق اینترنت به اطلاعات و امکانات سیستم دسترسی دارند.
در زمان انتخاب نرم افزار ابری باید مواردی مانند امنیت اطلاعات، پشتیبانگیری، دسترسی کاربران، سطح سرویس و شرایط نگهداری دادهها نیز بررسی شود.
ماژولهای نرم افزار حسابداری کداماند؟
یکی از اشتباهات رایج این است که سیستمهایی مانند انبار، حقوق و دستمزد و فروش بهعنوان «نوع نرم افزار حسابداری» معرفی شوند. این موارد در بسیاری از راهکارهای مالی در واقع ماژول یا زیرسیستم محسوب میشوند.
مهمترین ماژولهایی که ممکن است در یک سیستم مالی وجود داشته باشند عبارتاند از:
- حسابداری مالی: ثبت اسناد، حسابها و گزارشهای مالی
- خزانهداری: مدیریت دریافت، پرداخت، بانک و چک
- خرید: مدیریت خرید کالا و خدمات و بدهی تأمینکنندگان
- فروش: مدیریت فاکتورها، مشتریان و مطالبات
- انبار: کنترل ورود، خروج و موجودی کالا
- دارایی ثابت: ثبت داراییها و محاسبه استهلاک
- حقوق و دستمزد: محاسبه حقوق، مزایا و کسورات کارکنان
- بهای تمامشده: محاسبه هزینه تولید کالا یا ارائه خدمت
- بودجه: برنامهریزی و مقایسه بودجه با عملکرد واقعی
یک کسبوکار لزوماً به تمام این سیستمها نیاز ندارد. انتخاب ماژولها باید براساس اندازه سازمان و فرآیندهای واقعی آن انجام شود.
سیستم یکپارچه حسابداری چیست؟
سیستم یکپارچه حسابداری مجموعهای از ماژولهای مرتبط است که اطلاعات مالی و عملیاتی را در یک ساختار هماهنگ مدیریت میکند.
فرض کنید شرکت دارای سیستم فروش، انبار و حسابداری مالی است. در یک سیستم غیرمرتبط ممکن است اطلاعات فروش ابتدا در سیستم فروش ثبت شود و سپس دوباره توسط حسابدار در سیستم مالی وارد شود.
اما در سیستم یکپارچه، ثبت عملیات میتواند اطلاعات موردنیاز بخشهای مرتبط را بدون ورود مجدد داده در اختیار آنها قرار دهد.
مهمترین مزایای چنین ساختاری میتواند شامل موارد زیر باشد:
- کاهش ورود تکراری اطلاعات
- کاهش احتمال مغایرت بین سیستمها
- دسترسی سریعتر به اطلاعات مالی
- بهروزرسانی هماهنگ اطلاعات
- امکان گزارشگیری مدیریتی یکپارچه
- کنترل بهتر فرآیندهای بین واحدهای مختلف
برای شرکتهایی که حجم عملیات بالایی دارند، این یکپارچگی میتواند نقش مهمی در کنترل اطلاعات مالی و کاهش دوبارهکاری داشته باشد.
تفاوت نرم افزار حسابداری و ERP چیست؟
نرم افزار حسابداری در درجه اول روی ثبت، کنترل و گزارشگیری اطلاعات مالی تمرکز دارد. اما ERP یا برنامهریزی منابع سازمانی دامنه گستردهتری دارد و میتواند فرآیندهای مختلف سازمان را در یک سیستم یکپارچه مدیریت کند.
در یک ERP ممکن است علاوه بر حسابداری، حوزههایی مانند:
- مالی
- تولید
- خرید و تأمین
- فروش
- انبار و زنجیره تأمین
- منابع انسانی
در یک ساختار به هم متصل مدیریت شوند.
برای مطالعه بیشتر درباره مفهوم ERP و نحوه یکپارچهشدن فرآیندهای سازمانی میتوانید راهنمای ERP در وبسایت SAP را مطالعه کنید.
در نتیجه هر نرم افزار حسابداری لزوماً ERP نیست؛ اما بخش مالی معمولاً یکی از اجزای مهم یک سیستم ERP محسوب میشود.
نرم افزار حسابداری مناسب کسبوکار کوچک و بزرگ چه تفاوتی دارد؟
اندازه کسبوکار یکی از معیارهای مهم انتخاب نرم افزار است؛ اما فقط تعداد کارکنان یا میزان فروش تعیینکننده نیست.
کسبوکارهای کوچک
یک کسبوکار کوچک ممکن است بیشتر به امکاناتی مانند موارد زیر نیاز داشته باشد:
- ثبت خرید و فروش
- دریافت و پرداخت
- مدیریت مشتریان و تأمینکنندگان
- کنترل موجودی
- گزارش سود و زیان
در چنین شرایطی سادگی استفاده و سرعت انجام عملیات میتواند اهمیت زیادی داشته باشد.
شرکتهای متوسط و بزرگ
با افزایش حجم فعالیت، نیازهای مالی نیز پیچیدهتر میشوند. ممکن است شرکت به چندین کاربر، سطح دسترسی، مراکز هزینه، پروژهها، انبارهای مختلف، دارایی ثابت، حقوق و دستمزد، بهای تمامشده و گزارشهای مدیریتی نیاز داشته باشد.
در این شرایط قابلیت یکپارچگی سیستمها و توسعه نرمافزار در آینده اهمیت بیشتری پیدا میکند.
چگونه از بین انواع نرم افزار حسابداری انتخاب کنیم؟
برای انتخاب نرم افزار حسابداری بهتر است قبل از مقایسه محصولات، نیازهای واقعی کسبوکار مشخص شوند.
نوع فعالیت کسبوکار را مشخص کنید
اولین سؤال این است که مجموعه شما فروشگاهی، تولیدی، پیمانکاری، خدماتی یا شرکتی است. نوع فعالیت تعیین میکند چه قابلیتهایی برای شما اولویت دارند.
حجم عملیات مالی را بررسی کنید
تعداد اسناد، فاکتورها، کاربران و شعب میتواند روی نوع سیستم موردنیاز اثر بگذارد.
نیاز به انبار و فروش را مشخص کنید
اگر کسبوکار کالا محور است، کنترل موجودی، خرید و فروش اهمیت بیشتری پیدا میکند.
نیاز به تولید و بهای تمامشده را بررسی کنید
برای مجموعه تولیدی، صرف ثبت حسابداری کافی نیست و اطلاعات تولید، مواد، سربار و بهای تمامشده نیز اهمیت دارند.
نیاز به مدیریت پروژه را بررسی کنید
شرکتهای پروژهمحور باید بتوانند هزینه و درآمد هر پروژه را جداگانه کنترل کنند.
تعداد کاربران و سطح دسترسی را مشخص کنید
در سازمانهایی با کاربران متعدد، امکان تعریف سطح دسترسی متناسب با وظایف هر کاربر اهمیت بیشتری دارد.
گزارشهای مدیریتی موردنیاز را مشخص کنید
قبل از انتخاب نرمافزار مشخص کنید مدیران شرکت برای تصمیمگیری به چه گزارشهایی نیاز دارند.
یکپارچگی با سایر سیستمها را بررسی کنید
اگر شرکت از سیستمهای انبار، فروش، حقوق یا تولید استفاده میکند، بررسی ارتباط این سیستمها با حسابداری اهمیت زیادی دارد.
پشتیبانی و توسعه نرمافزار را بررسی کنید
نرم افزار حسابداری فقط برای شرایط امروز خریداری نمیشود. بهتر است بررسی شود که آیا سیستم با رشد کسبوکار قابلیت توسعه و اضافهشدن امکانات موردنیاز را دارد یا خیر.
نرم افزار حسابداری مناسب چه ویژگیهایی باید داشته باشد؟
ویژگیهای مناسب برای هر کسبوکار متفاوت است، اما هنگام انتخاب میتوان مجموعهای از معیارهای عمومی را بررسی کرد:
- سادگی و سرعت استفاده
- پوشش فرآیندهای موردنیاز کسبوکار
- گزارشهای مالی و مدیریتی مناسب
- سطح دسترسی کاربران
- امکان توسعه سیستم
- ارتباط مناسب بین ماژولها
- کنترل و امنیت اطلاعات
- پشتیبانی مناسب
- امکان تهیه نسخه پشتیبان
بهترین نرم افزار الزاماً سیستمی نیست که بیشترین تعداد قابلیت را داشته باشد؛ بلکه نرمافزاری است که امکانات آن با فرآیندها، اندازه و نیازهای واقعی مجموعه هماهنگ باشد.
اشتباهات رایج در انتخاب نرم افزار حسابداری
انتخاب فقط براساس قیمت
قیمت مهم است، اما نرمافزار ارزانتری که نیازهای اصلی شرکت را پوشش نمیدهد ممکن است در آینده هزینه بیشتری برای تغییر سیستم یا انجام کارهای جانبی ایجاد کند.
خرید امکاناتی که کسبوکار به آنها نیاز ندارد
داشتن قابلیتهای بیشتر همیشه به معنی انتخاب بهتر نیست. امکانات اضافی میتوانند استفاده از سیستم را پیچیدهتر کنند.
توجه نکردن به توسعه آینده شرکت
نرمافزار ممکن است امروز پاسخگوی نیاز شرکت باشد، اما با افزایش کاربران، شعب یا حجم معاملات محدودیت ایجاد کند.
بررسی نکردن یکپارچگی سیستمها
استفاده از چند سیستم مستقل بدون ارتباط مناسب میتواند موجب ورود چندباره اطلاعات و ایجاد مغایرت شود.
یکیدانستن ماژول با نوع نرم افزار حسابداری
انبار، فروش، خزانهداری و حقوق و دستمزد معمولاً ماژولهای یک سیستم مالی هستند؛ در حالی که نرم افزار شرکتی، تولیدی، فروشگاهی و پیمانکاری دستهبندی نرمافزار براساس نوع کاربرد محسوب میشوند.
سؤالات متداول درباره انواع نرم افزار حسابداری
انواع نرم افزار حسابداری کداماند؟
براساس نوع کسبوکار، نرم افزارهای حسابداری را میتوان به شرکتی، تولیدی، فروشگاهی، پیمانکاری، خدماتی و تخصصی تقسیم کرد. از نظر ساختار نیز سیستمهای عمومی، تخصصی، سفارشی و یکپارچه وجود دارند.
بهترین نوع نرم افزار حسابداری کدام است؟
یک گزینه واحد برای همه کسبوکارها وجود ندارد. بهترین انتخاب به نوع فعالیت، حجم عملیات، تعداد کاربران، ماژولهای موردنیاز و گزارشهای مدیریتی بستگی دارد.
نرم افزار حسابداری شرکتی با تولیدی چه تفاوتی دارد؟
نرم افزار شرکتی بیشتر روی فرآیندهای مالی و عملیاتی شرکت تمرکز دارد، اما نرم افزار تولیدی علاوه بر آن باید اطلاعات مرتبط با مواد، تولید و بهای تمامشده را نیز مدیریت کند.
نرم افزار حسابداری یکپارچه چیست؟
سیستمی است که ماژولهای مختلف مالی و عملیاتی را به یکدیگر متصل میکند تا اطلاعات بدون ورود تکراری بین بخشهای مختلف جریان داشته باشند.
تفاوت نرم افزار حسابداری و ERP چیست؟
نرم افزار حسابداری عمدتاً روی فرآیندهای مالی تمرکز دارد، اما ERP میتواند علاوه بر مالی، بخشهایی مانند تولید، خرید، فروش، انبار، منابع انسانی و زنجیره تأمین را نیز در یک ساختار یکپارچه پوشش دهد.
انبار و حقوق و دستمزد از انواع نرم افزار حسابداری هستند؟
در یک دستهبندی دقیقتر، انبار، فروش، خزانهداری و حقوق و دستمزد معمولاً ماژولهای یک راهکار مالی یا سازمانی محسوب میشوند، نه نوع کسبوکاری نرم افزار حسابداری.
نرم افزار حسابداری ابری بهتر است یا نصبشونده؟
هر مدل مزایا و شرایط خاص خود را دارد. انتخاب باید براساس زیرساخت، نحوه دسترسی کاربران، سیاستهای امنیتی، هزینه نگهداری و شرایط کسبوکار انجام شود.
برای شرکت تولیدی چه نرم افزاری مناسب است؟
شرکت تولیدی معمولاً علاوه بر حسابداری مالی به امکانات انبار، خرید، تولید و محاسبه بهای تمامشده نیاز دارد؛ بنابراین نرم افزار تخصصی تولیدی انتخاب مناسبتری نسبت به یک سیستم مالی بسیار ساده خواهد بود.
برای شرکت پیمانکاری چه امکاناتی مهم است؟
کنترل مالی پروژهها، هزینهها، درآمدها، صورتوضعیتها، مطالبات و گزارش سود یا زیان پروژه از امکانات مهم یک سیستم پیمانکاری هستند.
جمعبندی
انواع نرم افزار حسابداری را میتوان براساس نوع کسبوکار، سطح امکانات و نحوه اجرا دستهبندی کرد. نرم افزارهای شرکتی، تولیدی، فروشگاهی و پیمانکاری هرکدام برای پاسخدادن به فرآیندهای متفاوتی طراحی میشوند.
از طرف دیگر، سیستمهای حسابداری میتوانند عمومی، تخصصی، سفارشی یا یکپارچه باشند و از نظر شیوه اجرا نیز به شکل دسکتاپ، تحت وب یا ابری در اختیار کاربران قرار بگیرند.
نکته مهم این است که ماژولهایی مانند انبار، فروش، خزانهداری و حقوق و دستمزد را با انواع نرم افزار حسابداری اشتباه نگیریم. این سیستمها معمولاً اجزایی از یک راهکار مالی بزرگتر هستند.
برای انتخاب نرم افزار مناسب نیز بهتر است بهجای تمرکز صرف بر تعداد امکانات یا قیمت، نوع فعالیت، حجم عملیات، تعداد کاربران، نیاز به گزارشهای مدیریتی، امکان یکپارچگی و توسعه آینده کسبوکار بررسی شود.
یک نرم افزار حسابداری مناسب باید علاوه بر پاسخدادن به نیازهای فعلی، امکان گسترش سیستم همراه با رشد مجموعه را نیز فراهم کند.
