شگفت انگیزترین قسمت‌های نرم‌افزار‌ حسابداری

شگفت انگیزترین قسمت‌های نرم‌افزار‌ حسابداری- یاس سیستم

امروزه بیشتر سازمان‌ها و بنگاه‌‌‌های اقتصادی، درحال تغییر مسیر به سمت استفاده از نرم افزارهای حسابداری درجهت ثبت امور مالی می باشند. استفاده از نرم افزارهای مالی مختلف ، سبب ایجاد سهولت در محاسبات شده و خیلی از کارهایی که حسابداران می بایست با صرف وقت زیاد بصورت دستی انجام دهند، را بصورت خودکار انجام می دهد.
بعنوان مثال ، صدور فاکتورها یکی از بزرگترین دغدغه‌های‌حسابداران است، که امروزه با استفاده از نرم افزارهای مالی بصورت سیستمی و با‌ سرعت و دقت بالا‌ انجام می‌گردد.‌ حسابداران براحتی می‌توانند در زمان فروش کالا ، بدون اتلاف وقت ، فاکتور هر مشتری را صادر و با دریافت تاییدیه از آنها، فرآیند فروش را نهایی نمایند. یکی از کاربردهای مهم نرم افزارهای حسابداری، کاهش خطا و افزایش سرعت محاسبات و سهولت در نگهداری اطلاعات مالی بنگاه ها می باشد.

شگفت انگیزترین قسمت‌های نرم‌افزار‌ حسابداری

از شگفت انگیزترین قسمت‌های نرم‌افزار‌ حسابداری می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود :
۱. صدور اسناد اتوماتیک در زیر سیستم های مختلف
۲. گزارشات حرفه ای و گسترده
۳. استفاده از کدینگ معتبر و طبقه بندی شده
۴. امکان استفاده چند کاربره در نرم افزار و استفاده کاربران ابری
۵. امکان ایجاد انواع گزارشات قانونی یک شرکت و فایلهای خروجی مربوط به آنها
۶. امکان بروز رسانی نرم افزارها با تغییرات قوانین
۷. امکان تعریف چندین شرکت
۸. امکان تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات و ایجاد امنیت اطلاعاتی
۹. امکان ایجاد محدودیت دسترسی برای کاربران در راستای تفکیک وظایف آنان و حفاظت در برابر تغییرات ناگهانی اطلاعات.
سپس به تشریح هر یک از این موارد خواهیم پرداخت تا بیش تر از پیش با مزایای قسمت های مختلف نرم افزار حسابداری آشنا شویم.

 

شگفت انگیزترین قسمت‌های نرم‌افزار‌ حسابداری- یاس سیستم

استفاده از کدینگ معتبر و طبقه بندی شده

در نرم افزارهای حسابداری، بسته به میزان حرفه ای بودن آنها سطوح مختلفی جهت تعریف کدینگ های حسابداری و سرفصلها به هدف ثبت اسناد مالی وجود دارد. این سطوح همانند یک ساختار درختی از سطح گروه آغاز شده و به پایین‌ترین سطح ختم می شود. یکی از نرم افزار های مالی جامع که دارای ۶ سطح کدینگ می باشد، نرم افزار حسابداری یاس سیستم است. این نرم افزار دارای سه سطح کدینگ شناور است . کدینگ شناور به معنای این است که یک کد از این سطح را می توان به چندین کد سطح بالاتر مرتبط نموده و با گزارشگیری از آن براحتی گردش را از محل تمامی کدهای ربط داده شده ، در یک گزارش مشاهده نمود. در‌‌این نرم افزار حرفه ای؛ سطوح تفصیل ، مرکز و پروژه ؛ سطوح شناور می‌باشند. سطح پروژه بطور کامل شناور بوده و در ساختار درختی کدینگ، جای ثابتی ندارد و بنا به نیاز می تواند به معین ، تفصیلی و … ارتباط داده شده و گزارشگیری شود.

گزارشات حرفه ای و گسترده

یکی از امتیازات بسیار برجسته نرم افزارهای مالی ، امکان گزارشگیری از سطوح متفاوت کدینگ می باشد که قطعا کاربردهای بسیار مختلفی دارد . بعنوان مثال؛ اگر اسامی بانک ها در سطح تفصیلی و موجودی نزد بانک های ریالی و موجودی نزد بانک های ارزی در سطح معین سطح بندی شده باشدو بخواهیم از موجودی نزد بانک های ارزی، گزارشی داشته باشیم؛ کافیست آن گزارش را از سطح معین ، تهیه نماییم و اگر بخواهیم موجودی بانک خاصی را مانده گیری نماییم، کافیست از سطح تفصیل این سرفصل گزارشی تهیه نماییم . شایان ذکر است، گزارشات در نرم افزار یاس سیستم با توجه به کاربردهای بسیار متنوع ، دسته بندی شده اند . بعنوان مثال، برای بررسی مانده ها کافیست از گزارش مانده ها و برای بررسی گردش هر حساب ، از گزارش گردش عملیات هر سطح ( معین، تفصیلی، مرکز و پروژه ) استفاده نمود . برای بررسی اسناد صادره در هر حساب از گزارش دفاتر هر سطح ( معین، تفصیلی، مرکز و پروژه ) و یا برای بررسی تراز ها نیز امکان استفاده و گزارش گیری تراز هر سطح با تنها کلیک بر روی یک کلید میسر می باشد. با استفاده از سطح پروژه برای توافقات ، سفارشات ، قراردادها ، براحتی می توان میزان سودآوری آنان را مورد بررسی قرار داده و گزارشات بسیار دقیقی را تهیه نمود.
گزارشات سود و‌ زیان در این نرم افزار ، می تواند در دو سطح کل و معین بین دو یا چند شرکت بصورت مرکب و یا بصورت مقایسه ای انجام شود.
در این نرم افزار  سیستم صندوق ، انبار ، فروش ، دستمزد و … گزارشات بسیار کاربردی و دقیقی را می توان تهیه نموده و جهت تصمیم گیری های مدیریتی مورد استفاده قرار داد.
در تمامی گزارشات نرم افزار حسابداری حرفه ای یاس سیستم، امکان گزارشگیری از تمامی شرکت های تعریف شده در سیستم بصورت مستقل و یا توأم میسر می باشد و این مزیتی شگفت آور برای حسابداران است.

صدور اسناد اتوماتیک در زیر سیستم های مختلف

در نرم افزارهای حسابداری حرفه ای، امکان صدور سند خودکار، میسر می باشد . این ویژگی، سبب می شود تا میزان خطای کاربران به حداقل رسانده و نیاز به صرف وقت جهت کنترل های داخلی بیش از حد، کمتر احساس شود. علاوه بر این؛ اگر قرار باشد کاربران ، اسناد حسابداری را بصورت دستی ثبت نمایند ، می بایست از حسابداران با تجربه و کار آزموده تری استفاده نمود که از نظر مدیریت هزینه واحدها ، سبب افزایش هزینه حقوق و دستمزد در واحد مالی گردیده و درنتیجه منجربه افزایش هزینه در بنگاه اقتصادی خواهد شد.
صدور اسناد اتوماتیک؛ بعلت مشخص بودن سرفصل، بواسطه عدم نیاز به جستجو سرفصل و تایپ توسط حسابدار؛ از سرعت و دقت بالاتری برخوردار بوده و این، در شرکت هایی با اندازه بزرگ و حجم اطلاعات مالی بالا، بسیار با اهمیت می باشد.
حتی در سیستم خزانه داری (صندوق) ، تنها کافیست ورودی و یا خروجی منابع در یک ردیف ثبت شده و تنها با یک کلید؛ سند مربوطه را صادر ، مشاهده و یا حذف نمود.
نرم افزار حسابداری یاس سیستم ، از سیستم های حسابداری حرفه ای است که در هر سیستم ، امکان صدور سند سیستماتیک داشته و کاربران با اطمینان و سرعتی بسیار بالا قادر به صدور اسناد مالی می باشند.

صدور اسناد اتوماتیک در زیر سیستم های مختلف - نرم افزار حسابداری یاس سیستم

تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات و ایجاد امنیت اطلاعاتی

یکی از مهمترین دغدغه های کاربران نرم افزارهای مالی ، تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات ورودی می باشد. هر حسابدار ساعت ها وقت خود را صرف صدور و ثبت اسناد مالی می نماید که گاها ممکن است درصورت پاک شدن آنها هیچ مدرک و مستنداتی را نتواند جایگزین آن نماید و سبب بهم ریختگی اطلاعاتی شده و گاها گزارشات نادرستی را به مدیریت ارائه نماید. بهمین دلیل ، تهیه نسخه پشتیبان در حفاظت از داده ها ، بسیار با اهمیت می باشد . در نرم افزار حسابداری یاس سیستم ، امکان تهیه نسخه پشتیبان بصورت خودکار در زمان انتخابی تعیین شده و در مسیر انتخابی موجود می باشد . در صورت بروز مشکل براحتی می توان فایلهای تهیه شده در هر تاریخ را مجددا باز گرداند تا اطلاعات بازیابی شوند. با استفاده از این مزیت، کاربران با اطمینان خاطر بیشتری به ثبت اطلاعات مبادرت می نمایند.

استفاده چند کاربره در نرم افزار و استفاده کاربران ابری

در شرکت های بزرگ که گاها نیاز به استفاده چندین کاربر از نرم افزارهای حسابداری، می باشد . با استفاده از نصب نرم افزار بر روی چندین سیستم با اطلاعات مشترک می توان به حسابداران مختلف اجازه کار با نرم افزار و تهیه گزارشات و یا صدور اسناد مالی داد. نرم افزار حسابداری ابری یاس سیستم ، با داشتن یک سرور که تمامی اطلاعات و نرم افزار اصلی را در بر دارد و چندین کاربر، می توان بصورت شبکه؛ امکان استفاده چندین کاربر را بطور همزمان ایجاد نمود تا بتوان در سریعترین زمان هم داده ها را به سیستم وارد نمود و هم گزارشات مدیریتی بسیار دقیق تهیه کرد. ویژگی مهم دیگر ، کاربر ابری یا تحت وب می‌باشد که از طریق اتصال توسط اینترنت و داشتن پسورد مجزا جهت حفظ امنیت برای هر کاربر، می توان از هر مکان براحتی به نرم افزار یاس متصل شده و ورود داده یا گزارشگیری نمود.

بروز رسانی نرم افزارها با تغییرات قوانین

با گسترش و توسعه اقتصاد هر کشور و با ایجاد تغییرات در شرایط اقتصادی و بروز تحولات ، قوانین و استانداردهای حسابداری نیز دچار تغییر و تحولات می شوند که گاه چنان بنیادی است که ساختار محاسبات حسابداران را تغییر می دهد . این تغییرات ، نرم‌افزار ها را نیز دچار تحول نموده و شرکت های تولید کننده‌ی آنها را ملزم می نماید تا همواره بروز بوده و برای اعمال این تغییرات در نرم افزار های حسابداری چاره اندیشی نمایند.
نرم‌افزارها با تغییرات، بروز رسانی می شوند و سبب ایجاد اطمینان خاطر در کاربران و سهولت کار آنان می شوند.

ایجاد محدودیت دسترسی برای کاربران

در راستای تفکیک وظایف آنان و حفاظت در برابر تغییرات ناگهانی اطلاعات
در بنگاه‌های اقتصادی بزرگ برای اعمال‌کنترل‌های داخلی جهت ممانعت از بروز خطا و یا بهم ریختگی اطلاعات ، برای حسابداران و کاربران نرم افزارهای حسابداری محدودیت دسترسی ایجاد می نمایند. یکی از ویژگی ها و امتیازات نرم افزارهای حسابداری حرفه ای، ایجاد این دسترسی ها و محدودیت ها می باشد .
نرم افزار حسابداری یاس سیستم؛ با امکان ایجاد محدودیت دسترسی در هر قسمت از سیستم ها و ایجاد گزارش از دسترسی _های ایجاد شده مدیران و سرپرستان مالی را به ایجاد کنترل داخلی و ایجاد انضباط کاری لازم در واحد های مالی ، کمک می _نماید.

امکان تعریف چندین شرکت

درنرم افزار حرفه ای یاس سیستم ، می توان چندین شرکت را تعریف نمود . این شرکتها می توانند دارای چرخه حسابداری مجزا و یا مشابه باشند. بهترین مثال برای این ویژگی ، می‌تواند شرکت‌های هلدینگ و شعب آن‌ها باشد. درصورتیکه چرخه حسابداری این شرکت‌ها مجزا باشد ، براحتی می توان این شرکت‌ها را تعریف نمود و درصورتی که چرخه حسابداری این شرکت‌ مشابه باشد و بخواهیم بین شرکت‌ها اسناد را انتقال دهیم، می توانیم براحتی با مشابه نمودن کدینگ حسابداری شرکت‌های مورد نظر ، با یک کلید این فرآیند را امکان پذیر نماییم. بدون اینکه نیاز باشد حسابداران در هر شرکت بصورت مجزا اسناد را ثبت نمایند.

استفاده از نرم افزارهای حسابداری رایگان

یکی از روش هایی که حسابداران برای ثبت رویدادهای مالی خود برمی گزینند، استفاده از نرم افزارهای حسابداری رایگان می باشد. شاید یکی از دلایل آن این باشد که مدیران خرید نرم افزارهای مالی را هزینه دانسته و بهمین دلیل به استفاده از نرم افزارهای رایگان؛ رغبت بیشتری نشان می دهند. حال آنکه با توجه به منقضی نشدن نرم افزارهای مالی غیر رایگان و امکان بروز رسانی ، آنان را جزء دارایی های هر شرکت دسته بندی نموده است.
تنها مزیت نرم افزار های حسابداری رایگان عدم صرف منابع در تهیه آنها می باشد. در حالیکه یکی از مهمترین مزایای بکارگیری نرم افزارهای حسابداری، استفاده از گزارشات حرفه ای آنها ست که در گروه رایگان آنها مشهود نمی باشد.
این نرم افزار ها بدلیل رایگان بودن، امکان بروز رسانی نداشته و با پیشرفت دانش حسابداری و گسترده شدن فعالیتهای اقتصادی؛ امکان بروز رسانی را ندارند و در نتیجه با تغییر قوانین و بخشنامه ها ، بروز رسانی در محاسبات آنها نیز انجام نخواهد شد.
این گونه نرم افزار ها معمولا فاقد خدمات پشتیبانی بوده و درصورت بروز مشکل؛ کسی در خصوص رفع نقص آنها، مسئولیتی نخواهد داشت.
نرم افزار های حسابداری غیر رایگان ، امکانات و سهولت بیشتری را برای استفاده کاربران در نظر می گیرند . اینکه چندین کاربر بتوا‏‏‏‌نند بطور همزمان ثبت و گزارشگیری نمایند و یا اینکه کاربران بتوانند با موقعیت های فیزیکی متفاوت و فواصل مختلف با سیستم کارنمایند.
نرم افزارهای رایگان فاقد گزارشات تکمیلی و مدیریتی بوده و کمکی برای تصمیم گیری مدیران نخواهند بود.
همچنین فاقد سطوح گسترده کدینگ حسابداری بوده و در‌‌نتیجه امکان پیاده سازی سرفصلهای حسابداری استاندارد، دراین نرم‌افزارها غیرممکن می باشد.بنابراین با استفاده از نرم افزارهای مالی می‌توانیم تمرکز و تجمیعی را بر فرآیندهای تجاری اعمال نماییم . با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری حرفه ای می‌توانیم :
• امکانات برآورد و‌ضعیت و جایگاه واحد تجاری را در بازار کسب وکار برای مدیران فراهم سازیم
• با استفاده از گزارشات و سوابق ثبت شده در نرم افزار، مدیران می توانند بخوبی برنامه ریزی، بودجه بندی را انجام داده و هزینه های کسب و کار را شناسایی و مدیریت نمایند.
• امکان تهیه گزارشات دقیق و فایل های خروجی جهت سامانه سازمان امور مالیاتی و سایر سامانه‌های سازمان‌های نظارتی.
• بواسطه ثبت دقیق سوابق مالی، مشتریان احساس امنیت و اعتماد بیشتری نموده و این سبب افزایش وفاداری بیشتر مشتریان می گردد.

سخن اخر

نرم افزار ها ابزاری در دست حسابداران می باشند . بدیهی است که هر چقدر این ابزار کارا تر باشد، کاربران آنها از قدرت بیشتری در جهت تحلیل وضعیت و جایگاه اقتصادی سازمان و شرکت مربوطه برخوردار خواهند بود. استفاده از این ابزار ، مدیران را کمک می نماید تا در راستای اخذ تصمیمات و پیاده سازی برنامه های استراتژیک سازمانی بیش از پیش قدرتمند گردند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *