نرم‌افزار حسابداری مناسب کسب‌وکار خود را چگونه انتخاب کنیم؟
نرم‌افزار حسابداری مناسب

نرم‌افزار حسابداری مناسب دارای انواع مختلفی است که همین تنوع کار را برای انتخاب نرم‌افزار مناسب هر شرکت، سازمان و کسب و کار سخت می‌کند. عوامل زیادی در انتخاب برنامه حسابداری مناسب مؤثر هستند، بنابراین بهتر است پیش از هر چیز بر اساس زمینه کاری خود نسبت به انتخاب نرم‌افزار حسابداری مناسب اقدام کنیم. نرم‌افزار حسابداری صنعتی، نرم‌افزار حسابداری پیمانکاری یا نرم‌افزار حسابداری شرکت‌های کوچک و نرم‌افزار حسابداری شرکت‌های بزرگ، هرکدام نیاز به نرم‌افزار و سیستم حسابرسی متناسب با خود دارند. البته نرم‌افزارهایی هم وجود دارند که به‌صورت عمومی عرضه می‌شوند و می‌توانند برای انواع کسب‌وکارها مورد استفاده قرار بگیرند، اما هدف اصلی در این نوشته کمک به پیدا کردن بهترین نرم‌افزار حسابداری برای کسب‌وکارها است، بنابراین اگر این در این زمینه نیاز به اطلاعات بیشتری دارید حتماً با ما همراه شوید.

سواد مالی نرم‌افزار حسابداری مناسب

نخستین قدم قبل از تصمیم‌گیری درباره نرم‌افزار حسابداری، اطمینان از سواد مالی لازم برای استفاده از نرم‌افزار حسابداری است. افراد زمانی می‌توانند از میزان کارایی یک نرم‌افزار حسابداری مطمئن باشند که آن را با اطلاعات و سواد مالی خود بسنجند، پس اگر فردی سواد مالی کافی ندارد لازم است برای استفاده از نرم‌افزار حسابداری مناسب آموزش در این زمینه را آغاز کند. برای این کار می‌توان کتاب خواند، در کلاس‌های حسابداری شرکت کرد و یا در اینترنت به جست‌وجوی موضوعات حسابداری پایه پرداخت. بنابراین هر چه دانش حسابداری شما بیشتر باشد، راحت‌تر می‌توانید نرم‌افزار حسابداری مناسب برای شغل خود را انتخاب کنید و برعکس هر چه دانش مالی شما کمتر باشد، انتخاب نرم‌افزار حسابداری و مالی متناسب با کسب‌وکار شما به کار سخت‌تری تبدیل خواهد شد. پس فکر نکنید مسیر سختی پیش روی شماست، از طریق آشنایی با اصول پایه حسابداری می‌توانید برای انتخاب بهترین نرم‌افزار حسابداری از نظر شغل خودتان اقدام کنید.

مسئله دیگری که باید به آن توجه شود نوع کسب‌وکار است زیرا گزینه‌های مورد نیاز برای هر شغل متفاوت است. به‌عنوان نمونه یک عمده‌فروش به اطلاعات لحظه‌ای بازار نیاز دارد، خرده‌فروش نیاز دارد به اطلاعات هر مشتری دسترسی داشته باشد، تولیدکننده نیاز به دسترسی به موجودی و جابجایی قطعات دارد و یک پزشک در مطب خود به برنامه‌های تخصصی برای شرکت‌های بیمه نیاز دارد و این اطلاعات و نیازها به فراخور هر شغلی متغیر هستند. به‌طورکلی باید دقت کرد که کسب‌وکار افراد در چه گروه و دسته شغلی جای می‌گیرد و محاسبه و ثبت چه اطلاعاتی در آن اولویت دارد. براین‌اساس برای انتخاب نرم‌افزار حسابداری مناسب باید نوع کسب‌وکار و اولویت‌های مالی آن دقیقاً مشخص شود.

نرم‌افزار حسابداری مناسب قابل ارتقاء

در دوران اخیر اکثر مشاغل مدام در حال رشد و تغییر هستند و رقابت شدیدی که بین مشاغل و کسب‌وکارها وجود دارد باعث پیشرفت‌های دائمی می‌شود. بر این اساس در انتخاب برنامه حسابداری مناسب برای کسب و کار باید به قابلیت ارتقاء آن توجه کرد و دقت داشت که نرم‌افزار هم‌زمان با رشد کسب‌وکار قابل ارتقاء باشد. بیشتر نرم‌افزارهای حسابداری امکان تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات و بانک‌های اطلاعاتی حساب‌ها را دارند؛ اما بعضی از نرم‌افزارها هم وجود دارند که از این امکان بی‌بهره‌اند، بنابراین بهتر است در هنگام انتخاب برنامه حسابداری مناسب به قابلیت‌های پشتیبان‌گیری آن هم توجه شود.

 

نرم‌افزار حسابداری مناسب

 

تعیین سطح دسترسی برای کاربران

در سازمان‌های بزرگ کاربران مختلف باید به قسمت‌های مختص به خود دسترسی داشته باشند و در واقع دسترسی همه نیروها و کارکنان به تمام بخش‌های اطلاعات حسابداری می‌تواند مشکلاتی را ایجاد کند. به‌عنوان نمونه در یک مغازه، انباردار باید به بخش انبار، فروشنده به بخش محصولات و اطلاعات مشتریان و مدیر مجموعه هم به تمام اطلاعات نرم‌افزار دسترسی داشته باشند. در جمع‌بندی این بخش می‌توان گفت یک نرم‌افزار حسابداری مناسب امکان تعیین سطوح مختلف دسترسی را برای هر کاربر دارا است.

قابلیت نصب و استفاده آسان

نرم‌افزارهای حسابداری و مالی نباید مراحل نصب و راه‌اندازی دشواری داشته باشند تا فقط حسابدارهای حرفه‌ای امکان نصب و راه‌اندازی آن‌ها را داشته باشند، زیرا امکان دارد صاحب یک کسب‌وکار کوچک توانایی استخدام یک حسابدار را نداشته باشد و لازم باشد خود فرد امور حسابداری را انجام دهد و در این صورت نرم‌افزار حسابداری مناسب باید مراحل نصب و راه‌اندازی آسانی داشته باشد و با استفاده از راهنمای آن و بدون نیاز به کمک فرد دیگری بتوان نرم‌افزار را نصب و اجرا کرد.

قابلیت گزارش‌گیری

برنامه حسابداری مناسب باید امکان گزارش‌گیری دوره‌ای را داشته باشد و گزارش مالی نیز باید قابلیت تنظیم با فرمت‌های مختلف را داشته باشد و در زمان تهیه نرم‌افزار حسابداری به نوع گزارش‌هایی که این نرم‌افزار می‌تواند تنظیم کند دقت شود.

یکپارچگی با دیگر نرم‌افزارهای مالی

ممکن است شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و متوسط در بعضی از موارد در کنار نرم‌افزار حسابداری خود از نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری و نرم‌افزار خدمات پس از فروش استفاده کنند، بنابراین نرم‌افزار حسابداری مناسب باید قابلیت یکپارچه شدن با سایر نرم‌افزارهای مالی را داشته باشد تا کاربران مجبور نباشند اطلاعات را به‌صورت مجزا در هر نرم‌افزار وارد کنند. برای این کار می‌توان در هنگام تهیه نرم‌افزار، سایر نرم‌افزارهای مالی را نیز از شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار تهیه کرد، زیرا به‌صورت معمول نرم‌افزارهای مالی تولید شده توسط یک شرکت قابلیت یکپارچگی بالاتری را دارند. اما اگر امکان این قضیه مهیا نبود می‌توان یک نرم‌افزار مالی و حسابداری با توانایی یکپاچه‌سازی با دیگر نرم‌افزارهای مالی را خریداری کرد.

سابقه کاری شرکت تولیدکننده نرم‌افزار

پیش از خرید نرم‌افزار حسابداری می‌توان به سوابق فعالیت تولیدکننده آن نرم‌افزار توجه کرد و از این طریق مطمئن شد نرم‌افزار حسابداری مورد نظر توسط افراد متخصص طراحی شده و قابلیت‌های مناسبی دارد.

 

نرم‌افزار حسابداری مناسب

 

نسخه رایگان نرم‌افزار

هرچند نرم‌افزارهای حسابداری رایگانی در دسترس هستند اما این نرم‌افزارها امکانات معمولی و همگانی را در اختیار کاربر می‌گذارند و اگر افراد به دنبال نرم‌افزار حسابداری مناسب هستند طبیعی است که باید برای تهیه آن هزینه کنند، اما می‌توان پیش از هزینه کردن، با استفاده از نسخه آزمایشی و رایگان نرم‌افزار مورد نظر کار کرد تا به سرعت و دقت آن پی برد. در واقع نسخه آزمایشی، نماینده و نمونه‌ای از نسخه اصلی است و مشخص است اگر این نسخه رضایت کاربر را جلب کند نسخه اصلی نیز همین‌طور خواهد بود.

پشتیبانی مناسب

شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزارهای حسابداری و مالی باید پشتیبانی مناسب و لحظه‌ای را از محصولات خود انجام دهند تا کاربران بتوانند مشکلات نرم‌افزاری خود را با آن‌ها در میان بگذارند، پس یکی از مهم‌ترین فاکتورهای بهترین نرم‌افزار حسابداری که باید در هنگام تهیه به آن توجه کرد پشتیبانی شرکت ارائه‌دهنده‌ نرم‌افزار است. برای آگاه شدن از این موضوع می‌توانید از مشتریان قبلی آن نرم‌افزارها سؤال پرسید.

میزان بودجه خرید نرم‌افزار

نرم‌افزارهای حسابداری تجاری متناسب با بودجه‌های مختلف موجود هستند. هرچه نرم‌افزار حسابداری تخصصی‌تر باشد هزینه لازم برای تهیه آن نیز افزیش می‌یابد. پس اگر برای خرید نرم‌افزار ویژگی‌های خاصی مد نظر باشد یا اگر قرار است چنین نرم‌افزاری به صورت سفارشی و اختصاصی برای یک شرکت طراحی شود طبیعتآ باید هزینه بیشتری برای آن پرداخت شود.

مشورت با حسابدار

وقتی در بین انتخاب چند نرم‌افزار حسابداری تردید وجود دارد می‌توان از یک متخصص حسابداری مشورت گرفت. یک حسابدار که سابقه طولانی فعالیت در این حوزه را دارد می‌تواند با پرسیدن چند سؤال، نرم‌افزار حسابداری مناسب را با توجه به شرایط کسب و کار شما پیشنهاد دهد.

امنیت نرم‌‌افزار

برای انتخاب نرم‌افزار حسابداری، امنیت و حفظ داده‌ها در نرم‌افزار باید به‌عنوان ویژگی بسیار مهمی در نظر گرفته شود. خریدار باید نرم‌افزاری را انتخاب کند که بالاترین سطح امنیت را به او ارائه کند. امنیت نرم‌افزار بیش از آن که در نرم‌افزارهای قابل نصب مهم است باید در نرم‌افزارهای تحت وب در نظر گرفته شود. در واقع با توجه به افزایش و پیشرفت اینترنت، نرم‌افزارهای قابل نصب بر روی سیستم به مرور زمان کمتر مورد استفاده قرار خواهند گرفت و افراد به‌واسطه نرم‌افزار حسابداری آنلاین می‌توانند داده‌های مالی خود را در سرور خارجی ذخیره کرده و امنیت بالایی را به جهت ذخیره داده‌ها در اختیار داشته باشند.

 

نرم‌افزار حسابداری مناسب

 

قابلیت به‌روز‌رسانی

مقررات مالی و مالیاتی کشور ممکن است به دلایلی تغییر کرده و یا اصلاحاتی در آن‌ها صورت گیرد، بنابراین شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار حسابداری باید مطابق این تغییرات قوانین را اصلاح کرده و نرم‌افزارهای ارائه‌شده خود را به‌روز کند. این اتفاق باید در خصوص اعمال هر نوع اصلاحیه در موارد دیگر نیز صادق باشد. پس یکی دیگر از نشانه‌های یک نرم‌افزار حسابداری مناسب به‌روزشدن‌های دوره‌ای توسط شرکت تولیدکننده است.

ظرفیت‌های سخت‌افزاری شرکت

نرم‌افزارهای حسابداری برای اجرا به فضای مناسب داخل هارد کامپیوتر نیاز دارند و نمی‌توان از کامپیوترهای قدیمی با حافظه کم برای چنین نرم‌افزارهایی استفاده کرد. البته نرم‌افزارهای حسابداری روی سیستم‌های معمولی‌ نیز اجرا می‌شوند اما باید فضای کافی برای گرفتن نسخه‌های پشتیبان و ارتقاء نرم‌افزار وجود داشته باشد.

برندهای جدید حسابداری

اکثر نرم‌افزارهای مشهور حسابداری توسط شرکت‌های مشهور و شناخته شده‌ نرم‌افزاری در زمانی تولید شده‌اند که شرایط بازار به اندازه امروز رقابتی نبوده و در این شرایط جای خود را در بازار باز کرده و محبوبیت بسیاری کسب کرده‌اند. شرکت‌هایی که نرم‌افزارهای جدید حسابداری را ارائه می‌کنند برای باز کردن جای خود در بین مصرف‌کنندگان به تولید نرم‌افزاری باکیفیت‌تر نیاز دارند. با توجه به همین مسئله می‌توان به برندهای جدید و شرکت‌هایی که به تازگی اقدام به انتشار نرم‌افزارهای حسابداری کرده‌اند نیز توجه داشت و از بین این شرکت‌ها نیز اقدام به تهیه نرم‌افزار حسابداری مناسب کرد.

قابلیت حسابرسی مالیاتی

در کشور ما قوانین مشخصی برای مالیات محصولات و کسب‌وکارها وجود دارد. با توجه به اینکه این قوانین ثابت هستند، یک نرم‌افزار حسابداری مناسب باید بتواند این قوانین را به‌صورت خودکار روی محصولات و کالاها حساب و اعمال کند. به این قابلیت نیز باید در زمان خرید نرم‌افزار حسابداری توجه شود.

سخن آخر

در جمع‌بندی موارد بالا می‌توان گفت نرم‌افزار حسابداری مناسب یا بهترین نرم‌افزار حسابداری برای هر فرد و سازمان متناسب با نوع کسب و کار آن مجموعه است، یعنی نرم‌افزاری که بتواند بیشترین نیازهای حسابداری یک کسب و کار را برطرف کند برای صاحب آن کسب و کار بهترین نرم‌افزار حسابداری خواهد بود و درعین‌حال ممکن است همین نرم‌افزار برای کسب‌وکار دیگری اصلاً کارایی نداشته باشد.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.