نرم‌افزار حسابداری پیمانکاری چیست؟

نرم‌ افزار حسابداری پروژه‌ای این امکان را در اختیار شرکت‌های پیمانکاری می‌گذارد تا بخش زیادی از چالش‌ها و مشکلات خود را در بخش حسابداری از پیش رو بردارند. اجرای پروژه‌های گوناگون با شرکت‌ها، سازمان‌ها، افراد و شرکای متفاوت باعث می‌شود حسابداری در شرکت‌های پیمانکاری اهمیت بسیار زیادی داشته باشد.

بهترین راه حل در زمینه حسابداری شرکت‌های پیمانکاری استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری مناسب است که بتواند فعالیت‌های حسابداری شرکت را به‌صورت یکپارچه مدیریت کند. در ادامه به توضیح حسابداری در شرکت‌های پیمانکاری و نقش نرم‌افزارهای حسابداری در چنین شرکت‌هایی می‌پردازیم.

آشنایی با نرم‌افزار حسابداری پیمانکاری

بسیاری از ما وقتی کلمه «پیمانکاری» را می‌شنویم به فکر شرکت، گروه یا یک فرد می‌افتیم که قراردادی را با شخص یا سازمانی به عنوان کارفرما امضا می‌کنند تا براساس آن پروژه‌ای را از ابتدا تا انتها یا بخشی از پروژه را انجام دهند. بدون شک چنین پروژه‌هایی نیاز به حسابداری دقیق و حرفه‌ای دارند تا پیمانکار در طول پروژه و انتهای آن دچار ضرر و زیان نشود.

یک حسابدار برای اینکه فرایند حسابداری پیمانکاری را به خوبی انجام دهد باید لغات و اصطلاحات صنعت پیمانکاری را به درستی فرا بگیرید. از جمله پرکاربردترین اصطلاحات حسابداری در شرکت‌های پیمانکاری «پیمانکار اصلی و جزء»، «تحویل موقت»، «مهندس مشاور»، «کارفرما»، «مشخص کردن بهای تمام شده پروژه»، «ابطال ضمانتنامه انجام تعهدات»، «شرکت در مناقصه»، «اسناد مناقصه»، «اقساط پیش پرداخت»، «ضمانتنامه شرکت در مناقصه»، «تحویل قطعی»، «برگرداندن سپرده حسن انجام کار»، «ابطال ضمانتنامه شرکت در مناقصه»، «ابطال ضمانتنامه پیش پرداخت»، «ضمانتنامه حسن انجام تعهدات»، «مبلغ پیمان»، «مدت پیمان»، «صورت وضعیت قطعی»، «انعقاد قرارداد بین کارفرما و پیمانکار»، «موضوع پیمان»، «مناقصه عمومی و محدود»، «حق بیمه»، «صورت وضعیت» و «سپرده حسن انجام کار» هستند.

یک حسابدار مطمئنآ در زمینه حسابداری عمومی دارای سطحی از اطلاعات و تخصص هست، اما این اطلاعات برای حسابداری پیمانکاری کفایت نمی‌کند و یک شرکت پیمانکاری ممکن است در طول زمان، پروژه‌های مختلفی را با موضوعات گوناگون بپذیرد و در هر کدام از این پروژه‌ها، نکات تخصصی و اصطلاحات با موارد قبلی تفاوت داشته باشد. بر همین اساس ممکن است هر گزارش‌ در روند کسب‌وکار پیمانکاری با گزارش دیگر متفاوت باشد.

استفاده از نرم‌‌افزار حسابداری پیمانکاری

برای انجام امور حسابداری پیمانکاری، نرم‌افزارهای گوناگونی وجود دارند که می‌توان با طی کردن دوره‌های آموزشی، کار با این نرم‌افزارها را فرا گرفت و بسیاری از فعالیت‌های مربوط به حسابداری پیمانکاری را از طریق نرم‌افزار مالی پیمانکاری انجام داد.

ویژگی و مزیت مهم دیگر استفاده از نرم‌افزار در پروژه‌های پیمانکاری، افزایش امنیت و جلوگیری از خطرات و همچنین گزارشگیری سریع و به‌ موقع است. آن دسته کسب‌وکارهای آینده‌نگری که در زمینه پیمانکاری فعالیت می‌کنند و به استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری مناسب روی آورده‌اند، اثربخشی این کار را نه‌ تنها در حسابداری بلکه در دیگر حوزه‌های فعالیت شرکت خود نیز دیده‌اند.

یک نرم‌‌افزار حسابداری پیمانکاری معمولآ دارای امکاناتی است که در ادامه به تشریح بخشی از آن‌ها می‌پردازیم:

1. ثبت انواع وجوه دریافتی

فروش محصولات و خدمات معمولآ به صورت‌های مختلفی انجام می‌شود، یعنی ممکن است پیش فروش یک کالا یا خدمت به این صورت باشد که مشتری بخشی از مبلغ خرید را به صورت نقد در ابتدا پرداخت کند و بقیه را به صورت چک در طول مدت زمان پرداخت کند. با استفاده از نرم‌افزار حسابداری پیمانکاری نیاز به نگرانی خاصی از بابت ثبت نوع پرداختی‌ها نیست چرا که می‌توان هرگونه دریافتی را ثبت کرد.

در صورت دریافت چک می‌توان وصول، برداشت، برگشت، ابطال و یا واگذار کردن آن را ثبت کرد و در صورت وصول شدن نیز می‌توان رسید دریافت و یا پرداخت را هم ثبت کرد. در این صورت هیچ‌گونه ابهامی در رابطه با چک‌های دریافتی در امور حسابداری باقی نخواهد ماند و پیچیدگی‌هایی که در اثر مفقود شدن و یا فراموشی دریافت و یا پرداخت یک فقره چک ممکن است در امور حسابداری ایجاد شود از بین خواهد رفت.

2. تهیه فهرست بها

فهرست بها یکی از مهمترین لیست‌های مورد نیاز پیمانکاران است. این اهمیت برای پیمانکارانی که قرارداد آن‌ها بر اساس فهرست بها است بیشتر نیز می‌شود. با استفاده از نرم‌افزار حسابداری پیمانکاری می‌توان از داده‌های نرم‌افزار استفاده و اقدام به تهیه فهرست بهای پروژه کرد.

[wbcr_php_snippet id=”32917″ title=”post_link_1″]

3. یادآوری پرداخت‌های دیرهنگام

بعضی اوقات لیست پرداختی‌های مختلف در زمان‌های متفاوت پیمانکاران را سردرگم می‌کند، چراکه ممکن است به‌طور هم‌زمان هنگامی که سر رسید بسیاری از امور مهم فرا رسیده است، سررسید پرداختی‌های مختلف نیز فرا برسد و با توجه به حجم کاری بالا بخشی از پرداختی‌ها فراموش شوند. با استفاده از نرم‌افزار حسابداری پیمانکاری می‌توان تمامی رویدادهای مهم را نشانه‌گذاری کرد تا نرم‌افزار به صورت هوشمند و خودکار تمامی رویدادها یادآوری کند.

4. بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی

هنگامی که قرارداد پیمانکاری براساس بودجه‌ای مشخص تدوین می‌شود باید تمامی منابع و مخارج پیش‌بینی و برای تمامی امور برنامه‌ریزی صورت گیرد، در غیر این صورت با بروز هرگونه بی‌نظمی تحویل پروژه با میزان بودجه تعیین‌شده محقق نمی‌شود و پروژه زیان‌ده خواهد شد. برای جلوگیری از این اتفاق با استفاده از امکانات نرم‌افزار حسابداری می‌توان برای منابع در اختیار برنامه‌ریزی کرد و میزان هزینه نیروی کار، تجهیزات و ماشین آلات و میزان بودجه را پیش‌بینی کرد.

5. انبارداری و کنترل موجودی کالا

بعضی از پیمانکارها در زمان خرید اسباب و لوازم مورد نیاز لیست تهیه نمی‌کنند و قطعآ این مسئله باعث بروز بی‌نظمی‌هایی در کار خواهد شد. زمانی که یک لیست از اقلام تهیه شده موجود باشد می‌توانید به‌صورت مرتب موجودی ابزار و وسایل مصرفی را چک کنید و در صورت نیاز، قبل از اتمام موجودی نسبت به تهیه آن‌ها اقدام کنید. این امور اعم از انبارداری و کنترل موجود کالا با نرم‌افزار حسابداری پیمانکاری امکان‌پذیر است.

6. ارائه خروجی اطلاعات به نرم‌افزارهای گروه

Officeبا استفاده از نرم‌‌افزار مالی پیمانکاری می‌توان داده‌ها یا گزارش‌های مورد نیاز خود را به صورت استاندارد در قالب فایل Excel یا Word دریافت کرد و تهیه فایل‌ها به صورت PDF نیز امکان‌پذیر است. این امکان به کاربر کمک می‌کند تا بتوانید از داده‌های نرم‌افزار در هر موقعیت و شرایطی استفاده کنید و از آن برای کاربردهای مختلف استفاده کنید.

7. گزارش سود و زیان در نرم‌افزار حسابداری پیمانکاری

قابلیت تفکیک پروژه‌ها در نرم‌افزارهای حسابداری پیمانکاری این امکان را ایجاد می‌کند که گزارش سود و زیان پروژه‌های مختلف به صورت جداگانه در اختیار پیمانکار باشد. برای درک بهتر شرایط سود و زیان هر پروژه، بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری پیمانکاری این امکان را به کاربر می‌دهند که نتایج را به صورت نمودار مشاهده کنند. این کار امکان بررسی دقیق و کلی‌تر امور مالی پروژه‌ها را به پیمانکار می‌دهد. همچنین می‌توان سود و زیاد را به صورت درصد نیز مشاهده کرد که مجموع این امکانات کاربر و پیمانکار را در بررسی وضعیت پروژه‌ها جهت برنامه‌ریزی برای آینده راهنمایی خواهد کرد.

8. ضرورت بررسی نمودار سود و زیان

ممکن است یک پیمانکار در شرایطی درگیر چندین پروژه باشد؛ قرارداد هر یک از پروژه‌ها پیمانکار را در وضعیت‌های کاری متفاوتی قرار می‌دهد و اگر پیمانکار امور مالی خود را به طور مرتب مدیریت نکند و وضعیت پروژه‌ها در مراحل مختلف رصد نشود ممکن است بعضی از پروژه‌ها در مسیر اشتباهی حرکت کنند، بنابراین نرم‌افزارهایی که با ارائه نمودار به‌صورت مرتب کاربران را در جریان وضعیت امور مالی پروژه‌ها می‌گذارند از بروز خسارات جبران‌ناپذیر نیز جلوگیری می‌کنند.

[wbcr_php_snippet id=”32942″ title=”post_link_2″]

9. ثبت و بررسی حقوق و دستمزد در نرم‌افزار پیمانکاری حسابداری

مدیریت پرداخت حقوق و دستمزد تمامی افرادی که در پروژه‌های مختلف با یک پیمانکار همکاری می‌کنند کار بسیار دشواری است، زیرا معمولآ تنوع میزان حقوق در پروژه‌ها بالا است و قرارداد هر فرد پیمانکار را ملزم به پرداخت حقوق و دستمزد به شکل‌های مختلف می‌کند. به عنوان نمونه در بسیاری از پروژه‌ها قرارداد بعضی از افراد و نیروها به صورت روزمزد و بعضی دیگر به شکل دریافت ماهیانه تعریف می‌شوند و در عین حال حقوق و دستمزد برخی دیگر از افراد نیز به صورت پروژه‌ای تعریف می‌شود. پرداخت تمام این مبالغ با شکل‌های گوناگون و نگهداری اسناد تمام این پرداخت‌ها تحت عنوان اسناد حسابداری، علاوه بر دقت و مهارت در زمینه حسابداری احتیاج به یک نرم‌افزار حسابداری پیمانکاری مناسب دارد.

10. ثبت حقوق و دستمزد در نرم‌افزار مالی پیمانکاری

یک پیمانکار با استفاده از امکانات مختلف نرم‌افزار حسابداری پیمانکاری می‌تواند به راحتی انواع حقوق و دستمزد افرادی که در پروژه‌های مختلف با پیمانکار همکاری می‌کنند را به تفکیک هر پروژه در موعد مشخص پرداخت کند. این نرم‌افزارها قابلیت تنظیم یادآور پرداخت را دارند و با کمک آن از اخلال و بی‌نظمی در پرداخت‌ها جلوگیری به عمل می‌آید. علاوه بر این می‌توان اسناد پرداختی را به صورت دائم در نرم‌افزار نگهداری کرد تا در صورت لزوم با سرچ کردن به تمامی آن‌ها در هر زمان و مکان دسترسی داشته باشید.

11. حسابداری بدون مشکل

حسابداری شغلی تخصصی است که می‌تواند افراد شاغل در این شغل را درگیر مشکلات زیادی کند، اما این چالش‌ها و مشکلات با استفاده از نرم‌افزارهای مناسب حسابداری پیمانکاری قابل حل شدن هستند. پیمانکاران می‌توانند امور حسابداری پیشرفته مانند تهیه گزارش‌های دفتر روزنامه، دفتر معین و یا حتی گزارشات دفترکل را با کمک نرم‌افزار حسابداری پیمانکاری تهیه کنند. این گزارشات باعث افزایش دقت در اداره امور مالی خواهد شد.

12. اظهارنامه مالیاتی

مودیانی که ملزم به پرداخت مالیات هستند باید به صورت سالیانه اظهارنامه‌ای را تحت عنوان اظهارنامه مالیاتی به اداره امور مالیاتی ارائه کنند. هرگونه اختلاف در حساب‌های شرکت با اظهارنامه یک مجموعه می‌تواند یک مودی را مشمول پرداخت جرائم مالیاتی کند، بنابراین مدیران یک شرکت و حسابدارها تمام تلاش خود را برای ارائه اظهارنامه مالیاتی دقیق و مطابق با اصول و قوائد مورد تایید اداره امور مالیات انجام می‌دهند. با استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری پیمانکاری مناسب این نگرانی قابل رفع است.

13. امکان تهیه دفاتر حسابداری در نرم‌افزار حسابداری پیمانکاری

دفاتر حسابداری به حسابدارها در تهیه گزارشات ماهانه، فصلی و سالانه کمک می‌کنند. این دفترها اسناد بسیار مهمی برای شرکت‌ها به شمار می‌آیند که شامل دفتر روزنامه، دفتر معین و دفتر کل هستند. تکمیل کردن هر یک از این دفاتر نیاز به تخصص ویژه‌ای دارد، اما می‌توان با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری و پیمانکاری این پیچیدگی‌ها را برطرف کرد و تنها با وارد کردن اطلاعات مالی، خود نرم‌افزار اقدام به پر کردن دفاتر حسابداری می‌کند.

• نرم‌افزارهای حسابداری پیمانکاری امکان ثبت مناقصه و تمامی هزینه‌های شرکت در مناقصه را به حسابداران می‌دهند. همچنین امکان ثبت انواع ضمانتنامه‌های پرداختی و دریافتی برای شرکت در مناقصه و انجام تعهدات قرارداد و علی‌الحساب یا پیش دریافت و انجام عملیات تقلیل، آزادسازی و تمدید برای آن می‌تواند در این نرم‌افزار وجود داشته باشد. دریافت فهرست بهای اعلام شده توسط سازمان برنامه و بودجه و استفاده از آن در قراردادها، ثبت متمم، الحاقیه، دستور کار و صورتجلسه برای قرارداد و ثبت انواع صورت‌وضعیت عادی و تعدیلی افزایشی یا کاهشی از دیگر امکاناتی است که یک نرم‌افزار حسابداری پیمانکاری می‌تواند از آن برخوردار باشد.
• از دیگر امکاناتی که نرم‌افزارهای حسابداری پیمانکاری می‌توانند از آن برخوردار باشند می‌توان به ثبت انواع ضرایب برای قراردادها و اعمال آن در صورت وضعیت مربوطه به صورت خودکار و امکان گزارشگیری از میزان پیشرفت هر پروژه بر اساس مفاد ثبت شده در قرارداد و صورت وضعیت‌های ارسال شده اشاره کرد. هزینه‌هایی همچون هزینه حقوق و دستمزد، هزینه استهلاک دارایی‌های ثابت، هزینه پیمانکاران دسته دو، هزینه‌های مواد و مصالح مصرف‌شده و سایر هزینه‌های سربار نیز در این نوع از نرم‌افزارهای مالی امکان ثبت شدن برای هر قرارداد را به صورت جداگانه دارند.
• بخش دیگری از امکاناتی که یک نرم‌افزار مالی پیمانکاری می‌تواند داشته باشد شامل مواردی چون یکپارچگی سیستم پیمانکاری با سیستم‌های انبار، دریافت پرداخت و حقوق دستمزد، ثبت صورت هزینه نقدی و اعتباری، ثبت قرارداد برای پیمانکاران دسته دو، امکان انجام تسویه برای انواع صورت وضعیت‌های دریافتی و پرداختی و همچنین صورت هزینه‌‌های اعتباری، گزارش‌گیری از ضمانتنامه‌های سررسید شده، سپرده‌های نزد کارفرما، صورت وضعیت‌های ارسالی و تایید شده و بهای تمام‌شده هر قرارداد یا پروژه و امکان گزارش‌گیری از درصد پیشرفت فیزیکی و ریالی به تفکیک هر قرارداد است.

جمع‌بندی

در اساس تمام موارد ذکر شده در این بالا می‌توان نتیجه گرفت افراد و شرکت‌هایی که در زمینه پیمانکاری فعالیت می‌کنند، برای رسیدگی به امور مالی خود به نرم‌افزار حسابداری پیمانکاری نیاز دارند و این نیاز در بسیاری از موارد حیاتی است، زیرا پیمانکار بدون انجام حسابداری در شرکت‌های پیمانکاری که توسط یک مجموعه حسابداری قوی انجام شود ممکن است با توجه به پیچیدگی فرایندهای مالی در پروژه‌ها دچار مشکلات، چالش‌ها و زیان‌های جبران‌ناپذیر شود.