تاثیر خدمات پشتیبانی نرم افزار حسابداری بر بهبود عملکرد سازمان

 پشتیبانی نرم افزار حسابداری

چالاکی سازمان ها، تأمین به موقع و دقیق اطلاعات مورد نیاز جهت تصمیم گیری ها و پاسخگویی مناسب به ذینفعان از دغدغه _های مدیران ارشد سازمان ها می باشد. امروزه شرکت ها بدنبال ایجاد سهولت در انجام فرآیند های مالی بوده و خواهان افزایش دقت و سرعت گزارشگیری ها از داده های ورودی سیستم می باشند. وجود نرم افزار حسابداری مختلف در بازار، سبب گردیده تا شرکت ها با سردرگمی هایی جهت تشخیص نرم افزار مناسب روبرو شوند.

پشتیبانی نرم افزار حسابداری و واسطه ای برای دستیابی به اهداف

پشتیبانی نرم افزار حسابداری و واسطه ای برای دستیابی به اهداف

در واقع نرم افزارها، به عنوان واسطه ای برای دستیابی به اهداف سازمان ایجاد گردیده اند. طی سال های اخیر ، با رشد سازمان ها ، تاکید بر وجود امکانات و توانایی های یک نرم افزار، افزایش یافته است.

هنگامی که سیستم بعنوان یک ابزار در جهت [1]پردازش اطلاعات و ارائه آن به مدیران به کار گرفته می شود ، احتمال بروز [2]خطا و یا مشکلات سیستمی ، عدم توانمندی کاربران در تطبیق و تبدیل سیستم دستی به سیستم های مکانیزه ، افزایش یافته و کاربران نیاز به حمایت و ارائه خدمات پشتیبانی افرادی دارند که در دانش مالی و تسلط بر کاربردهای نرم افزارهای آن دارای تجربه ای بالا بوده و توانمند می باشند.

در تمامی عمر این محصولات ، بعلت وجود پیچیدگی در متغیر های اقتصادی و نیز تغییر پذیری و گستره روبه افزایش دانش مالی ، تبدیل سیستم های دستی به مکانیزه تحولی عظیم در ساختار یک  سازمان بوجود می آورد .
هم چنین نرم افزارها نیاز به بروز آوری و ارائه خدمات پشتیبانی از جانب تولید کنندگان آنها داشته تا همپا و هم راستای این روند رو به جلوی اقتصاد ، توانمندی خود را هم چنان دارا باشند.

خدمات پشتیبانی یک نرم افزار، سبب صرفه جویی در وقت کاربران و نیز کاهش خطا در پیاده سازی و مکانیزه نمودن ساختار شده و همانند یاوری در کنار کاربران ارائه خدمت می نمایند.

از دیگر مزایای پشتیبانی و استفاده از باشگاه مشتریان  ، پیگیری ، مدیریت و راهبری فعالیت ها مطابق میل و شرایط دلخواه کارفرمایان می باشد. مستندسازی از فعالیت ها و فرآیندهای کاری انجام شده و نیز آینده نگری در خصوص تولیدات و مصارف در بازه های زمانی و…  سبب افزایش بهره وری عملکرد سازمان می گردد.

مجموعۀ مدیریت خدمات پشتیبانی شامل زیر مجموعه های ذیل می باشد :

الف) پشتیبانی نرم افزار حسابداری و مدیریت [3]رخداد :

در این فرآیند،  مهم ، تعریف رخداد و چاره جویی برای علت آن می باشد که با هدف حل رخداد و بازگرداندن سریع امور  ارائه خدمات می باشد. به عنوان مثال بهم ریختگی[4] پایگاه داده  کاربران نرم افزار،  یک رخداد می باشد که می بایست آن را علت یابی و در نهایت، درجهت اصلاح آن خدمات پشتیبانی ارائه نمود.

ب) پشتیبانی نرم افزار حسابداری و مدیریت [5]مسئله:

مدیریت مسئله با هدف شناخت دلیل زیربنایی آن وارد عمل می شود. ممکن است بر اثر بوجود آمدن تعدادی رخداد، مسئله ای بوجود آمده باشد، اما هدف اصلی ، اقدامات پیشگیرانه و جلوگیری از مسئله تا حدممکن می باشد.

پس از تشخیص دلایل بروز مسئله و شناسایی [6]راه حل ، مسئله به عنوان یک خطای شناخته شده طبقه بندی گردیده و یک تصمیم سازمانی برای اصلاح و نیز جلوگیری از بروز آن اخذ می گردد.

در مثال فوق [7]بهم ریختگی اطلاعات کاربران و نیز از بین رفتن انسجام این اطلاعات ، منجربه اخذ تصمیم جهت تهیه فایل های پشتیبان (در تاریخ هایی بر اساس حجم کاری کاربران )  می شود . که دراین صورت  از بهم ریختگی و از دست رفتن  این اطلاعات جلوگیری می گردد.

ج) پشتیبانی نرم افزار حسابداری و[8]مدیریت پیکر بندی:

شامل کنترل تغییرات زیر ساخت و استاندارد سازی است ، شناسایی تمامی اجزای ضروری در زیر ساخت ، جمع آوری ، ضبط و مدیریت اجزا و تهیه اطلاعات درباره آنها می باشد . همانگونه که قبلا شرح داده شد ، تغییرات در بدنه اقتصاد امری اجتناب ناپذیر بوده و پیرو آن می بایست نرم افزارها را با این تغییرات [9]بروزآوری نمود.
این تغییرات در ساختار بدنه سیستم ها ی نرم افزاری اعمال گردیده و لازم است تا مدیریت پیکر بندی اعمال گردد.

د) پشتیبانی نرم افزار حسابداری و [10]مدیریت تغییر:

هدف از این فرآیند ،  ارزیابی تغییرات و تضمین حداقل تاثیرات منفی در خدمات ارائه شده توام با کسب اطمینان از امکان ردیابی تغییرات از طریق مشاوره و هماهنگی موثر با مشتریان می باشد.
از آنجا که هدف مدیران پشتیبانی ارائه سیستم های کاربردی است که بر طرف کننده نیاز های مشتریان باشد ، بنابراین  با توجه به درخواست کاربران  ، تغییراتی که اکثر آنها مدنظر دارند از دیدگاه تاثیرات این تغییرات بر عملکرد کلی و نتایج حاصله مورد بررسی و ارزیابی قرار می گیرد.

ه) پشتیبانی نرم افزار حسابداری و مدیریت نشر:

دراین مدیریت با استفاده از یکپارچه سازی و آزمایش از صحت عملکرد نرم افزارهای بروز شده و تغییر یافته اطمینان حاصل می‌گردد.

و) پشتیبانی نرم افزار حسابداری و [11]میز خدمات :

میز خدمات یک کارکرد است نه یک فرآیند . در واقع تنها نقطه تماس کاربران نرم افزار با ارائه کنندگان خدمات می باشد که میتواند نقش وسیع تری برای دریافت و درخواست برای تغییر ، داشته باشد و می توان مجری فعالیت ها در چندین فرآیند مختلف باشد.

با توجه به این که موفقیت و کامیابی کاربران،  موفقیت کلیه دست اندرکاران نرم افزار یاس سیستم  می باشد ، خدمات پشتیبانی نرم افزار حسابداری یاس سیستم شامل،  آموزش تمامی کاربران برای تمامی قسمت های سیستم ، مشاوره جهت استقرار ، رفع ایرادات و خطاهای کاربری در سریع ترین زمان ممکن با هدف کاهش نگرانی های کاربری ، کمک و همدلی در جهت اصلاح خطاهای مالی و ارائه مشاوره به کاربران می باشد.

_______________

[1] Process

[2] Error

[3] Event

[4] Data Base

[5] Problem

[6] Solution

[7] Defragmenting

[8] Configuration management

[9] Up Date

[10] Change Management

[11] Service Desk