نگرشی بر نقش تنخواه در مدیریت هزینه بنگاه های اقتصادی

شیده دیانت

( سرفصلی کوچک ولی حیاتی )

 

در تمامی شرکت ها نیاز مبرمی به پرداخت سریع و فوری هزینه و تهیه کالا و ملزومات مصرفی ،  وجود دارد. به منظور ایجاد سهولت و تسریع کار،  این گونه پرداخت ها از محل موجودی تنخواه ها صورت می پذیرد.

تنخواه عبارتست از مبلغی ثابت و از پیش تعیین شده که بصورت نقد یا موجودی حساب بانکی شخصی بنام تنخواه دار ([۱]تنخواه گردان)، متناسب با حجم هزینه های شرکت در اختیار مسئول تنخواه قرار می گیرد تا پس از مدت معینی و یا اتمام موجودی ،  مطابق هزینه های پرداختی شارژ گردد.

وجود تنخواه در بنگاه های اقتصادی سبب ایجاد سهولت و افزایش سرعت فرآیند پرداخت هزینه ، کاهش حجم عملیات بانکی و افزایش کنترل وجوه نقد و هزینه ها و نیز امکان برنامه ریزی جهت انجام هزینه ها ، می شود.

از تنخواه می توان جهت خرید اجناس و خدماتی استفاده نمود که از یک مبلغ معینی کمتر باشد (سقف تنخواه). سقف تنخواه توسط مدیریت و صرفا جهت کنترل هزینه ها تعیین می  گردد. عموما شارژ تنخواه دارای دو حد مجاز می باشد:

 

  1. حد مجاز اولیه: حد اولیه ، مبالغی است که مستقیما توسط مسئول تنخواه گردان و بدون اخذ تاییدیه مدیریت قابل پرداخت میباشد.
  2. حد مجاز ثانویه: حد ثانویه ، مبالغی است که از میزان حد مجاز اولیه بالاتر بوده و توسط تاییدیه مدیریت قابل پرداخت میباشد.

تنخواه می تواند به دو روش ثابت و متغیر شارژ گردد.

در روش ثابت ، میزان تنخواه از جانب رئیس دایره مالی و یا مدیریت سازمان به عنوان یک سقف تعیین شده و وجه به صورت سالیانه و یا ماهیانه به صورت مبلغی ثابت به حساب تنخواه دار واریز می گردد ولی در روش متغیر بنا به نیاز شرکت ها و یا پروژه های مربوطه ، براساس مبالغ هزینه شده مستند و قابل قبول ، به حساب تنخواه دار واریز می گردد. امروزه بعلت وجود نوسانات قیمت در بازار، روش متغیر بیشتر مورد استفاده قرار می گیرد.

دراین روش می توان برای کنترل هزینه ها در پروژه ها ، از نرم افزارهای پروژه پذیر که دارای پروژه های شناور هستند، استفاده نمود که دراین حالت گزارشگری ، کنترل و [۲]مدیریت هزینه های پروژه ها بسیار راحت تر می گردد.

سیستم اطلاعات دقیقی از هزینه های انجام شده در هر پروژه از محل تنخواه را در اختیار قرار می دهد. دراین حالت اسناد پرداخت شده از طریق تنخواه دار ، به انضمام صورت خلاصه مربوطه جهت واریز به دایره رسیدگی حسابداری ارائه می گردد. سپس دایره رسیدگی بر اساس ضوابط تعیین شده در آیین نامه رسیدگی ، بررسی های لازم را به عمل آورده و پس از تایید صحت عملیات ، اسناد را جهت واریز به دایره دریافت و پرداخت ارسال می نماید.

بدیهی است دراین گام از رسیدگی، اسنادی که قبلا توسط دایره رسیدگی بررسی شده و حاوی مهر و امضاء مربوطه می باشد ، جهت تعیین مبلغ شارژ تنخواه ، مد نظر قرار می گیرد. در اینجا  لازم است که بین مبلغ تایید شده جهت شارژ و اسناد رسیدگی شده تطابقی انجام پذیردکه این نیاز به نرم افزار دقیقی جهت تطبیق هزینه ها با مبلغ قابل شارژ تنخواه دارد.

مدیریت هزینه ، نقش مهمی در جهت دادن تصمیمات مدیران به سوی ایجاد ارزش برای همه ذینفعان (سهام داران ، مشتریان ، کارکنان و جامعه) بعهده دارد. برای کاهش هزینه ها توجه به مسائلی مانند باور جدی مدیران به کاهش هزینه ، ایجاد تحول در ساز و کار سازمان، اصلاح ساختارهای اقتصادی، کاهش [۳]شکاف نقدینگی ، متعادل کردن هزینه ها بسیار ضروری می باشد. تمامی این عوامل نیاز دارد تا مدیریت نگاهی استراتژیک به هزینه ها داشته و باور داشته باشد که کاهش هزینه ها یک تهدید نیست بلکه فرصتی است برای اینکه ظرفیت های ناشناخته سازمان ، در مسیر حذف اتلاف ها و ایجاد [۴]بهینه سازی فعالیت ها قرار گیرد.

تمامی این رویه ها سبب میشود تا درهای بازارهای رقابتی ، به روی بنگاه ها گشوده  شود. درشرایط اقتصادی کنونی که شرکت ها با بحران های مختلف مواجه هستند، برای تداوم بقا باید مجهزشدن به نظام ها و ساز و کارهای مدیریت [۵]استراتژیک هزینه با قیمت_ های قابل رقابت و پاسخگویی سریع به فرصت ها را بصورت جدی در دستور کار قرار دهند.

استراتژی کاهش هزینه ها می تواند سبب ایجاد پتانسیل های درونی در مبارزه با شکاف های نقدینگی موجود گردد.

نرم افزار کاربردی یاس سیستم ، با داشتن توانایی تعریف پروژه ها به صورت شناور ، امکان ایجاد کنترلی دقیق بر روی میزان هزینه _های انجام شده برای هر پروژه را داشته و براحتی هزینه های انجام شده را از محل تنخواه به حساب هر پروژه گزارشگری نماید و هم چنین امکان تطبیق میزان هزینه های انجام شده و مبلغ قابل شارژ تنخواه به دقت و سهولت میسر میباشد.

از آنجایی که کار با این نرم افزار برای کاربران بسیار راحت است به همین دلیل سرعت ثبت اطلاعات و نیز گزارشگری دقیق و سریع سبب می شود تا در شارژ تنخواه تاخیری صورت نپذیرد.

برای آشنایی با یاس سیستم ، اینجا کلیک کنید

 

 

_____________________________________

[۱] Petty Cash

[۲] Project Cost Management

[۳] Liquidity Gap

[۴] Activity Optimization

[۵] Strategic