بررسی نقش کدینگ در حسابداری و اهمیت پیاده سازی آن در نرم افزارهای مالی

 

سیده شیده دیانت جهرمی

سخنم را با کلامی بسیار بدیهی آغاز می کنم ، اینکه کدینگ حسابداری اولین گام در مکانیزه نمودن ساختار حسابداری است .

چینش پایه حسابداری یکی از مهم ترین گام ها و فعالیت هایی است که هر حسابدار خبره در آغاز کار مکانیزه نمودن حسابداری بر می دارد. هر کدام از ما حسابداران، سالهای متمادی بارها وبارها تعریف حسابداری را بعنوان اولین کلام از زبان حسابداری ، شنیده و آموخته ایم و بارها تکرار کرده ایم.

اما آنجا که این تعریف را با تمامی وجود لمس می کنیم ، جایی است که می خواهیم ساختار بندی و پیاده سازی یک نرم افزار را انجام دهیم ، آنجا که برای اولین بار ، باکدینگ خالی یک نرم افزار مواجه می شویم .

بیاد صائب تبریزی “خشت اول گــر نهد معمار کج              تا ثــریا می رود دیـوار کج “  .

 یکی از مهمترین اهداف استفاده از نرم افزارها ، دریافت گزارشات مالی جهت بررسی [2]وضعیت بنگاه اقتصادی و نیز میزان [3]انعطاف پذیری مالی آن است.

مدیران با استفاده از این گزارشات ، می توانند برای شرکت ها برنامه ریزی های استراتژیک انجام داده و در جهت رسیدن به اهداف سازمان، اولویت بندی نمایند. تمامی گزارشات بر مبنای داده های وارد شده و اطلاعات بدست آمده پس از پردازش آنها می باشد.

برای اخذ گزارشات مالی دقیق ، می بایست داده ها در سرفصلهای مناسب درج گردند.

این سرفصل ها در نرم افزارهای مالی تحت عنوان “کدینگ” شناخته می شوند. کدینگها دارای ساختار درختی بوده و در سطوح پایین تر ، اطلاعات به تفکیک و جزئی تر درج می گردند.

پیاده سازی صحیح کدینگ های حسابداری از اهمیت بسزایی برخوردار است.

زیرا ساختارکدینگ ها مسیر درج اطلاعات و نیز مسیر ردیابی آنها می باشند. بعبارتی ساده تر هر کد حساب ، شناسنامه ی  اطلاعات و ارقام  مندرج در آن بوده و ماهیت حسابداری این اطلاعات را نشان می دهد.

بدیهی است هرچقدر نرم افزار دقیق تر باشد، نیازمندکدینگ تکمیل تری بوده و درنتیجه گزارشات کامل تری به کاربران ارائه می گردد.

دراکثر نرم افزارها ساختار درختی کدینگ،  از گروه ها آغاز می شود که همان اقلام مندرج در صورت های مالی می باشند. همانگونه که اولویت اقلام مندرج در ترازنامه براساس خاصیت نقد شوندگی آنها است ، در کدینگ حسابداری نیز همین اصل رعایت شده و آغازگر سرفصل ها ، دارایی های جاری می باشند.

ساختار حسابداری بر اساس فعالیت اقتصادی سازمان ها ، بسیار متفاوت است که این مهم ، سبب می شود تا در نحوه شناسایی اقلام و نیز درج آنها در سرفصل ها ، تفاوت های زیادی ایجاد گردد. پیاده سازی کدینگ مالی نیازمند دقت بالایی بوده و درصورت بروز خطا درشناسایی سرفصل ها ، گزارشات مختلف و حساسی مانند گزارشات فصلی خرید و فروش و ارزش افزوده و حتی اظهارنامه مالیاتی نیز دچار خطا شده و گاها ضررهای هنگفتی را به شرکت ها تحمیل می نماید.

همانگونه که فعالیت اقتصادی شرکت ها به گروه های تولیدی ، بازرگانی و خدماتی تقسیم می شوند، کدینگ آنها نیز بر اساس ساختار حسابداری شان متفاوت می گردد. از آنجایی که داشتن قابلیت مقایسه صورت های مالی شرکت های مشابه و نیز صورت های مالی یک شرکت در دوره های مختلف مالی بسیار حائز اهمیت می باشد، کدینگ ها می بایست بر اساس استاندارد های حسابداری چینش شوند.

بهمین دلیل در قسمت های بالای این ساختار درختی یکسان و مشابه بوده و  تفاوت های مورد نظر در ساختارهای جزئی تر و پایین تر کدینگ بوجود می آیند.

بالاترین سطح درکدینگ حسابداری، “گروه” می باشد و حاوی سرفصل هایی است که در صورت های مالی نمایش داده می شوند.

گروه ها به کدهای کل ، معین ، تفصیلی ، مراکز و در نهایت پروژه ها ساختار بندی می گردند. تفاوت نرم افزارهای مالی در تفکیک و تجزیه حسابها می باشد .

در نرم افزار یاس سیستم ، این سطوح دارای قابلیت تفکیک و تقسیم بسیار بالایی می باشند تا بتوانند رویدادهای مالی را تحت ماهیت های مختلف دسته بندی و تلخیص و در نهایت گزارشگری نمایند و این امکانات،  نرم افزار یاس را به  یک نرم افزار مالی استاندارد همه منظوره تبدیل می نماید.

در این نرم افزار ، با توجه به اینکه دامنه تعریف تفصیلی ها بسیار وسیع است ، تفصیلی هایی که مشابه و همراستا می باشند در یک گروه تفصیلی دسته بندی می شوند که این ، سبب ایجاد امکان تنظیم تفصیلی ها و مرتب سازی آنها می گردد.

مانند گروه تفصیلی بانک ها که به تفصیلی بانک های مختلف دسته بندی می شود. مراکز نیز در نرم افزار یاس سیستم، امکان گروه بندی شدن داشته و می توان در زیر هر گروه مرکز چندین مرکز تعریف نمود و حساب ها را به آن ها تخصیص داد.

یکی از بهترین امکانات کدینگ مالی در نرم افزار یاس، پروژه ها هستندکه شناور بوده و امکان تخصیص به هر سطحی از کدینگ را دارا می باشند. پروژه ها قادرند در چندین دوره مالی فعال بوده و سرفصل های مختلفی را به خود تخصیص دهند.

فرآیند ها و قراردادها را براحتی می توان بصورت پروژه تعریف نمود.

دراین نرم افزار امکان تهیه کلیه گزارشات در سطوح مختلف گروه ، کل ، معین ، تفصیلی ، مراکز و حتی پروژه ها را داشته و می توان در تمامی دوره ها گزارش کلی و حتی تراز آزمایشی  از هر سطح تهیه نمود.

حتی در برخی از شرکتهای تولیدی می توان گروهی از فرآیندهای مرتبط را دریک پروژه تعریف نموده و بهای تمام شده پروژه ها را محاسبه نمود.

درنرم افزار یاس نمونه کدینگ های حسابداری از هر نوع بنگاه اقتصادی بصورت آماده، جهت پیاده سازی وجود دارد و حتی می توان براساس ساختار حسابداری خاص آن شرکت ،  کدینگ پیشنهادی را ویرایش نمود.

بر این اساس بستن حساب ها در این نرم افزار بسیار ساده و خودکار بوده و نیز صدور سند اختتامیه و افتتاحیه نیز خودکار می باشد.

این ویژگی ها، یاس را ساده و کاربردی نموده است.


[2] وضعیت بنگاه توسط ترازنامه اندازه گیری می شود

[3] منظور از انعطاف پذیری مالی ، میزان توانایی پرداخت بدهیهای غیر مترقبه شرکت می باشدکه توسط صورت جریانات وجوه نقد قابل اندازه گیری است