در این مقاله به بررسی نقش گزارشات مدیریتی سیستم مالی درتصمیمات استراتژیک می پردازیم

[1]سیده شیده دیانت جهرمی

این گزارشات از آن رو تحت عنوان گزارشات مدیریتی شناخته می شوندکه به جهت خلاصه سازی اطلاعات ثبت شده در نرم افزارهای مالی در جهت دادن به تصمیم گیری مدیران ، بسیار موثر می باشند. حسابداری مدیریت ، متاثر از این گزارشات است.

دامنه و تنوع این گزارشات ، برگرفته از نوع فعالیت بنگاه های اقتصادی و نیز قدمت فعالیت آنها و دامنه عملکردی آنان می باشد. عمده ترین این گزارشات و هدف از تهیه آنان در ذیل به تفصیل بیان گردیده است.

·         گزارشات سیستم مالی:

1.         گزارش سود و زیان بین شرکت ها

درتمامی شرکت هایی که دارای شعب فرعی و یا زیر گروه می باشند، بسیار حائز اهمیت است که میزان سودآوری این شعب با هم مورد مقایسه قرار گرفته و سودآورترین شرکت ها تعیین گردد . با اولویت بندی شرکت ها به ترتیب سودآوری آن ها ، مدیریت می تواند بر روی محصولات و یا استراتژی های موجود در آن شعب تمرکز بیشتری نماید تا میزان سود شرکت های مذکور را افزایش دهد.

یاس سیستم در جهت تامین این منظور ، گزارش سود و زیان بین شرکت ها را طراحی نموده است تا بر اساس حالات ریالی و یا ارزی ، به صورت ترکیبی و یا مقایسه ای، گزارشات سود و زیان را تهیه نماید.

شکل (1): فرم گزارش عملکرد سود و زیان بین شرکت ها

 

2.        گزارش سنجش میزان سود و یا زیان احتمالی دوره

یکی از معیارهای سنجش مطلوبیت سیاست های مدیریتی ، بررسی درصد رشد سود و یا زیان دوره ای نسبت به دوره های قبلی می باشد. برای تهیه چنین گزارشی ، می بایست از صورت سود (زیان) چند دوره مالی استفاده نمود . تعداد دوره های مورد نظر را می بایست از زمان اخذ و اجرای سیاست مدیریتی مورد نظر برگزیده و در یک دوره سه تا پنج ساله درصد رشد سود را نسبت به سال پایه مورد ارزیابی قرار داد.

یاس سیستم ، جهت سهولت کار گزارشگری کاربران در سیستم مالی ، گزارش عملکرد سود و زیان را طراحی و پیاده سازی نموده است. در این گزارش، کاربر می تواند، سود و زیان را در یک بازه زمانی ، بصورت ارزی و یا ریالی ، در سطح کل و یا معین تهیه نماید.

شکل (2) : گزارش سنجش میزان سود و یا زیان احتمالی دوره

3.       مرورحساب ها

مدیران با استفاده از این گزارش می توانند حساب های وابسته بهم را ردیابی و مانده گیری نمایند. در اکثر نرم افزارهای مالی شاهد این گزارش در صور مختلف هستیم ولی در نرم افزار یاس سیستم سه مزیت بسیار مهم وجود دارد:

ü       اول اینکه، سطوح حساب ها بصورت کادر های زیرهم باز شده و بهمین علت بسادگی قابل ردیابی هستند.

ü       دوم اینکه، همانطور که از بالاترین سطح حساب به پایین ترین سطح ، امکان ردیابی وجود دارد ، از پایین ترین سطح نیز می توان به سادگی به بالاترین سطح ردیابی نمود .

ü       سوم اینکه، با دابل کلیک بر روی مانده هر سطح، فرمی جهت نمایش جزئیات مانده ظاهر می گردد که می توان گردش آن سطح را  در هریک از  شرکت ها بررسی نمود و یا سند مربوطه را از همان فرم مشاهده کردو این بدین معنا است که می توان بسادگی گردش یک حساب را در چندین شرکت مختلف مانیتور نمود.

موارد مطرح شده فوق مزیت و سادگی بسیار مهم را به نرم افزار یاس بخشیده است.

شکل (3) : فرم گزارش مرور حسابها

شکل (4) : فرم گزارش مرور حساب ها در حالت پیگیری گردش بین شرکت ها

4.       گزارشات گردش حساب ها

مدیران جهت کنترل گردش حساب های معین ، تفصیلی و یا حتی مراکز، نیاز به گزارشاتی دارند که گردش یک یا چند حساب را در شرکت ها و دوره های مختلف به نمایش درمی آورند. این گزارشات به مدیران کمک می کند تا مغایرت های احتمالی بوجود آمده با طرف حساب ها را در دوره ها و شرکت های مختلف  رد یابی و بر طرف نمایند.

یاس سیستم جهت سهولت ردیابی این مغایرت ها و نیز نمایش گردش حساب ها، گزارشاتی را در سطوح مختلف طراحی نموده است. در این گزارشات، می توان گردش حساب ها را در سطح اسناد، حساب و پروژه ، در بازه های زمانی متفاوت مورد بررسی قرارداد. گردش عملیات در چهار سطح پروژه ، مرکز،  معین، تفصیلی بصورت چهار گزارش مجزا و با فیلترینگ پیشرفته تعبیه شده است.  بعنوان مثال، فرم گزارش گردش عملیات معین بصورت ذیل  می باشد.

شکل (5) : فرم گردش عملیات معین

 

 

5.       گزارشات تهیه ترازها (ترازآزمایشی ترازنامه)

تهیه تراز آزمایشی در تعداد ستون ها و سطوح حسابداری مختلف، همواره از معضلات حسابداران و مدیران مالی بوده و یکی از زمانبرترین فرآیندهای مالی می باشد. خصوصا در هلدینگ که بصورت چند شرکته اداره می شوند.

از این رو یاس سیستم، گزارشی تحت عنوان ترازها را در اختیار کاربران قرار داده است که امکان تهیه تراز آزمایشی را درحالات مختلف و  در سطوح مختلف حساب ها و نیز تهیه ترازنامه کل را میسر ساخته است. این گزارش را می توان در دو حالت ارزی و ریالی تهیه نمود.

شکل (6) : فرم گزارش ترازها

6.        گزارش دفاتر

کاربران جهت ردیابی اسناد و حساب ها و ثبت دفاتر رسمی نیاز به گزارشاتی دارند تا بتوانند با سهولت و سرعت و بدون خطا باین امر مهم بپردازند. یکی از گزارشات پرکاربرد نرم افزار یاس سیستم ، گزارش دفاتر می باشد که کاربران می توانند در دو حالت ارزی و ریالی و دربازه های مختلف تاریخی و یا دوره های مختلف مالی و با انتخاب شرکت ها و دفاتر مختلف در سطوح حساب های متفاوت ، تهیه نمود .لازم بذکر است در شرکت هایی که تعداد اسناد بسیار بالا می باشد، می توان از گزارش دفتر روزنامه به حالت های روزانه ، هفتگی و یا ماهانه نیز استفاده نمود. تمامی گزارشات در یاس سیستم امکان چاپ ، تهیه فایل PDF و یا تهیه گزارش اکسلی را دارا می باشند.

شکل (7) : فرم گزارش دفاتر

 

 

7.       مانده حسابها

یکی از مهمترین اهداف مکانیزه کردن اطلاعات مالی ، دسترسی سریع به دقیق ترین مانده حساب ها می باشد. در یاس سیستم این گزارش یکی از کامل ترین گزارشات سیستم مالی بوده که در سطوح مختلف بحالت ارزی و یا ریالی  و حتی با تفکیک مرکز و یا پروژه ها در بازه های زمانی متفاوت قابل اجرا می باشد.

شکل (8) : فرم گزارش مانده حساب ها

8.       گزارش اسناد

گاها مدیران نیاز به رویت تمامی اسناد بصورت یکجا داشته و یا نیاز دارند اسناد مربوط به سرفصل خاصی را در تمامی دوره ها بصورت گزارش، بنمایش درآورند. مقایسه اسناد و نیز نمایش آن ها بصورت ته جمع به مدیران کمک می کند تا با کمترین زمان و بیشترین سرعت ممکن به اطلاعات مورد نظر دسترسی پیداکنند. اینکه برای رویت اسناد هردوره ، کاربران مجبور باشند هر بار جهت تغییر دوره مالی از سیستم خارج شده و دوباره بازگردند، سبب می شود تا آمار خطای کاربری بالا رفته و نیز سبب کندی و اتلاف زمان گردد . نرم افزار یاس سیستم در این راستا ، امکانات قابل توجهی را جهت گزارشگیری اسناد تمامی دوره ها ، کاربران و سرفصل ها ایجاد نموده است. در بخش گزارشات سیستم مالی ، گزارش اسناد،  امکان تهیه نمایشی  از همه اسناد در دوره های متفاوت میسر می باشد. برای گزارشگیری از اسناد دوره های قبل نیازی به خروج از سیستم نبوده و کافی است از کامبوی دوره مالی ، سال مورد نظر را انتخاب نماییم و یا برای گزارشگیری از تمامی دوره ها ، کافی است تیک آیتم تمام دوره ها را کلیک نماییم. این گزارش امکان می دهد،  اسناد را بصورت مقایسه ای و یا ته جمع با تفکیک نوع سند و یا صادر کننده آن فیلتر نماییم. از این گزارشات می توان به حالت های ارسال به اکسل ، PDF و یا با انتخاب چاپگر نیز چاپ نمود.

شکل (9) : فرم گزارش اسناد

 

9.        اسناد حذف شده

بارها پیش آمده که حسابداران سهواً سندی را حذف نموده و اطلاعی از حذف شدن آن نداشته اند. یاس سیستم در قسمت گزارشات سیستم مالی، امکان تهیه گزارش از اسناد حذف شده در هر دوره مالی را قرار داده است که نام حذف کننده و تاریخ حذف سند را نیز بنمایش در می آورد.

 

شکل (10) : فرم گزارش اسناد حذف شده

10.      ردیابی عملکرد کاربران

یکی از مهمترین نگرانی های مدیران، عملکرد کاربران سیستم ها می باشد. اینکه کاربران در هر بار ورود به سیستم ، با کدام سیستم کارکرده و جه عملیاتی را انجام داده اند. یاس سیستم جهت ردیابی عملکرد کاربران این نرم افزار ، گزارشی تحت عنوان تغییرات در سیستم ها را در اختیار کاربران گذاشته است که تاریخ و ساعت ورود هر کاربر و نام سیستم و عملیات انجام شده را بنمایش در می آورد که این امر سبب ایجاد فرآیند کنترلی در سیستم می شود.

 

 

شکل (11) : نمونه خروجی گزارش تغییرات در سیستم

 

نرم افزار یاس سیستم ، با گزارشاتی کامل و ساده و دقیق می تواند در تصمیم گیری های مدیران بسیار کاربردی عمل نماید.


[1] دکترای مدیریتبهره وری کسب وکار(گرایش مالی) سازمان مدیریت صنعتی