طرح یک موضوع ساده، اما مهم برای حسابداران حـــرفه ای و دقیق!

سرفصل حسابداری از موضوعات بدیهی اما بسیار مهم در مدیریت مالی است. مروری کنیم بر بعضی سوالات بدیهی. هدف یک بنگاه اقتصادی از ثبت اطلاعات، تعیین سرفصل های مالی، تنظیم قوانین و مقررات برای گردش حساب و … چیست؟ تفاوت نرم افزارهای مختلف در چیست؟ چهارچوب حسابداری که معلوم است و گزارشات هم استاندارد هستند!

آنچه در عمل در بسیاری از بنگاههای اقتصادی مشاهده می شود این است که در اکثر آنها هدف اصلی، خودِ ثبت و نگهداری حساب ها شده است! گویا همینکه ما اطلاعات را در یک نرم افزار بریزیم و نگهداری کنیم، مسوولیت ما تا حد زیادی انجام شده است!

هدف هر بنگاه اقتصادی از ثبت اطلاعات، تعیین سرفصل های مالی، تنظیم قوانین و مقررات برای گردش حساب و … چیست؟

در صورتیکه واقعیت به گونه دیگری است هدف از تهیه نرم افزار و تعریف کدینگ حسابداری و ثبت اطلاعات، دریافت گزارش مناسب، در وقت مناسب و به شکل مورد نیاز است. گزارشات صحیح و دقیق مدیریتی، استاندارد حسابرسی، گزارشات مورد نیاز امور مالیاتی، حسابرسی بیمه و …. مواردی است که وجود آن می تواند آرامش و اطمینان خاطر ایجاد کرده و عدم وجود آن (به شکل مناسب) می تواند هزینه ها و زیانهای آشکار و پنهانی را برای بنگاه اقتصادی و البته کسر اعتبار برای حسابدار و مدیر مالی در پی داشته باشد.

به بیان ساده تر، اگر نتوانیم از اطلاعات ثبت شده گزارشات مورد نیاز، در سطح دلخواه را بگیریم، آن اطلاعات نه تنها به هیچ کارمان نمی آید، بلکه می تواند به عنوان مدارکی (وسیله ای) بر علیه شرکتمان استفاده شود! چون اطلاعات نامناسب و نا موثر، اثرات به مراتب نا مطلوب تری را نسبت به نداشتن اطلاعات به همراه دارد! چرا؟

وقتی شما اطلاعاتی را در اختیار ندارید، بنا را بر احتیاط (به عنوان شرط عقل) می گذارید. یعنی دست به عصا راه می روید و مراقبت بیشتری را در کار انجام می دهید. بی محابا تصمیم نمی گیرید و گزارشات را به صورت گسترده ارائه نمی دهید. اما امان از وقتی که شما اطلاعات را دارید، آنهم از نوع نا مناسب! ناخودآگاه تصور می کنید که اطلاعات مورد نیاز را دارید و با شجاعت بیشتری قدم برمی دارید. حال کافی است سازمانی، ممیزی، حسابرسی، مدیری …. کمی در آن اطلاعات ریز شود، همان اطلاعات آنچنان دست و پاگیرتان می شود که گاهی حرف زدن عادی هم سخت شده و مطالب ساده، نیازمند توضیحات پیچیده می شود. همانهایی که     می دانیم را نمی توانیم بگوییم و از واقعیات مشهود و ساده نمی توانیم دفاع کنیم. چرا؟ چون اطلاعات مستند، دسته بندی شده، مرتب و قابل دفاع نداریم . . .

همه می دانیم که حسابداری نه مشتق دارد و نه انتگرال و نه معادله چند مجهولی. فقط چهار عمل اصلی است! اما چرا اکثر بنگاههای اقتصادی (اگر نگوییم همه!) در ارائه اطلاعات به موقع و مناسب مشکل دارند؟ چرا اینهمه پرونده مالیاتی و تامین اجتماعی ناخواسته در سازمانها وجود دارد؟

پاسخ ساده است. یکی از علت های مهم آن این است که در تعریف زیربنای مالی که همان سرفصل حسابهاست دقت کافی نشده. و یا در تشخیص صحیح حسابها در هنگام ثبت، عدم آگاهی ها و یا بی دقتی هایی رخ داده. واقعیت غیر از این است؟

بخواهیم و نخواهیم، موضوع به همین سادگی است. ساختمانی که بر پایه و ساختاری نا موزون و نا مناسب بالا رود، هرچه بلندتر شود خطر ریزشش بیشتر است. ممکن است مدتی در آن ساختمان بتوان زندگی کرد، اما هر کارشناس منصفی اذعان می کند که این ساختمان بالاخره روزی بر سر ساکنان آن خراب خواهد شد.

پس بهتر است علاج واقعه را قبل از وقوع ان انجام دهیم. واقعه ای که هم هزینه های زمانی و ریالی برای شرکت دارد و هم هزینه های اعتباری برای ما حسابداران. واقعه ای که وقوع آن حتمی است و اثرات آن تا مدتها باقی.

“هرچه بتوانیم اطلاعات را دقیق تر نگهداری کنیم، در موقع دریافت گزارشات خیالی آسوده تر و اعتماد به نفس بیشتری داریم”

همین موضوع ساده، همین گروه و کل و معین و تفصیلی، بدون آنکه متوجه شویم، در صورت استفاده نادرست، گاهی آنچنان پیچیدگی در اطلاعات و ارائه گزارشات ایجاد می کند که با تجربه ترین مدیران مالی را به چالش می اندازد.

اما نکته بسیار مهم دیگر، دقت در ثبت اطلاعات است. هرچه بتوانیم اطلاعات را دقیق تر نگهداری کنیم، در موقع دریافت گزارشات خیالی آسوده تر و اعتماد به نفس بیشتری داریم. ثبت اطلاعات در سطح تفصیلی، گزارشات دقیق تری را نسبت به ثبت اطلاعات در سطح معین می دهد. و ثبت اطلاعات در یک سطح ریزتر (مثلا مرکز)، باز هم گزارشات دقیق تری را به ما خواهد داد و البته هرچه گزارشات ما دقیق تر باشد، خودمان را به عنوان فردی حرفه ای تر  نشان می دهیم.

” یک سطح حساب بیشتر در حسابداری، کمک شایانی به آرامش و اعتماد به نفس شما در کار نموده و عملکرد حرفه ای تری

برای شما به ارمغان می آورد “

وقتی شما موضوعی را می خواهید توضیح دهید و نسبت به جزئیات ان اطلاعات دارید، با اعتماد به نفس بیشتری صحبت می کنید و طرف مقابل هم از دیدگاه روانی و حسی، احساس نظم و دقت بالاتری در شما می کند و پذیرشش بیشتر می شود. خصوصا در این زمان که سازمان امور مالیاتی (و سایر سازمانها) به مرور نقش ممیز و کارشناس را کمرنگ نموده و به اطلاعات ارائه شده استناد می کنند، اهمیت این اطلاعات بسیار بیشتر جلوه می کند. یک سطح حساب بیشتر در حسابداری، کمک شایانی به آرامش و اعتماد به نفس شما در کار نموده و عملکرد حرفه ای تری برای شما به ارمغان می آورد.

حسابداران حرفه ای به دنبال روش هایی برای مدیریت صحیح تر و دقیق تر اطلاعات مالی شرکتشان هستند.

می توان از ابزارهای حرفه ای و در عین حال ساده استفاده کرد و سرعت و بهره وری را بالا برده و دقت را درکار چندین برابر بیشتر کرد.


گروه آرک و یاس سیستم را در شبکه های مجــازی همراهی کنید