اتوماسیون مالی چند سالی می‌شود که وارد صنایع مختلف شده و تغییرات بزرگ و چشمگیری در این زمینه ایجاد کرده است. هدف از اجرای اتوماسیون در صنایع مختلف، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها است. امروزه در حوزه مالی و حسابداری هم به لطف نرم افزارهای حسابداری، به طور گسترده‌ای شاهد ورود و اجرای اتوماسیون هستیم. با ورود اتوماسیون در حسابداری ، فایل‌های بزرگ و کاغذی حذف شده و حجم عظیمی از مسئولیت‌ها و کارهای حسابدار کمتر شده است. این نرم افزارها به‌خوبی داده‌ها را پردازش کرده و تمام اطلاعات مالی سازمان را به‌صورت دقیق ثبت خواهند کرد. در ادامه این مطلب اطلاعات بیشتری در رابطه با اتوماسیون حسابداری و مالی به شما عزیزان ارائه خواهیم داد. همراه ما باشید:

اتوماسیون چیست؟

اتوماسیون یا همان خودکارسازی به فرایندی گفته می‌شود که طی آن، ماشین‌ها می‌توانند عملیات و فعالیت‌های مختلف را بدون نیاز به دخالت انسان انجام دهند. در واقع اتوماسیون باعث می‌شود که کارها بادقت و سرعت بیشتری انجام شده و در زمان، انرژی و هزینه‌ها صرفه‌جویی شود. اجرای اتوماسیون در تمام صنایع و حوزه‌های مختلف امکان‌پذیر است. با اجرای آن در سازمان‌های مختلف می‌توان تمام فعالیت‌های آن سازمان را یکپارچه کرد و خطاهای انسانی را کاهش داد. اتوماسیون مالی هم نوعی از اتوماسیون است که در حوزه حسابداری و مالی مورداستفاده قرار می‌گیرد و در صورت اجرای آن، تمام عملیات مالی و امور حسابداری سازمان به‌صورت دقیق و کامل انجام خواهد شد.

 

اتوماسیون مالی

 

اتوماسیون مالی چیست؟

اتوماسیون مالی ترکیبی از سخت‌افزارها، نرم افزارها و تجهیزات و اتصالات شبکه است که در یک سازمان پیاده‌سازی می‌شوند. این تجهیزات به‌صورت کاملاً یکپارچه و هماهنگ با هم کارکرده و تمام عملیات مالی آن سازمان مثل مدیریت و کنترل دریافتی‌ها، پرداختی‌ها، بررسی موجودی انبار، ثبت اطلاعات مالی به‌همراه تاریخ دقیق آن‌ها و پردازش این اطلاعات را انجام خواهند داد. همین‌طور می‌توان گفت اجرای اتوماسیون در یک سازمان به انجام سریع‌تر امور در آن سازمان کمک کرده و از هدررفتن وقت و انرژی پرسنل جلوگیری می‌کند.

ویژگی‌های مهم اتوماسیون مالی

برای تهیه سیستم اتوماسیون‌های مالی و حسابداری و راه‌اندازی آن در کسب‌وکار خود باید در رابطه با آن اطلاعات کاملی داشته باشید. برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک سیستم اتوماسیون مناسب و استاندارد عبارت‌اند از:

  • امکان تعریف چارت سازمانی و بخش‌های مختلف سازمان
  • انطباق با نرم افزارهای کاربردی مختلف سازمان
  • برخورداری از سیستم گزارش‌گیری پیشرفته با قابلیت ثبت دقیق تمام اطلاعات مالی سازمان
  • برخورداری از امنیت بسیار بالا و امکان انجام مکاتبات به‌صورت کاملاً محرمانه
  • برخورداری از قابلیت فرم‌سازی
  • سازگاری با انواع دستگاه‌های هوشمند مثل موبایل، تبلت و لپ‌تاپ برای نظارت مدیران بر سیستم و امکان کنترل از راه دور
  • قابلیت مدیریت حجم داده‌ها و نگهداری از داده‌های قدیمی سازمان
  • قابلیت جست‌وجوی هوشمند براساس شماره نامه‌ها، تاریخ ثبت و یا روش‌های دیگر مثل جستجوی معناگرا

مزایای استفاده از اتوماسیون مالی

اغلب سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف تمایل دارند فعالیت‌های مالی خود را از حالت سنتی و قدیمی خود خارج کرده و به سمت اتوماسیون سوق دهند، اما آیا این کار مزایایی برای آن سازمان به‌همراه خواهد داشت؟

در این قسمت مهم‌ترین مزایای اتوماسیون در حسابداری را بررسی می‌کنیم تا تصمیم‌گیری برای شما راحت‌تر شود. این مزایا شامل موارد زیر می‌شوند:

  1. ذخیره‌سازی داده‌ها و امکان ویرایش آن‌ها

سیستم اتوماسیون حسابداری از نرم افزارهای خاصی استفاده می‌کند که به کمک آن‌ها می‌توان تمام داده‌ها و اطلاعات مالی سازمان را ثبت کرده و اسناد و مدارک مهم را به‌صورت ایمن نگهداری کرد. ثبت اطلاعات به‌صورت دقیق و با ذکر تاریخ و جزئیات آن‌ها انجام می‌شود و امنیت آن هم بسیار بالا است.

 

اتوماسیون مالی

 

  1. مدیریت و کنترل داده‌ها و اطلاعات ذخیره شده

با اجرای اتوماسیون در یک سازمان، امکان دسترسی به داده‌های مالی و مدیریت و کنترل آن‌ها به‌سادگی فراهم خواهد شد. این ویژگی بیشتر از همه برای سازمان‌های بسیار بزرگ که حجم اطلاعات و داده‌های زیادی دارند، مناسب است. در این صورت آن‌ها می‌توانند با استفاده از یک سیستم متمرکز و یکپارچه، تمام پروژه‌ها و فعالیت‌های خود را تحت نظارت قرار داده و اطلاعات و داده‌های مربوط به آن‌ها را مدیریت کنند. در حقیقت اتوماسیون به کسب‌وکارهای مختلف کمک می‌کند بدون نیاز به‌صرف وقت و انرژی فراوان، به تمام داده‌های مربوط به امور مالی خود دسترسی پیدا کرده و به بررسی و کنترل فعالیت‌های انجام شده در سازمان بپردازند.

  1. امکان تبادل اطلاعات در سازمان

همان‌طور که قبلاً هم اشاره کردیم، اتوماسیون یک سیستم یکپارچه و سراسری در سازمان است. تمام بخش‌های مختلف سازمان با استفاده از تجهیزات اتوماسیون با هم در ارتباط هستند و کارکنان می‌توانند در صورت نیاز، اطلاعات خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.

این کار از طریق اتصال به شبکه امکان‌پذیر است و کارکنان را قادر می‌سازد اطلاعاتی مانند تصاویر، فیلم‌ها، اسناد و غیره را ظرف مدت چند ثانیه برای هم ارسال کنند. این تبادل اطلاعات علاوه‌بر این‌که در زمان صرفه‌جویی می‌کند، امنیت بسیار بالایی هم دارد و داده‌ها در طول جابه‌جایی به‌صورت کاملاً محرمانه‌ای حفظ خواهند شد.

  1. افزایش دقت و کاهش خطاهای انسانی

ماشین‌ها و سیستم‌های رایانه‌ای هیچ‌کدام از خطاهای انسانی را ندارند و بدون کوچک‌ترین اشتباه وظیفه‌ای که برای آن‌ها برنامه‌ریزی شده را انجام می‌دهند. به‌همین دلیل دقت انجام عملیات مختلف با استفاده از این سیستم‌ها بسیار بالاست و نگرانی در رابطه با صحت اطلاعات پردازش شده و به‌دست‌آمده توسط آن‌ها وجود ندارد. در سیستم‌های حسابداری کوچک‌ترین اشتباه می‌تواند به مشکلات فراوانی در سازمان منجر شده و تمام حساب و کتاب‌ها را به هم بریزد. به‌طوری‌که تیم حسابداری مجبور می‌شود مدت زیادی را برای پیداکردن مشکل و تطبیق داده‌ها صرف کند، اما با اجرای اتوماسیون، هیچ‌کدام از این دردسرها به وجود نخواهد آمد.

 

اتوماسیون مالی

 

  1. صرفه‌جویی در منابع

این نوع اتوماسیون علاوه‌بر این‌که باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود، به صرفه‌‎جویی در منابع سازمان هم کمک خواهد کرد، چرا که با اجرای اتوماسیون، فعالیت‌های پیچیده‌ای که قبلاً برای اجرا به منابع اختصاصی نیاز داشتند و زمان زیادی صرف آن‌ها می‌شد بسیار ساده شده و به‌صورت خودکار انجام می‌شوند. در ادامه قصد داریم یک مثال را برای شما شرح دهیم؛ در سیستم‌های اتوماسیون برای ذخیره‌سازی و ثبت داده‌ها به کاغذ نیازی نیست و این اسناد تماماً در سیستم ثبت خواهند شد. به‌این‌ترتیب به شکل قابل‌توجهی از مصرف کاغذ جلوگیری شده و حتی به طبیعت هم آسیبی نخواهد رسید.

  1. کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری

با اجرای خودکار فعالیت‌های یک سازمان، به طور قابل‌توجهی در هزینه‌ها هم صرفه‎جویی خواهد شد، چراکه در این صورت دیگر نیازی به خرید منابع مختلف مثل کاغذ و قلم، زونکن‌های مختلف، تهیه فضای مناسب برای نگهداری آن‌ها و غیره نخواهد بود. همچنین این فرایند سایر هزینه‌های مربوط به سازمان را هم کاهش می‌دهد. در ادامه قصد داریم یک مثال را برای شما شرح دهیم؛ با یکپارچه شدن فعالیت‌های سازمان و ارتباط بخش‌های مختلف آن با یکدیگر، محدودیت‌های جغرافیایی معنای خود را ازدست‌داده‌اند. به‌همین دلیل نیازی به رفت‌وآمد و صرف هزینه‌های مربوط به آن نیست و تمام اطلاعات موردنیاز ظرف مدت چند ثانیه در سیستم سازمان مبادله خواهد شد.

آینده اتوماسیون در حسابداری

اتوماسیون در سیستم‌های حسابداری دیرتر از صنایع دیگر از راه رسیده است و هنوز هم محدودیت‌هایی برای استفاده از آن در سازمان‌های مختلف وجود دارد، چراکه گاهی اوقات به استفاده از اسناد کاغذی یا انجام برخی فعالیت‌های مالی به‌صورت دستی نیاز خواهد بود. بااین‌حال نمی‌توان منکر این شد که اتوماسیون حسابداری روزبه‌روز در حال گسترش است و قرار نیست از بین برود. در این صورت در آینده این مفهوم تمام صنایع مختلف را در بر می‌گیرد و اغلب امورات روزمره انسان‌ها توسط آن انجام خواهد شد. از همین رو پرسنل سازمان و حسابداران باید به‌خوبی خود را با این فرایند وفق داده و با نرم افزارهای مربوط به آن آشنایی کامل داشته باشند.

در این مطلب سعی کردیم شما را با اتوماسیون مالی و تمام مزایای آن آشنا کنیم. همان‌طور که متوجه شدید، این مفهوم به صنایع مختلف از جمله حسابداری وارد شده و روزبه‌روز هم در حال گسترش است. به‌عنوان نکته پایانی باید به شما بگوییم که قرار نیست با اجرای اتوماسیون حسابداری در یک سازمان، پرسنل و نیروی انسانی آن سازمان از کار بیکار شوند! بلکه این روند برای سبک کردن بار کاری آن‌ها و استفاده بهینه‌تر از وقت و انرژی پرسنل آن  شرکت است و هیچ‌گونه ضرری برای پرسنل آن نخواهد داشت.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.