برنامه حسابداری نکاتی مهمی که باید بدانید

برنامه حسابداری در حقیقت یک برنامه یا نرم افزار کامپیوتری است که از آن در جهت ثبت و ذخیره سازی، مهم‌ترین اسناد و داده‌ها، یعنی اطلاعات مالی و حسابداری کارکنان و پرسنل یک شرکت یا سازمان استفاده می‌شود. بنابراین از جنبه‌ی ذخیره چنین داده‌ها و اطلاعاتی مهم، یک نرم‌افزار حسابداری شرکتی به نوعی قلب تپنده‌ی یک شرکت به حساب می‌آید.

به علاوه از آنجایی که انجام امور مالی و حسابداری یکی از فرآیندهای حساس و مهم یک شرکت یا سازمان است و نتایج حاصل از این فرآیندهای حسابداری تاثیر ویژه‌ای روی فعالیت‌های کنونی و حتی تا مواردی فراتر، روی مسیر آینده و پیش روی یک شرکت یا سازمان نیز تاثیرگذار است.

به عبارت دیگر استفاده از یک برنامه حسابداری که نمی‌تواند امور حسابداری و مالی شرکت شما را متناسب با نیازها و خواسته‌های‌تان انجام بدهد، امکان استفاده از نمودارها و محاسابت و فرمول‌های رایج مالی، برای پیش بینی فعالیت‌های مالی و حسابداری آینده یک شرکت یا سازمان را برای شما فراهم نمی‌کند و همچنین این نرم‌افزار حسابداری نتواند ورودی و خروجی‌ فایل‌های مختلف را پردازش کند، چه بسا می‌تواند باعث زمین خوردن و شکست شرکت یا کسب و کارتان شود.

البته لازم به ذکر است که به دلیل وجود برنامه‌ها و نرم افزارهای متعدد در بازار و همچنین پیچیدگی‌های مربوط به امور مالی و  حسابداری، انتخاب و استفاده از برنامه حسابداری که پاسخگوی تمام نیازها و خواسته‌های شرکت یا کسب و کار شما باشد و ضمنا با تحلیل و بررسی نمودارهای مالی،‌ شرکت شما را به مسیر درستی و در جهت رشد و توسعه هدایت کند، کار بسیار سخت و دشواری خواهد بود.

به همین دلیل دانستن نکات مهمی در مورد یک نرم‌افزار حسابداری شرکت در رویدادهای آموزشی ، کمک شایانی به شما خواهد کرد که به دنبال نرم افزاری هستید که در ابتدا متناسب با نیازها و خواسته‌های شرکت شما باشد، با صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های مربوط به استخدام نیروی انسانی، هرچه بیشتر امور مالی و حسابداری شما را به صورت خودکار انجام بدهد و ضمنا بروز خطاهای احتمالی در هنگام انجام محاسبات مالی را به حداقل برساند.

از این رو در این مقاله قصد داریم تا با معرفی نکات مهمی در مورد نرم افزارهای حسابداری، این امید را در دل مدیران، مدیران ارشد و حسابداران یک شرکت یا سازمان ایجاد کنیم، که استفاده از یک برنامه حسابداری تا چه اندازه می‌تواند برای آن‌ها مفید است و تا چه حد می‌توانند به انجام درست و بی‌نقض امور مالی و حسابداری مربوط به مجموعه خود مطمئن باشند.

شناخت کافی نسبت به خواسته ها و نیازها

همانطور که در متن بالا به آن اشاره کردیم، یکی از اصلی‌ترین نکات مهم در مورد نرم افزارهای حسابداری، این است که آن نرم افزار پاسخگوی خواسته‌ها و نیازهای شرکت یا کسب و کار شما باشد. بنابراین به عنوان اولین قدم خوب است که نیازها و انتظارات مجموعه یا سازمان خود را از یک برنامه حسابداری شناسایی کنید.

در حقیقت انجام چنین کاری باعث می‌شود، تا با انجام یک پیش بینی و برآورد درست، میزان فعالیت‌هایی موردنیاز برای انجام امور مالی و حسابداری مجموعه و سازمان خود را به خوبی تعیین و برای تحقق یافتن آن برنامه‌ریزی کنید. به علاوه این کار در هنگام انتخاب یک برنامه حسابداری از این جهت اهمیت پیدا می‌کند که حتی با صرف هزینه کمتر مناسب‌ترین آن‌ها را برای مجموعه و سازمان خود انتخاب کنید.

استفاده ساده و آسان

نکته مهم دیگر در ارتباط با انتخاب یک برنامه حسابداری، انتخابی نرم‌افزار حسابداری است که استفاده از آن به انجام فعالیت‌ها و فرآیندهای بسیار پیچیده نیازی ندارد و هر فردی با هر سطح توانایی و سوادی می‌تواند از آن نرم افزار برای انجام امور مالی و حسابداری استفاده کند. چراکه اگر رابط کاربری و نحوه استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری ساده و آسان و درعین حال از نظر بصری جذاب باشد، افراد بیشتری را جذب استفاده از آن نرم افزار می‌کند.

به علاوه سادگی انجام مراحل مربوط به نصب و راه‌اندازی یک برنامه حسابداری در کنار رابط کاربری جذاب، یکی دیگر از نکات مهمی در مورد نرم افزارهای حسابداری است. به عبارتی دیگر اگر شما در هنگام نصب و راه‌اندازی یک نرم‌افزار حسابداری ، به کمک افراد دیگری نیاز پیدا کنید، به احتمال فراوان شما را به سمت استفاده از سایر نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار هدایت می‌کند، که به نسبت پیچیدگی‌های کمتری برای نصب و راه‌اندازی دارند.

سیستم گزارش‌دهی قدرتمند

تمام گزارش‌ها و خروجی‌های مالی در نهایت باید مورد تایید و رضایت مدیران یک مجموعه یا سازمان قرار بگیرند. بنابراین یکی دیگر از نکات مهم در مورد یک برنامه حسابداری، قابلیت و امکان دریافت انواع متنوعی از گزارش‌ها و خروجی‌های مالی است.

در حقیقت گزارش‌هایی که یک برنامه حسابداری در اختیار شما قرار می‌دهد، شرح و توصیفی از تمام فعالیت‌ها و امور مالی و حسابداری است که در واحد حسابداری مجموعه یا سازمان شما اتفاق افتاده است و به علاوه نتایج مربوط به هریک از فعالیت‌ها انجام شده در این گزارش‌ها و خروجی‌های مالی قابل مشاهده است.

از این رو مدیران شرکت‌ها به گزارش‌ها و خروجی‌های مالی توجه ویژه‌ای دارند. بنابراین مجددا در اینجا تاکید می‌کنیم که امکان گزارش‌گیری‌های متنوع، از جمله نکات مهمی در مورد نرم افزارهای حسابداری است.

تعیین سطح دسترسی برای داده‌ها و اطلاعات

از آنجایی که اطلاعات و داده‌های وارد شده در یک برنامه حسابداری، از اهمیت خاص و ویژه‌ای برخوردار هستند، اگر هر فرد داخل یک مجموعه یا سازمان بتواند به این داده‌ها و اطلاعات مهم دسترسی داشته باشد، احتمال بروز مشکلات فراوانی مانند از بین رفتن بخشی از این اطلاعات اجتناب ناپذیر است.

در حقیقت زمانی که هر فرد داخل یک سازمان یا مجموعه به این داده‌ها و اطلاعات مربوط به حسابداری کارکنان و پرسنل آن سازمان دسترسی داشته باشد، می‌تواند به اختیار خود و بدون اطلاع مسئول حسابداری،‌ اقدام به ایجاد تغییراتی در برخی از اطلاعات مالی مربوط به خود کند.

بنابراین امکان کنترل و محدود کردن و تعیین سطح دسترسی کاربران در برنامه حسابداری، یکی دیگر از نکات مهم در مورد انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری است و در هنگام انتخاب چنین نرم افزارهایی باید این موضوع مورد توجه ویژه قرار بگیرد.

پشتیبانی مناسب و سریع

از دیگر نکات مهم در مورد انتخاب یک برنامه حسابداری، نحوه پشتیبانی آن از کاربران است. چراکه امکان پشتیبانی همه روزه و در ساعات مختلفی از روز، باعث می‌شود کاربران با سهولت و اطمینان بیشتری از یک نرم‌افزار حسابداری استفاده کنند.

به عنوان مثال فرض کنید که کاربران شما پس از تهیه و نصب یک برنامه حسابداری شما در هنگام استفاده از نرم‌افزار حسابداری شما با مشکلاتی مواجه شوند و بخش پشتیبانی وجود نداشته باشد که در جهت رسیدگی و رفع مشکلات آن‌ها پاسخگو باشد.

بنابراین وجود یک واحد پشتیبانی که می‌تواند تمام مشکلات و مسائل کاربران مربوط به یک برنامه حسابداری را پوشش بدهد و در سریع‌ترین زمان ممکن، بهترین راهکار برای رفع مشکلات کاربران را در اختیار آن‌ها قرار بدهد، یکی دیگر از نکات مهم در مورد انتخاب چنین نرم افزارهای حسابداری است.

قابلیت ارتقا

هر سازمان، شرکت و کسب و کاری باگذشت زمان دچار تغییر و تحولات فراوانی می‌شود و همچنین ممکن است در صورت رشد و توسعه و گسترش دامنه فعالیت خود، نیاز به انجام فعالیت‌ها و امور مالی و حسابداری بیشتری پیدا کنند.

بنابراین یک برنامه حسابداری، باید این امکان را برای کاربران خود فراهم کند که در صورت بروز چنین اتفاقی، نرم‌افزار حسابداری قابلیت ارتقا داشته باشد. در این صورت قابلیت ارتقای یک برنامه حسابداری، از این جهت اهمیت پیدا می‌کند، که قابلیت ارتقا به عنوان گزینه‌ای مناسب، کاربران و مدیران شرکت‌ها را از تعویض برنامه خود و استفاده از سایر برنامه‌ها منصرف می‌کند.

یکپارچگی

قابلیت و امکان ایجاد ارتباط میان این نرم افزارها یا برنامه‌های کامپیوتری با سایر نرم افزارها و سیستم‌های مالی یکی دیگر از نکات مهم در مورد انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری است. درواقع این امکان به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌ها و فرآیندهای مربوط به تبادل و ثبت رویدادهای مالی یک شرکت یا سازمان را با سرعت بیشتری انجام بدهید و همچنین از صحت اطلاعات ثبت شده در آن برنامه اطمینان حاصل کنید.

سخن آخر

به عنوان نتیجه‌گیری و سخن پایانی، باید بگوییم اگر در تلاش برای پیدا کردن یک نرم‌افزار حسابداری هستید که مطابق تمام انتظارات، خواسته‌ها و نیازهای شما طراحی شده باشد و همچنین حتی در بهترین حالت ممکن بتواند 100 درصد از آن‌ها را پوشش بدهد، هیچ نرم افزار یا برنامه‌ای نخواهید یافت.

بنابراین ما به شما پیشنهاد می‌کنیم تا با درنظر گرفتن تمام موارد گفته شده و حسب تجربیات مدیر مالی ، تحقیقات و بررسی‌های خود را در خصوص انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری انجام بدهید و سپس اقدام به خرید مناسب‌ترین آن‌ها برای شرکت، سازمان یا کسب و کار خود کنید.