مقدمه
بهترین نرم افزار حسابداری برای همه کسبوکارها یک نرمافزار مشخص نیست. نیازهای مالی یک فروشگاه با یک شرکت تولیدی، مجموعه پیمانکاری یا شرکت بازرگانی تفاوت دارد و نرمافزاری که برای یک کسبوکار انتخاب مناسبی است، ممکن است برای مجموعهای دیگر امکانات کم یا پیچیدگی بیش از حد داشته باشد.
به همین دلیل، هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری نباید فقط به تعداد امکانات، قیمت یا معروفبودن یک محصول توجه کرد. نوع فعالیت، تعداد کاربران، حجم اسناد، نیاز به انبار، فروش، خزانهداری، حقوق و دستمزد، بهای تمامشده، مدیریت پروژه، گزارشهای مدیریتی، امنیت اطلاعات و امکان توسعه سیستم همگی در انتخاب نقش دارند.
در این راهنما بررسی میکنیم بهترین نرم افزار حسابداری چه ویژگیهایی باید داشته باشد، برای انواع کسبوکارها چه امکاناتی اهمیت بیشتری دارد و قبل از خرید چه سؤالاتی باید از شرکت ارائهدهنده نرمافزار پرسید.
بهترین نرم افزار حسابداری چیست؟
بهترین نرم افزار حسابداری سیستمی است که بتواند فرآیندهای مالی موردنیاز یک کسبوکار را با دقت، سرعت و کنترل مناسب پوشش دهد و در عین حال امکان تهیه گزارشهای موردنیاز مدیران و حسابداران را فراهم کند.
بنابراین بهترین بودن را نمیتوان فقط با یک ویژگی مشخص کرد. یک نرمافزار ممکن است امکانات زیادی داشته باشد اما استفاده از بخش بزرگی از آن برای یک کسبوکار کوچک ضروری نباشد. از طرف دیگر، یک سیستم ساده ممکن است در شروع کار مناسب باشد اما با افزایش کاربران، شعب، محصولات یا حجم اسناد پاسخگوی نیازهای شرکت نباشد.
در یک انتخاب مناسب باید سه سؤال اصلی پاسخ داده شود:
- کسبوکار امروز به چه امکاناتی نیاز دارد؟
- در آینده احتمالاً به چه امکاناتی نیاز پیدا میکند؟
- آیا نرمافزار میتواند همراه با رشد مجموعه توسعه پیدا کند؟
آیا یک نرم افزار حسابداری برای همه کسب و کارها بهترین است؟
خیر. یکی از مهمترین اشتباهات هنگام جستوجوی بهترین نرم افزار حسابداری، این است که انتظار داشته باشیم یک نسخه و یک مجموعه امکانات برای تمام کسبوکارها مناسب باشد.
برای مثال، یک فروشگاه ممکن است بیش از هر چیز به فروش سریع، صندوق و موجودی کالا نیاز داشته باشد؛ در حالی که یک کارخانه علاوه بر حسابداری مالی به کنترل مواد اولیه، تولید و بهای تمامشده نیاز دارد.
در یک شرکت پیمانکاری نیز کنترل هزینه و درآمد هر پروژه اهمیت بیشتری پیدا میکند.
| نوع کسبوکار | امکانات مهمتر |
|---|---|
| شرکتی | مالی، خزانهداری، خرید، فروش، دارایی ثابت، حقوق و گزارش مدیریتی |
| بازرگانی | خرید، فروش، انبار، خزانهداری، مشتریان و تأمینکنندگان |
| تولیدی | انبار مواد، تولید، مصرف مواد، بهای تمامشده و گزارش تولید |
| پیمانکاری | پروژه، قرارداد، هزینه پروژه، درآمد پروژه، دریافت و پرداخت |
| فروشگاهی | فروش سریع، صندوق، کالا، موجودی، قیمت و گزارش فروش |
| خدماتی | درآمد خدمات، هزینه، مشتریان، مطالبات و گزارش سودآوری |
مهمترین معیارهای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری
برای مقایسه نرمافزارهای حسابداری بهتر است بهجای تمرکز روی تبلیغات، یک مجموعه معیار مشخص داشته باشید.
تناسب با نوع فعالیت کسب و کار
اولین معیار، پوشش فرآیندهای واقعی مجموعه است.
اگر شرکت تولیدی دارید، صرف وجود ثبت سند و دفتر کل کافی نیست. اگر شرکت پروژهمحور دارید، باید بتوانید اطلاعات مالی را به تفکیک پروژه کنترل کنید.
قبل از خرید، فرآیندهای اصلی مجموعه را فهرست کنید و بررسی کنید نرمافزار چگونه هرکدام را پوشش میدهد.
امکانات حسابداری مالی
هسته یک سیستم مالی باید امکان ثبت و کنترل رویدادهای حسابداری و تهیه گزارشهای موردنیاز را فراهم کند.
مواردی مانند اینها اهمیت دارند:
- تعریف ساختار حسابها
- ثبت اسناد حسابداری
- کنترل گردش حسابها
- دفتر کل و معین
- تراز آزمایشی
- گزارشهای مالی
- جستوجو و پیگیری اسناد
هرچه حجم عملیات شرکت بیشتر باشد، سرعت دسترسی به اطلاعات و امکان فیلتر و تحلیل گزارشها نیز اهمیت بیشتری پیدا میکند.
گزارش گیری مالی و مدیریتی
نرم افزار حسابداری فقط برای ثبت اطلاعات نیست. بخش مهمی از ارزش سیستم زمانی مشخص میشود که مدیر بتواند از اطلاعات ثبتشده گزارش قابل استفاده دریافت کند.
برای مثال مدیر ممکن است به گزارشهایی مانند این موارد نیاز داشته باشد:
- فروش و سود
- وضعیت نقدینگی
- مانده مشتریان و تأمینکنندگان
- مطالبات سررسیدشده
- وضعیت چکها
- موجودی انبار
- عملکرد پروژهها
- بهای تمامشده
- بودجه در برابر عملکرد واقعی
قبل از انتخاب نرمافزار، چند گزارش واقعی که امروز در کسبوکار استفاده میکنید همراه داشته باشید و در جلسه دمو بررسی کنید سیستم چگونه آنها را تولید میکند.
یکپارچگی سیستم ها
اگر اطلاعات فروش، انبار، خزانهداری و حسابداری در سیستمهای کاملاً جداگانه نگهداری شوند، ممکن است کاربران مجبور شوند یک اطلاعات را چند بار ثبت کنند.
در یک سیستم یکپارچه، عملیات بخشهای مختلف میتوانند به یکدیگر متصل باشند.
برای مثال ثبت فروش میتواند روی حساب مشتری، موجودی کالا و اطلاعات مالی مرتبط اثر بگذارد.
این ساختار میتواند ورود تکراری اطلاعات و احتمال ایجاد مغایرت بین بخشهای مختلف را کاهش دهد.
سادگی و تجربه کاربری
کاربری آسان مهم است، اما «ساده بودن» نباید به معنی حذف امکانات و کنترلهای ضروری باشد.
رابط کاربری مناسب باید به کاربر کمک کند عملیات روزانه را سریع انجام دهد و در عین حال برای فعالیتهای حساس مالی کنترل کافی وجود داشته باشد.
بهتر است در جلسه دمو فقط به ظاهر صفحات نگاه نکنید و چند عملیات واقعی مانند ثبت خرید، دریافت وجه، صدور گزارش یا اصلاح سند را انجام دهید.
تعریف کاربران و سطح دسترسی
در شرکتهایی که چند کاربر از سیستم استفاده میکنند، همه افراد نباید به همه اطلاعات و عملیات دسترسی یکسان داشته باشند.
بهتر است نرمافزار امکان تعریف سطح دسترسی متناسب با نقش کاربران را فراهم کند؛ برای مثال کاربر فروش، خزانهدار، مسئول انبار و مدیر مالی میتوانند دسترسیهای متفاوتی داشته باشند.
امنیت اطلاعات و پشتیبان گیری
اطلاعات مالی از حساسترین دادههای هر کسبوکار هستند. بنابراین امنیت باید یکی از معیارهای اصلی انتخاب باشد، نه ویژگی جانبی.
هنگام بررسی نرمافزار درباره موارد زیر سؤال کنید:
- نسخه پشتیبان چگونه تهیه میشود؟
- نسخههای پشتیبان کجا نگهداری میشوند؟
- بازیابی اطلاعات چگونه انجام میشود؟
- دسترسی کاربران چگونه کنترل میشود؟
- بهروزرسانیهای امنیتی چگونه ارائه میشوند؟
- آیا امکان ثبت و بررسی فعالیت کاربران وجود دارد؟
برای آشنایی بیشتر با اصول عمومی امنیت اطلاعات کسبوکار میتوانید راهنمای Cybersecurity Basics مؤسسه NIST را مطالعه کنید.
پشتیبانی نرم افزار
پشتیبانی فقط پاسخ دادن به تماس کاربر هنگام بروز خطا نیست.
هنگام انتخاب نرمافزار بهتر است مواردی مانند اینها بررسی شوند:
- روشهای ارتباط با پشتیبانی
- ساعات پاسخگویی
- نحوه ثبت و پیگیری درخواست
- خدمات نصب و راهاندازی
- آموزش کاربران
- دسترسی به مستندات آموزشی
- نحوه دریافت نسخههای جدید
کیفیت پشتیبانی بهخصوص هنگام تغییر نرمافزار یا شروع استفاده از یک سیستم جدید اهمیت بیشتری پیدا میکند.
آموزش کاربران
حتی یک نرمافزار مناسب نیز زمانی نتیجه خوبی ایجاد میکند که کاربران بتوانند به شکل صحیح از آن استفاده کنند.
وجود آموزش اولیه، ویدئوهای آموزشی، راهنما و دسترسی به کارشناسان میتواند زمان یادگیری سیستم را کاهش دهد.
توسعه پذیری
نرم افزاری که امروز برای شرکت مناسب است ممکن است دو سال دیگر پاسخگوی حجم فعالیت آن نباشد.
قبل از خرید بررسی کنید آیا امکان اضافهکردن مواردی مانند:
- کاربر جدید
- سیستم جدید
- شعبه جدید
- انبار جدید
- گزارش اختصاصی
- ارتباط با سایر نرمافزارها
وجود دارد یا خیر.
امکان انتقال و خروج اطلاعات
دادههای مالی متعلق به کسبوکار هستند و امکان دسترسی و خروجی گرفتن از آنها اهمیت زیادی دارد.
قبل از انتخاب درباره روش ورود اطلاعات اولیه، انتقال سوابق و امکان دریافت خروجی از گزارشها سؤال کنید.
هزینه واقعی نرم افزار
هنگام مقایسه گزینهها فقط قیمت خرید اولیه را بررسی نکنید.
هزینه واقعی ممکن است موارد زیر را شامل شود:
- هزینه خرید یا اشتراک
- هزینه کاربران اضافی
- هزینه ماژولهای جدید
- هزینه استقرار
- هزینه آموزش
- هزینه پشتیبانی
- هزینه توسعه یا گزارش اختصاصی
- هزینه زیرساخت و نگهداری
بنابراین ارزانترین نرمافزار الزاماً اقتصادیترین انتخاب نیست و گرانترین نرمافزار نیز لزوماً بهترین گزینه برای مجموعه شما نخواهد بود.
بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی چه ویژگی هایی دارد؟
شرکتها معمولاً علاوه بر حسابداری مالی به سیستمهای دیگری برای مدیریت عملیات خود نیاز دارند.
یک نرم افزار حسابداری شرکتی مناسب میتواند متناسب با نیاز مجموعه از سیستمهایی مانند مالی، خزانهداری، خرید، فروش، انبار، دارایی ثابت، حقوق و دستمزد و سایر بخشهای مرتبط استفاده کند.
برای شرکتهای متوسط و بزرگ، یکپارچگی این اطلاعات اهمیت بیشتری پیدا میکند؛ زیرا مدیر باید بتواند وضعیت مالی بخشهای مختلف را بدون جمعآوری دستی اطلاعات از چند منبع بررسی کند.
در انتخاب سیستم شرکتی به این موارد توجه کنید:
- تعداد کاربران همزمان
- سطوح دسترسی
- حجم اسناد
- تعداد شعب و واحدها
- گزارشهای مدیریتی
- ارتباط سیستم مالی با سایر بخشها
- امکان توسعه سیستم
بهترین نرم افزار حسابداری تولیدی چه ویژگی هایی دارد؟
حسابداری یک مجموعه تولیدی فقط ثبت خرید و فروش نیست.
در کارخانه یا کارگاه تولیدی، مدیر باید بتواند اطلاعات مواد اولیه، مصرف مواد، تولید، موجودی محصول و هزینههای تولید را نیز کنترل کند.
به همین دلیل نرم افزار حسابداری تولیدی باید امکانات متناسب با فرآیند تولید داشته باشد.
از مهمترین مواردی که برای شرکت تولیدی باید بررسی شوند میتوان به این موارد اشاره کرد:
- کنترل مواد اولیه
- انبار مواد و محصول
- ثبت عملیات تولید
- مصرف مواد
- هزینههای مستقیم و غیرمستقیم
- محاسبه بهای تمامشده
- گزارش سودآوری محصولات
اگر مجموعه تولیدی دارید، حتماً در جلسه دمو یک نمونه واقعی از فرآیند تولید خود را در نرمافزار بررسی کنید.
بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی چه ویژگی هایی دارد؟
در محیط فروشگاهی معمولاً سرعت انجام عملیات، مدیریت کالا و کنترل موجودی اهمیت بیشتری دارد.
یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی مناسب باید با فرآیند واقعی فروشگاه هماهنگ باشد و عملیات روزمره را پیچیده نکند.
موارد مهم برای یک فروشگاه میتوانند شامل اینها باشند:
- ثبت سریع فروش
- مدیریت کالاها
- کنترل موجودی
- قیمتگذاری و تخفیف
- مدیریت دریافتها
- گزارش فروش
- کنترل صندوق
- گزارش سود کالاها
تعداد کالاها، تعداد صندوقها و حجم فروش روزانه نیز باید هنگام انتخاب در نظر گرفته شوند.
بهترین نرم افزار حسابداری پیمانکاری چه ویژگی هایی دارد؟
شرکت پیمانکاری باید بتواند اطلاعات مالی را علاوه بر سطح کل شرکت، به تفکیک پروژه نیز بررسی کند.
در یک نرم افزار حسابداری پیمانکاری مناسب، کنترل مواردی مانند هزینه پروژه، درآمد پروژه، قراردادها، دریافتها و پرداختهای مرتبط و گزارش عملکرد پروژه اهمیت دارد.
یکی از پرسشهای مهم مدیر پیمانکاری این است:
کدام پروژه سودآور است و کدام پروژه هزینه بیشتری از برنامه ایجاد کرده است؟
سیستم مالی باید بتواند دادههای لازم برای پاسخ به چنین سؤالاتی را در اختیار مدیریت قرار دهد.
نرم افزار حسابداری یکپارچه چه مزیتی دارد؟
در سیستم یکپارچه، اطلاعات بخشهای مختلف بهجای نگهداری در جزیرههای جداگانه با یکدیگر ارتباط دارند.
برای مثال وقتی واحد فروش اطلاعات یک معامله را ثبت میکند، دادههای مرتبط میتوانند در بخشهای مالی، مشتری و موجودی نیز مورد استفاده قرار بگیرند.
مهمترین مزایای این ساختار میتواند شامل موارد زیر باشد:
- کاهش ثبت تکراری اطلاعات
- کاهش احتمال مغایرت
- دسترسی سریعتر به گزارشها
- هماهنگی بیشتر واحدهای سازمان
- امکان تهیه گزارشهای جامعتر
البته یکپارچگی زمانی ارزشمند است که فرآیندها و تنظیمات سیستم از ابتدا بهدرستی طراحی و پیادهسازی شوند.
نرم افزار حسابداری ابری بهتر است یا نصب شونده؟
انتخاب بین سیستم ابری، تحت وب و نصبشونده به زیرساخت و نیاز سازمان بستگی دارد و یک پاسخ واحد برای همه کسبوکارها وجود ندارد.
| موضوع | سیستم نصبشونده | سیستم ابری یا آنلاین |
|---|---|---|
| محل اجرا | زیرساخت داخلی مجموعه | زیرساخت سرویسدهنده یا بستر آنلاین |
| دسترسی از راه دور | وابسته به زیرساخت سازمان | معمولاً سادهتر |
| نگهداری زیرساخت | بیشتر بر عهده سازمان | بخش بیشتری بر عهده سرویسدهنده |
| کنترل زیرساخت | بیشتر در اختیار سازمان | وابسته به قرارداد و ارائهدهنده |
هنگام انتخاب باید مواردی مانند محل نگهداری داده، سیاست پشتیبانگیری، سرعت اینترنت، تعداد کاربران و نیاز به دسترسی از خارج مجموعه بررسی شوند.
قبل از خرید نرم افزار حسابداری چه سوالاتی بپرسیم؟
جلسه دمو فقط برای دیدن ظاهر نرمافزار نیست. بهتر است فهرستی از سؤالهای واقعی مجموعه آماده کنید.
- آیا نرمافزار فرآیندهای اصلی کسبوکار ما را پوشش میدهد؟
- کدام امکانات در نسخه پایه وجود دارند؟
- برای اضافهکردن هر سیستم یا کاربر چه شرایطی وجود دارد؟
- دادههای فعلی ما چگونه منتقل میشوند؟
- سطح دسترسی کاربران چگونه تعریف میشود؟
- نسخه پشتیبان چگونه تهیه و بازیابی میشود؟
- آموزش اولیه شامل چه مواردی است؟
- پشتیبانی چگونه انجام میشود؟
- آیا میتوان گزارشهای موردنیاز را تهیه کرد؟
- آیا امکان توسعه سیستم در آینده وجود دارد؟
- آیا امکان ارتباط با سایر نرمافزارهای مورد استفاده شرکت وجود دارد؟
- هزینههای بعد از خرید یا اشتراک چیست؟
- در صورت تغییر نرمافزار، امکان دریافت اطلاعات و خروجی مناسب وجود دارد؟
نرم افزار حسابداری را در جلسه دمو چگونه ارزیابی کنیم؟
یکی از بهترین روشهای انتخاب این است که بهجای مشاهده یک ارائه از پیش آمادهشده، چند سناریوی واقعی کسبوکار خودتان را آزمایش کنید.
برای مثال از کارشناس بخواهید:
- یک مشتری جدید تعریف کند.
- یک فاکتور واقعی مشابه فاکتورهای شما ثبت کند.
- دریافت مربوط به آن را ثبت کند.
- گزارش مانده مشتری را نمایش دهد.
- یک گزارش فروش بگیرد.
- سطح دسترسی یک کاربر را تغییر دهد.
- یک سند اشتباه را اصلاح کند.
- خروجی یکی از گزارشها را ارائه دهد.
اگر شرکت تولیدی یا پیمانکاری دارید، سناریوی واقعی تولید یا پروژه را نیز وارد دمو کنید.
این روش خیلی بهتر از این است که فقط فهرست امکانات نرمافزار را مشاهده کنید.
چه زمانی باید نرم افزار حسابداری خود را عوض کنیم؟
تغییر نرمافزار مالی تصمیم کوچکی نیست و نباید فقط به دلیل ظاهر قدیمی یا وجود یک قابلیت جدید انجام شود.
اما برخی نشانهها میتوانند نشان دهند سیستم فعلی دیگر با نیازهای مجموعه هماهنگ نیست:
- بخش زیادی از عملیات خارج از نرمافزار و در فایلهای جانبی انجام میشود.
- اطلاعات چند بار در سیستمهای مختلف ثبت میشوند.
- مغایرت بین انبار، فروش و حسابداری زیاد است.
- تهیه گزارشهای مدیریتی بسیار زمانبر است.
- با افزایش کاربران، عملکرد سیستم با مشکل مواجه شده است.
- نرمافزار امکان اضافهکردن فرآیندهای جدید را ندارد.
- پشتیبانی موردنیاز مجموعه فراهم نمیشود.
- کنترل دسترسی کاربران پاسخگوی ساختار سازمان نیست.
در چنین شرایطی بهتر است هزینه ادامه استفاده از سیستم فعلی با هزینه و ریسک مهاجرت به سیستم جدید مقایسه شود.
اشتباهات رایج در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری
انتخاب فقط براساس قیمت
قیمت مهم است، اما خرید سیستمی که فرآیندهای اصلی شرکت را پوشش نمیدهد میتواند هزینههای پنهان بیشتری ایجاد کند.
انتخاب فقط براساس تعداد امکانات
وجود صدها قابلیت زمانی ارزشمند است که کسبوکار واقعاً به آنها نیاز داشته باشد.
ندیدن دمو با اطلاعات واقعی
فهرست امکانات نمیتواند تجربه واقعی کار با سیستم را نشان دهد. بهتر است سناریوهای واقعی مجموعه در دمو آزمایش شوند.
توجه نکردن به توسعه آینده
ممکن است نرمافزار امروز مناسب باشد اما با افزایش شعب، کاربران یا حجم عملیات محدودیت ایجاد کند.
نادیده گرفتن امنیت و پشتیبان گیری
اطلاعات مالی یکی از داراییهای مهم سازمان هستند و از دست رفتن یا دسترسی غیرمجاز به آنها میتواند مشکل جدی ایجاد کند.
بی توجهی به پشتیبانی و آموزش
کیفیت تجربه استفاده از نرمافزار فقط به خود محصول وابسته نیست و خدمات استقرار، آموزش و پشتیبانی نیز نقش مهمی دارند.
خرید قبل از شناخت نیازهای کسب و کار
قبل از مقایسه نرمافزارها باید ابتدا فرآیندهای مالی و عملیاتی خود شرکت مشخص شوند. در غیر این صورت ممکن است معیارهای انتخاب بر اساس تبلیغات فروشندگان شکل بگیرند.
چک لیست انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری
- نوع فعالیت کسبوکار مشخص شده است.
- فرآیندهای اصلی شرکت فهرست شدهاند.
- تعداد کاربران فعلی و آینده مشخص است.
- سیستمهای موردنیاز تعیین شدهاند.
- گزارشهای ضروری مدیریت مشخص شدهاند.
- یکپارچگی سیستمها بررسی شده است.
- سطوح دسترسی بررسی شدهاند.
- روش پشتیبانگیری مشخص است.
- امنیت اطلاعات بررسی شده است.
- نحوه انتقال اطلاعات قبلی مشخص شده است.
- توسعهپذیری سیستم بررسی شده است.
- شرایط پشتیبانی مشخص شده است.
- آموزش کاربران بررسی شده است.
- هزینههای اولیه و بعدی مشخص شدهاند.
- دمو با سناریوی واقعی انجام شده است.
سوالات متداول درباره بهترین نرم افزار حسابداری
بهترین نرم افزار حسابداری کدام است؟
یک نرمافزار مشخص را نمیتوان برای تمام کسبوکارها بهترین دانست. انتخاب مناسب به نوع فعالیت، حجم عملیات، کاربران، سیستمهای موردنیاز، گزارشها، بودجه و برنامه توسعه کسبوکار بستگی دارد.
بهترین نرم افزار حسابداری برای شرکت چه ویژگی هایی دارد؟
برای شرکتها امکانات مالی، خزانهداری، گزارشگیری، سطح دسترسی، یکپارچگی با خرید، فروش و سایر سیستمهای موردنیاز و امکان توسعه اهمیت زیادی دارد.
بهترین نرم افزار حسابداری برای تولیدی چیست؟
یک مجموعه تولیدی علاوه بر حسابداری مالی معمولاً به کنترل انبار مواد، فرآیند تولید و بهای تمامشده نیاز دارد. بنابراین نرمافزار باید متناسب با فرآیند واقعی تولید انتخاب شود.
بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی چه امکاناتی دارد؟
سرعت ثبت فروش، کنترل صندوق، مدیریت کالا و موجودی، قیمتگذاری و گزارش فروش از مهمترین قابلیتهای موردنیاز بسیاری از فروشگاهها هستند.
بهترین نرم افزار حسابداری برای پیمانکاری چه ویژگی دارد؟
امکان کنترل درآمد و هزینه به تفکیک پروژه، مدیریت اطلاعات قرارداد و تهیه گزارش عملکرد پروژه از معیارهای مهم برای شرکتهای پیمانکاری است.
نرم افزار حسابداری ابری بهتر است یا نصب شونده؟
هیچکدام برای همه کسبوکارها برتری مطلق ندارند. زیرساخت سازمان، نیاز به دسترسی از راه دور، سیاست امنیتی، هزینه نگهداری و تعداد کاربران باید در تصمیمگیری بررسی شوند.
در انتخاب نرم افزار حسابداری قیمت مهم تر است یا امکانات؟
هر دو مهم هستند، اما باید تناسب امکانات با نیازهای واقعی کسبوکار بررسی شود. سیستمی که امکانات موردنیاز را ندارد حتی با قیمت پایین نیز ممکن است انتخاب اقتصادی مناسبی نباشد.
چرا پشتیبانی نرم افزار حسابداری مهم است؟
در زمان استقرار، آموزش، بروز خطا، تغییر فرآیندها یا استفاده از امکانات جدید ممکن است کاربران به راهنمایی نیاز داشته باشند. به همین دلیل کیفیت و نحوه ارائه پشتیبانی یکی از معیارهای انتخاب است.
قبل از خرید نرم افزار حسابداری دمو لازم است؟
بله، دمو میتواند کمک کند فرآیندهای واقعی شرکت را در سیستم آزمایش کنید. بهتر است در جلسه دمو فقط امکانات معرفیشده را مشاهده نکنید و چند عملیات واقعی کسبوکار خود را اجرا کنید.
آیا گران ترین نرم افزار حسابداری بهترین نرم افزار است؟
خیر. قیمت بیشتر الزاماً به معنی تناسب بیشتر با نیازهای مجموعه نیست. بهترین انتخاب، سیستمی است که امکانات، ظرفیت، پشتیبانی و هزینه آن با شرایط کسبوکار هماهنگ باشد.
برای خرید نرم افزار حسابداری از کجا شروع کنیم؟
ابتدا فرآیندها و نیازهای کسبوکار را مشخص کنید، سپس سیستمهای موردنیاز و گزارشهای ضروری را فهرست کنید. پس از آن چند راهکار را براساس معیارهای یکسان بررسی و با سناریوهای واقعی آزمایش کنید.
جمع بندی
بهترین نرم افزار حسابداری نرمافزاری نیست که صرفاً بیشترین امکانات یا بالاترین قیمت را داشته باشد. بهترین انتخاب، سیستمی است که با نوع فعالیت، اندازه، فرآیندها و اهداف کسبوکار هماهنگ باشد و بتواند در کنار نیازهای امروز، بخشی از نیازهای آینده مجموعه را نیز پوشش دهد.
برای انتخاب باید مواردی مانند امکانات مالی، گزارشگیری، یکپارچگی، سطح دسترسی، امنیت، پشتیبانگیری، آموزش، پشتیبانی، توسعهپذیری و هزینه واقعی سیستم در کنار یکدیگر بررسی شوند.
همچنین بهتر است قبل از خرید، نرمافزار را با سناریوهای واقعی کسبوکار آزمایش کنید. ثبت یک فاکتور، بررسی مانده مشتری، تهیه گزارش، کنترل دسترسی و اجرای یک فرآیند واقعی میتواند اطلاعات بسیار بیشتری از مشاهده فهرست بلند امکانات در اختیار شما قرار دهد.
یاس سیستم مجموعهای از راهکارهای نرم افزار حسابداری را برای نیازهای مختلف کسبوکار ارائه میکند. انتخاب سیستم مناسب نیز بهتر است براساس نیازهای واقعی مجموعه و سیستمهایی انجام شود که برای مدیریت مالی و عملیاتی آن ضروری هستند.
