چرا دیگر حسابداری شرکت ها با اکسل نمی شود؟

مقدمه

حسابداری شرکت ها با اکسل یکی از روش‌های بسیار رایج و محبوب در سال‌های گذشته بود که بیشتر مدیران مالی و حسابداران به آن وابسته بودند. درواقع حسابداری شرکت ها با اکسل به‌دلیل رایگان بودن، سادگی و در دسترس بودن، انتخاب اول بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط به‌حساب می‌آمد.

حسابداری شرکت ها با اکسل این امکان را فراهم می‌کرد که اطلاعات مالی به‌صورت دستی وارد شود و با استفاده از فرمول‌های ساده، محاسبات موردنیاز انجام گیرد. اما در چند سال اخیر، تحولات مالیاتی و رشد نیازهای اطلاعاتی، باعث شده حسابداری شرکت ها با اکسل به چالشی بزرگ تبدیل شود.

امروز دیگر حسابداری شرکت ها با اکسل به‌تنهایی پاسخگوی نیازهای یک کسب‌وکار نیست. پیچیدگی مقررات مالیاتی، اتصال به سامانه مودیان، ارائه گزارش‌های مالی استاندارد و مدیریت یکپارچه مالی، همگی باعث شده‌اند که اکسل کارایی لازم را نداشته باشد. هرچند هنوز برخی از شرکت‌های کوچک به این روش سنتی وفادار مانده‌اند، اما واقعیت این است که حسابداری حرفه‌ای دیگر با اکسل امکان‌پذیر نیست.

حسابداری شرکت ها با اکسل علاوه بر مشکلات فنی مانند کندی در حجم بالای اطلاعات، مشکلات قانونی و اجرایی نیز دارد. به همین دلیل، جایگزینی اکسل با نرم افزار حسابداری حرفه‌ای و استاندارد، دیگر یک انتخاب لوکس نیست، بلکه یک ضرورت حیاتی برای ادامه حیات شرکت‌هاست.

در این مقاله، به‌طور جامع بررسی خواهیم کرد که چرا حسابداری شرکت ها با اکسل دیگر راه‌حل مناسبی برای شرکت‌ها نیست و چه دلایلی باعث شده مدیران مالی به سمت نرم افزار حسابداری شرکتی مهاجرت کنند. همچنین نقش نرم افزار واسط سامانه مودیان در این تغییرات بررسی می‌شود تا به‌خوبی متوجه شوید که چگونه یک تحول قانونی ساده، اکسل را از چرخه مالی شرکت‌ها کنار گذاشت.

اگر شما هم جزو مدیرانی هستید که هنوز به حسابداری شرکت ها با اکسل وابسته‌اید، حتماً تا انتهای این مطلب همراه ما باشید، چون آینده مالی شرکت شما به تصمیمی که امروز می‌گیرید، بستگی دارد.

یاس سیستم:چرا دیگر حسابداری شرکت ها با اکسل نمی شود؟

حسابداری شرکت ها با اکسل چگونه رواج پیدا کرد؟

اگر بخواهیم ریشه‌های حسابداری شرکت ها با اکسل را بررسی کنیم، باید به دهه ۷۰ و ۸۰ شمسی بازگردیم؛ زمانی که بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط تازه با کامپیوترهای شخصی آشنا شده بودند و دسترسی به نرم‌افزارهای تخصصی حسابداری چندان ساده و مقرون‌به‌صرفه نبود. در آن دوران، اکسل به‌عنوان بخشی از بسته نرم‌افزاری آفیس مایکروسافت، روی اکثر کامپیوترهای اداری نصب می‌شد و با رابط کاربری ساده و امکانات گسترده‌اش، خیلی سریع جای خودش را در دل حسابدارها باز کرد.

چرا اکسل محبوب شد؟

1. رایگان بودن (یا تقریباً رایگان)
   در سال‌های ابتدایی استفاده از کامپیوترهای شخصی، خرید نرم افزار حسابداری مخصوص کسب‌وکارها هزینه قابل‌توجهی داشت. در مقابل، اکسل همراه با ویندوز یا بسته آفیس به‌صورت پیش‌فرض نصب بود. در نتیجه، شرکت‌ها نیازی به پرداخت هزینه اضافه برای نرم‌افزار حسابداری احساس نمی‌کردند.

2. یادگیری ساده و در دسترس
   اکسل یکی از ساده‌ترین نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده (Spreadsheet) محسوب می‌شد که تقریباً همه حسابدارها با آن آشنا بودند. از طرف دیگر، دوره‌های آموزش اکسل در مؤسسات مختلف برگزار می‌شد و حتی کتاب‌های زیادی برای آموزش اکسل چاپ شده بود. بنابراین، یادگیری و به‌کارگیری اکسل نیازی به تخصص خاص نداشت و همه می‌توانستند با کمی تمرین، خودشان اکسل را یاد بگیرند.

3. قابلیت انعطاف بالا
   برخلاف نرم افزار حسابداری شرکتی که ساختار مشخصی داشت، اکسل یک دفتر کار سفید بود که هر حسابدار می‌توانست آن را مطابق سلیقه و نیاز خودش طراحی کند. از ساختن فرم‌های فاکتور گرفته تا طراحی گزارش‌های سفارشی، همه‌چیز با اکسل امکان‌پذیر بود.

4. عدم نیاز به اینترنت و شبکه
   در آن دوران، اینترنت به گستردگی امروز نبود و بسیاری از شرکت‌ها حتی شبکه داخلی هم نداشتند. اکسل نیازی به اتصال اینترنت یا زیرساخت پیچیده نداشت و با یک فایل ساده روی فلش یا دیسکت (!) قابل‌انتقال بود.

5. همراه با نرم افزارهای دیگر
   بسیاری از شرکت‌ها، همزمان با استفاده از ورد برای تایپ قراردادها و پاورپوینت برای ارائه‌های تجاری، از اکسل هم برای محاسبات و ثبت‌های مالی استفاده می‌کردند. این ترکیب باعث شد اکسل به‌نوعی ابزار همه‌کاره اداری تبدیل شود که نه‌فقط برای حسابداری، بلکه برای بودجه‌بندی، برنامه‌ریزی تولید و حتی مدیریت پروژه هم کاربرد داشت.

6. مناسب برای شرکت‌های کوچک
   در شرکت‌های کوچک با حجم تراکنش پایین، اکسل کاملاً جواب می‌داد. وقتی تعداد فاکتورها در ماه به ده‌ها عدد محدود بود، اکسل به‌راحتی از پس مدیریت آن برمی‌آمد. در واقع برای آن مقیاس، نیازی به یک نرم افزار حسابداری شرکتی تمام‌عیار نبود.

7. عدم وجود الزام قانونی
   در گذشته، سازمان امور مالیاتی و دیگر نهادهای نظارتی سخت‌گیری خاصی برای نحوه نگهداری سوابق مالی نداشتند. هیچ قانونی شرکت‌ها را ملزم به استفاده از نرم افزار حسابداری شرکتی نمی‌کرد و اکسل هم می‌توانست به‌عنوان یک ابزار قانونی برای ثبت اطلاعات پذیرفته شود.

8. فقدان سیستم‌های آنلاین مالیاتی
   سامانه‌هایی مثل سامانه مودیان، پایانه‌های فروشگاهی و گزارش‌های الکترونیکی هنوز وجود نداشتند. بنابراین، ارتباط بین اطلاعات مالی شرکت و سیستم‌های دولتی اهمیت کمتری داشت. نرم افزار واسط سامانه مودیان هنوز مفهومی ناشناخته بود و اکسل می‌توانست بدون دغدغه از این نظر کار کند.

چرا دیگر حسابداری شرکت ها با اکسل نمی شود؟ را در یاس سیستم بخوانید

اکسل؛ شمشیر دولبه

با وجود همه این مزایا، استفاده از اکسل برای حسابداری شرکت ها همیشه یک شمشیر دولبه بود. در حالی که در ظاهر ساده، کم‌هزینه و در دسترس بود، اما از همان ابتدا مشکلات زیر در کمین بودند:

• وابسته به نیروی انسانی: کوچک‌ترین اشتباه انسانی مثل حذف یک سلول یا تغییر اشتباهی فرمول، کل حساب و کتاب شرکت را زیر سؤال می‌برد.
• بدون کنترل داخلی: اکسل هیچ مکانیزم کنترل داخلی برای جلوگیری از تقلب یا ثبت‌های غیرمجاز نداشت.
• دشواری پشتیبان‌گیری: شرکت‌ها باید مرتب از فایل‌های اکسل پشتیبان می‌گرفتند، چون با خرابی یا پاک شدن یک فایل، کل سابقه مالی از بین می‌رفت.
• غیرقابل یکپارچه‌سازی: اکسل توانایی ارتباط با سیستم‌های انبار، فروش، تولید و خزانه‌داری را نداشت و هر واحد مجبور بود جداگانه فایل‌های خودش را نگهداری کند.
• کندی در پردازش داده‌های حجیم: با افزایش حجم اطلاعات، فایل‌های اکسل سنگین و کند می‌شدند.

نقطه عطف: تغییرات قانونی و رشد شرکت‌ها

با رشد اقتصادی و افزایش تعداد شرکت‌ها، حجم معاملات بیشتر شد. همچنین از سال ۱۳۹۸ با اجرای قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، شرکت‌ها موظف به ارسال الکترونیکی صورتحساب‌ها شدند. در چنین شرایطی اکسل کاملاً ناکارآمد شد. نه‌تنها اکسل قابلیت اتصال مستقیم به نرم افزار واسط سامانه مودیان را نداشت، بلکه تولید گزارش‌های استاندارد مالیاتی هم در آن بسیار دشوار بود.

پایان یک دوران

به‌مرور مشخص شد که حسابداری شرکت ها با اکسل دیگر راه‌حل مناسبی نیست. نیاز به نرم افزار حسابداری شرکتی که بتواند:

• به‌صورت مستقیم با نرم افزار واسط سامانه مودیان کار کند،
• گزارش‌های استاندارد مالیاتی تولید کند،
• قابلیت چندکاربره داشته باشد،
• با انبار، فروش و خزانه‌داری یکپارچه باشد،
• امکان ثبت و گزارش‌گیری لحظه‌ای داشته باشد،
• امنیت اطلاعات را تضمین کند،
• و به‌روزرسانی‌های قانونی دریافت کند،

حسابداری با اکسل را به خاطره‌ها سپرد.

شما در حال مطالعه چرا دیگر حسابداری شرکت ها با اکسل نمی شود؟ در یاس سیستم هستید

چرا حسابداری شرکت ها با اکسل دیگر جواب نمی‌دهد؟

۱. حجم بالای اطلاعات مالی و ناکارآمدی اکسل

در گذشته شرکت‌ها با تعداد کمی فاکتور، سند و گزارش سروکار داشتند. اما امروز حتی یک شرکت کوچک روزانه ده‌ها معامله دارد و این یعنی هزاران رکورد داده در ماه. اکسل با این حجم اطلاعات کند می‌شود، گزارش‌ها دیر بارگذاری می‌شوند و احتمال خطا به‌شدت بالا می‌رود. در مقابل، نرم افزار حسابداری شرکتی مثل یاس سیستم، برای مدیریت داده‌های حجیم ساخته شده و بدون افت سرعت کار می‌کند.

۲. الزام به اتصال مستقیم به سامانه مودیان

براساس قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، تمام شرکت‌ها موظف‌اند صورتحساب‌های خود را از طریق نرم افزار واسط سامانه مودیان به سامانه ارسال کنند. اکسل چنین قابلیتی ندارد و برای ارسال اطلاعات از اکسل به سامانه باید چندین مرحله دستی طی شود که پر از خطا و پیچیدگی است. نرم افزار حسابداری شرکتی مثل یاس سیستم، ارتباط مستقیم و خودکار با سامانه مودیان دارد و بدون نیاز به دخالت انسان، اطلاعات را ارسال می‌کند.

۳. خطاهای انسانی در حسابداری شرکت ها با اکسل

حسابداری شرکت ها با اکسل به‌شدت وابسته به ورود دستی اطلاعات است. کوچک‌ترین اشتباه تایپی، جابه‌جایی سلول یا حذف ناخواسته داده، کل ساختار فایل را به‌هم می‌ریزد. در مقابل، نرم افزار حسابداری دارای کنترل داخلی، لاگ تغییرات و سیستم اعتبارسنجی داده‌هاست که درصد خطا را به حداقل می‌رساند.

۴. عدم ارائه گزارش‌های استاندارد مالی و مالیاتی

تهیه گزارش‌های مالیاتی مثل گزارش معاملات فصلی، اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده یا صورت مالی در اکسل بسیار سخت است. نرم افزار حسابداری شرکتی به‌صورت پیش‌فرض این گزارش‌ها را مطابق استانداردهای سازمان امور مالیاتی تهیه می‌کند، اما در اکسل باید همه چیز را از صفر طراحی کرد.

۵. نبود قابلیت کار چندکاربره در اکسل

در یک شرکت متوسط، چندین نفر همزمان باید به اسناد مالی دسترسی داشته باشند. اکسل چنین قابلیتی ندارد. اما نرم افزار حسابداری شرکتی به‌صورت شبکه‌ای طراحی شده و چندین کاربر می‌توانند همزمان با دسترسی‌های مشخص، روی آن کار کنند.

۶. تغییرات دائمی در قوانین مالیاتی

قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری به‌صورت مداوم تغییر می‌کنند. نرم افزار حسابداری شرکتی مثل یاس سیستم، به‌طور مرتب به‌روزرسانی شده و تغییرات قانونی را اعمال می‌کند. اما در اکسل شما باید دائماً فایل‌ها را اصلاح کرده و با تغییرات قانونی منطبق کنید که کاری زمان‌بر و پرخطاست.

۷. زمان‌بر بودن تولید گزارش‌های مدیریتی

در نرم افزار حسابداری شرکتی، مدیران می‌توانند گزارش‌های تحلیلی متنوعی مثل سود و زیان، فروش ماهانه، هزینه‌های عملیاتی و… را تنها با چند کلیک مشاهده کنند. اما در اکسل تولید چنین گزارش‌هایی به ساعت‌ها زمان نیاز دارد و هر تغییر کوچک در داده‌ها به‌معنی ساخت دوباره گزارش است.

چرا یاس سیستم بهترین جایگزین اکسل است؟

اگر هنوز شرکت شما از اکسل استفاده می‌کند، بهترین زمان برای مهاجرت به نرم افزار حسابداری شرکتی یاس سیستم همین امروز است. این نرم‌افزار:

• منطبق با آخرین استانداردهای حسابداری و مالیاتی است.
• ارتباط مستقیم با نرم افزار واسط سامانه مودیان دارد.
• تمام گزارش‌های قانونی را به‌صورت خودکار تولید می‌کند.
• مناسب شرکت‌های کوچک، متوسط و بزرگ است.
• امکان اتصال به فروشگاه آنلاین، انبار و تولید را دارد.
• چندکاربره است و سطح دسترسی برای کاربران تعریف می‌شود.
• محیط کاربری ساده و فارسی‌سازی شده دارد.
• پشتیبانی تخصصی حسابداری و مالیاتی ارائه می‌کند.
• آموزش رایگان و بروزرسانی دائمی دارد.

یاس سیستم:چرا یاس سیستم بهترین جایگزین اکسل است؟

جمع‌بندی بر چرا دیگر حسابداری شرکت ها با اکسل نمی شود؟

با بررسی دقیق روند تاریخی و دلایل محبوبیت اکسل در سال‌های گذشته، به‌خوبی متوجه شدیم که حسابداری شرکت ها با اکسل زمانی انتخاب اول حسابداران و مدیران مالی بوده است. نرم‌افزاری ساده، رایگان (یا کم‌هزینه)، با قابلیت‌های انعطاف‌پذیر و یادگیری آسان که برای سال‌ها در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط جای خود را باز کرده بود.

اما همان‌طور که هر ابزار موقتی روزی جای خود را به ابزارهای تخصصی می‌دهد، حسابداری شرکت ها با اکسل هم به پایان مسیر خود رسید.

در سال‌های اخیر، تحولات اقتصادی، تغییرات قانونی، و الزامات جدید مالیاتی، نیازهای حسابداری را به سطحی بالاتر برد. امروزه، دیگر فقط ثبت‌و‌ضبط اطلاعات مالی کافی نیست. شرکت‌ها باید گزارش‌های استاندارد مالیاتی ارائه کنند، به سامانه مودیان متصل باشند، اطلاعات مالی را به‌صورت لحظه‌ای و دقیق رصد کنند، و بتوانند از داده‌های مالی خود تحلیل‌های کاربردی استخراج کنند.

اینجاست که اکسل دیگر پاسخگوی این نیازها نیست و نرم افزار حسابداری شرکتی جای آن را می‌گیرد.

یکی از مهم‌ترین دلایل حذف اکسل از فرآیندهای مالی، الزام به ارسال فاکتورهای رسمی به سامانه مودیان است. نرم افزار حسابداری شرکتی این قابلیت را دارد که به‌طور مستقیم با نرم افزار واسط سامانه مودیان ارتباط برقرار کند، فاکتورها را به‌صورت الکترونیکی ارسال نماید و حتی گزارش‌های مالیاتی موردنیاز سازمان امور مالیاتی را به‌طور خودکار تولید کند.

درحالی‌که حسابداری شرکت ها با اکسل کاملاً از این امکانات بی‌بهره است و شرکت‌ها را مجبور می‌کند تا به‌صورت دستی اطلاعات را وارد سامانه کنند که هم زمان‌بر است و هم پر از خطا.

از طرف دیگر، نرم افزار حسابداری شرکتی با یکپارچه‌سازی تمام بخش‌های مالی، انبار، خرید و فروش، حقوق و دستمزد و خزانه‌داری، تصویر کاملی از وضعیت مالی شرکت ارائه می‌دهد. در مقابل، اکسل برای هر بخش نیاز به فایل جداگانه دارد و تجمیع این اطلاعات، به یک معضل پیچیده و پرخطا تبدیل می‌شود.

با افزایش حجم اطلاعات و رشد شرکت‌ها، فایل‌های اکسل سنگین و کند شده و دیگر امکان مدیریت کارآمد حساب‌ها وجود نخواهد داشت.

در کنار این مسائل فنی و قانونی، نباید فراموش کرد که مدیریت مالی مدرن، فراتر از ثبت‌های ساده حسابداری است. امروز مدیران مالی نیاز دارند که گزارش‌های تحلیلی دریافت کنند، روندهای سودآوری و هزینه‌ها را تحلیل کنند و تصمیم‌سازی مبتنی بر داده انجام دهند.

نرم افزار حسابداری شرکتی این قابلیت‌ها را در اختیار آن‌ها می‌گذارد؛ در حالی که حسابداری شرکت ها با اکسل برای چنین تحلیلی، یا نیاز به صرف زمان بسیار زیاد دارد یا اساساً امکان‌پذیر نیست.

با این اوصاف، می‌توان گفت دیگر دوران حسابداری شرکت ها با اکسل به سر آمده و مدیران هوشمند به سمت راه‌حل‌های مدرن‌تر مانند نرم افزار حسابداری شرکتی رفته‌اند.

این نرم‌افزارها نه‌تنها تمامی قابلیت‌های اکسل را دارند، بلکه ده‌ها امکان جدید مانند اتصال به نرم افزار واسط سامانه مودیان، ارائه گزارش‌های مالیاتی استاندارد، یکپارچه‌سازی با بخش‌های دیگر شرکت، مدیریت چندکاربره، امنیت داده‌ها و پشتیبان‌گیری خودکار را نیز ارائه می‌دهند.

در نهایت، اگر بخواهیم آینده حسابداری کسب‌وکارها را پیش‌بینی کنیم، باید بگوییم نرم افزار حسابداری شرکتی نه‌تنها یک انتخاب منطقی، بلکه یک الزام قانونی و مدیریتی است. با رشد کسب‌وکارها، افزایش حجم معاملات و پیچیدگی مقررات مالیاتی، هیچ مدیر آگاهی حاضر نیست ریسک کند و حساب‌های شرکتش را همچنان با اکسل مدیریت کند.

آینده از آن کسب‌وکارهایی است که به‌جای اصرار بر روش‌های سنتی، به‌سرعت به سمت ابزارهای نوین حسابداری مهاجرت می‌کنند و از قابلیت‌های پیشرفته نرم افزار حسابداری شرکتی و نرم افزار واسط سامانه مودیان برای مدیریت کارآمد مالی خود بهره می‌برند.

پس اگر شما هم هنوز حسابداری شرکت خود را با اکسل انجام می‌دهید، همین امروز تصمیم بگیرید و برای حفظ بقای کسب‌وکار، آینده مالی شرکت خود را به دست یک نرم افزار حسابداری شرکتی قدرتمند بسپارید. آینده کسب‌وکار شما به انتخاب امروزتان وابسته است.