مقدمه
نرم افزار حسابداری ابری نوعی سیستم مالی است که بخش اصلی پردازش و نگهداری اطلاعات آن روی زیرساختهای سروری و ابری انجام میشود و کاربران معمولاً از طریق اینترنت به نرمافزار دسترسی پیدا میکنند. در این مدل، بخش قابل توجهی از مدیریت زیرساخت، نگهداری نرمافزار و ارائه سرویس میتواند توسط شرکت ارائهدهنده انجام شود و کاربر بیشتر روی ثبت عملیات مالی، کنترل حسابها و گزارشگیری تمرکز کند.
این شیوه با نرمافزارهای حسابداری دسکتاپ که معمولاً روی کامپیوتر یا شبکه داخلی شرکت نصب میشوند تفاوت دارد. در یک سیستم ابری، کاربر الزاماً به یک کامپیوتر مشخص وابسته نیست و در صورت وجود مجوز دسترسی و زیرساخت مناسب میتواند از مکانهای مختلف وارد سیستم شود.
البته «ابری بودن» به این معنا نیست که تمام نرمافزارهای حسابداری ابری دقیقاً یک ساختار، سطح امنیت یا امکانات مشابه دارند. محل میزبانی اطلاعات، روش تهیه نسخه پشتیبان، نحوه احراز هویت کاربران، امکان خروج گرفتن از دادهها و مسئولیت نگهداری زیرساخت از محصولی به محصول دیگر متفاوت است.
به همین دلیل هنگام انتخاب یک نرم افزار حسابداری ابری نباید فقط به عبارت «Cloud» یا «آنلاین» در معرفی محصول توجه کرد؛ بلکه باید دقیقاً مشخص شود اطلاعات کجا نگهداری میشوند، چه کسی مسئول زیرساخت است و کسبوکار در صورت نیاز چگونه میتواند به دادههای خود دسترسی یا از آنها خروجی تهیه کند.
نرم افزار حسابداری ابری چگونه کار میکند؟
در یک ساختار متداول، نرمافزار و پایگاه داده روی زیرساخت سروری قرار دارند و کاربران از طریق اینترنت یا شبکه تعریفشده به سرویس متصل میشوند. بسیاری از نرمافزارهای حسابداری ابری به شکل SaaS یا «نرمافزار بهعنوان سرویس» ارائه میشوند؛ یعنی کسبوکار به جای نصب و نگهداری تمام اجزای سیستم روی تجهیزات خودش، از یک سرویس آماده استفاده میکند.
در این مدل، کاربر پس از ورود به حساب خود میتواند بر اساس سطح دسترسی تعریفشده عملیات مختلفی انجام دهد؛ برای مثال:
- ثبت اسناد و رویدادهای مالی
- مشاهده مانده حسابها
- ثبت خرید و فروش
- کنترل دریافت و پرداخت
- مشاهده گزارشهای مالی و مدیریتی
- مدیریت کاربران و سطح دسترسی در صورت وجود این قابلیت
نحوه دقیق انجام این عملیات به امکانات هر نرمافزار بستگی دارد و نباید تصور کرد تمام سیستمهای ابری مجموعه قابلیتهای یکسانی دارند.
اطلاعات در نرم افزار حسابداری ابری کجا نگهداری میشوند؟
اطلاعات در زیرساخت سروری نرمافزار ذخیره و پردازش میشوند. این زیرساخت میتواند روی سرویسهای عمومی Cloud، فضای ابری خصوصی یا معماریهای ترکیبی قرار گرفته باشد.
یکی از نکات مهم قبل از خرید این است که از ارائهدهنده بپرسید:
- دادهها در چه زیرساختی نگهداری میشوند؟
- نسخه پشتیبان چگونه و با چه فاصله زمانی تهیه میشود؟
- در صورت بروز اختلال، فرآیند بازیابی اطلاعات چیست؟
- آیا امکان دریافت نسخه یا خروجی از اطلاعات وجود دارد؟
- در صورت پایان قرارداد، تکلیف دادههای کسبوکار چیست؟
پاسخ به این پرسشها از تعداد زیادی عبارت تبلیغاتی درباره «امنیت بالا» یا «فضای ابری پیشرفته» مهمتر است.
تفاوت نرم افزار حسابداری ابری و تحت وب چیست؟
عبارتهای «نرم افزار حسابداری ابری» و «نرم افزار حسابداری تحت وب» در بسیاری از متنها به جای یکدیگر استفاده میشوند، اما از نظر فنی دقیقاً مترادف نیستند.
تحت وب بیشتر به روش دسترسی به نرمافزار اشاره دارد؛ یعنی کاربر از طریق مرورگر یا رابط مبتنی بر وب وارد سیستم میشود. در مقابل، ابری بیشتر به زیرساخت استقرار، پردازش و ارائه سرویس مربوط است.
به همین دلیل ممکن است یک نرمافزار تحت وب باشد اما روی سرور اختصاصی داخل سازمان اجرا شود و الزاماً Cloud نباشد. همچنین بسیاری از نرمافزارهای ابری از طریق مرورگر ارائه میشوند و در نتیجه هم ابری و هم تحت وب هستند.
| معیار | نرم افزار حسابداری ابری | نرم افزار حسابداری تحت وب |
|---|---|---|
| تمرکز تعریف | زیرساخت و نحوه ارائه سرویس | روش دسترسی کاربر |
| محل استقرار | روی زیرساخت Cloud یا معماری ابری | میتواند Cloud، سرور اختصاصی یا سرور داخلی باشد |
| روش دسترسی | معمولاً آنلاین و اغلب از طریق مرورگر | معمولاً از طریق مرورگر |
| مدیریت زیرساخت | اغلب بخش قابل توجهی توسط ارائهدهنده انجام میشود | بسته به محل استقرار میتواند بر عهده سازمان یا ارائهدهنده باشد |
| مقیاسپذیری | در بسیاری از سرویسها سادهتر است | به معماری و زیرساخت سرور بستگی دارد |
پس هنگام مقایسه محصولات بهتر است فقط به عنوان «تحت وب» یا «ابری» اکتفا نکنید و معماری واقعی سرویس را بررسی کنید.
تفاوت نرم افزار حسابداری ابری و نرم افزار حسابداری دسکتاپ
نرمافزار حسابداری دسکتاپ معمولاً روی یک یا چند کامپیوتر نصب میشود و اطلاعات آن میتواند روی همان سیستم، یک سرور داخلی یا شبکه سازمان نگهداری شود. این مدل همچنان در بسیاری از کسبوکارها استفاده میشود و لزوماً قدیمی یا غیرحرفهای نیست.
در مقابل، نرم افزار حسابداری ابری بخشی از مسئولیت زیرساخت را از داخل سازمان به محیط سرویس منتقل میکند و معمولاً امکان دسترسی از مکانهای مختلف را سادهتر میسازد.
| موضوع | حسابداری ابری | حسابداری دسکتاپ |
|---|---|---|
| نصب روی سیستم کاربران | در بسیاری از مدلها نیاز نیست | معمولاً نیاز دارد |
| محل پردازش و داده | زیرساخت سروری و ابری | سیستم یا شبکه داخلی، بسته به معماری |
| دسترسی خارج از شرکت | معمولاً سادهتر | ممکن است نیازمند VPN، Remote Desktop یا راهکارهای دیگر باشد |
| بهروزرسانی | در مدلهای SaaS معمولاً متمرکز انجام میشود | بسته به محصول ممکن است نیازمند نصب نسخه جدید باشد |
| مدیریت زیرساخت | بخشی از مسئولیت بر عهده ارائهدهنده است | بیشتر بر عهده سازمان یا پیمانکار فناوری اطلاعات است |
| وابستگی به اینترنت عمومی | در اغلب سرویسها وجود دارد | برای استفاده محلی معمولاً ضروری نیست |
| پشتیبانگیری | بسته به سرویس و قرارداد ارائهدهنده | بسته به سیاست داخلی مجموعه |
هیچکدام از این دو مدل را نمیتوان بهصورت مطلق برای همه کسبوکارها بهتر دانست. انتخاب مناسب به ساختار سازمان، کیفیت اینترنت، تعداد کاربران، سیاست امنیت اطلاعات، بودجه و نیاز به دسترسی از راه دور بستگی دارد.
مزایای نرم افزار حسابداری ابری
دسترسی آسانتر از مکانهای مختلف
یکی از مهمترین مزایای نرم افزار حسابداری ابری این است که کاربران مجاز معمولاً میتوانند بدون وابستگی به حضور در محل شرکت به سیستم دسترسی داشته باشند.
این ویژگی برای شرکتهای چندشعبهای، مدیرانی که در چند محل فعالیت میکنند و تیمهای مالی دورکار میتواند اهمیت زیادی داشته باشد.
مدیریت متمرکز کاربران
در بسیاری از سیستمهای ابری میتوان کاربران مختلف تعریف کرد و برای هرکدام سطح دسترسی مشخص در نظر گرفت. این ویژگی کمک میکند دسترسی مدیر، حسابدار، مسئول فروش یا سایر کاربران متناسب با وظایف آنها تنظیم شود.
البته وجود و میزان جزئیات این قابلیت باید در نرمافزار انتخابی بررسی شود و نمیتوان آن را ویژگی قطعی تمام سرویسهای ابری دانست.
بهروزرسانی متمرکزتر
در بسیاری از مدلهای SaaS، نسخه نرمافزار روی زیرساخت ارائهدهنده بهروزرسانی میشود و کاربران بدون نصب جداگانه نسخه جدید به امکانات بهروز دسترسی پیدا میکنند.
این موضوع میتواند مدیریت نسخههای مختلف نرمافزار در سازمان را سادهتر کند، بهخصوص زمانی که تعداد کاربران زیاد باشد.
مقیاسپذیری متناسب با رشد کسبوکار
در یک کسبوکار در حال رشد ممکن است تعداد کاربران، حجم اطلاعات یا نیاز به منابع پردازشی افزایش پیدا کند. یکی از مزایای معماریهای ابری این است که در بسیاری از موارد امکان توسعه منابع سادهتر از زیرساختهای ثابت داخلی است.
با این حال باید قبل از خرید بررسی شود افزایش تعداد کاربران، فضای ذخیرهسازی یا امکانات بیشتر چه هزینهای ایجاد میکند.
کاهش بخشی از مسئولیت نگهداری زیرساخت
در مدلهای ابری مدیریت سرور، بخشی از فرآیند تهیه نسخه پشتیبان، نگهداری سرویس و برخی اقدامات فنی میتوانند توسط ارائهدهنده انجام شوند. این موضوع میتواند بار فنی تیم داخلی کسبوکار را کاهش دهد.
اما مسئولیتها باید در قرارداد یا شرایط سرویس مشخص باشند. عبارت «ابری» بهتنهایی تضمین نمیکند که ارائهدهنده مسئول تمام مواردی مانند بکاپ، بازیابی اطلاعات یا امنیت باشد.
آیا نرم افزار حسابداری ابری امن است؟
امنیت یکی از مهمترین دغدغههای کسبوکارها هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری ابری است. پاسخ کوتاه این است که ابری بودن نه بهتنهایی امنیت را تضمین میکند و نه لزوماً سیستم را ناامن میکند.
امنیت یک نرمافزار مالی به مجموعهای از کنترلها و فرآیندها بستگی دارد؛ از جمله:
- نحوه احراز هویت کاربران
- تعریف سطح دسترسی
- رمزنگاری ارتباطات و اطلاعات در صورت استفاده
- سیاست تهیه نسخه پشتیبان
- محل و نحوه نگهداری دادهها
- ثبت و بررسی رویدادهای امنیتی
- بهروزرسانی نرمافزار و زیرساخت
- روش بازیابی اطلاعات در شرایط بحران
موسسه ملی استاندارد و فناوری آمریکا (NIST) نیز در تعریف Cloud Computing بر ویژگیهایی مانند دسترسی شبکهای، اشتراک منابع و امکان تخصیص و توسعه منابع تأکید میکند. برای مطالعه تعریف فنی این مفهوم میتوانید به تعریف Cloud Computing در NIST مراجعه کنید.
بنابراین هنگام ارزیابی امنیت یک نرم افزار حسابداری ابری بهتر است به جای قبول کردن عبارتهای کلی مانند «امنیت صددرصدی»، درباره کنترلهای واقعی ارائهدهنده سؤال کنید.
نرم افزار حسابداری ابری چه تفاوتی در مدیریت بکاپ ایجاد میکند؟
یکی از دلایل انتخاب سرویسهای ابری، امکان متمرکزتر شدن فرآیند نگهداری و نسخه پشتیبان است. اما نباید تصور کرد تمام نرم افزارهای حسابداری ابری بهطور خودکار و با یک استاندارد مشخص از اطلاعات بکاپ میگیرند.
پیش از انتخاب سرویس بهتر است مشخص شود:
- بکاپ با چه فاصله زمانی تهیه میشود؟
- چند نسخه از اطلاعات نگهداری میشود؟
- نسخههای پشتیبان در چه محل یا زیرساختی قرار دارند؟
- در صورت حذف اشتباه اطلاعات امکان بازیابی وجود دارد؟
- زمان تقریبی بازیابی سرویس چقدر است؟
- آیا کاربر میتواند نسخهای از اطلاعات خود دریافت کند؟
این موارد بهخصوص برای اطلاعات حسابداری اهمیت زیادی دارند؛ زیرا از دست رفتن دادههای مالی میتواند روی گزارشها، مانده حسابها و سوابق مالی کسبوکار اثر مستقیم بگذارد.
معایب و چالشهای نرم افزار حسابداری ابری
با وجود مزایای متعددی که نرم افزار حسابداری ابری برای کسبوکارها ایجاد میکند، این مدل نیز مانند هر فناوری دیگری دارای محدودیتها و چالشهایی است که پیش از انتخاب باید بررسی شوند. شناخت این موارد کمک میکند کسبوکارها تصمیم دقیقتری متناسب با شرایط خود بگیرند.
وابستگی به اینترنت و زیرساخت ارتباطی
یکی از مهمترین مواردی که هنگام استفاده از نرم افزار حسابداری ابری باید در نظر گرفته شود، نیاز به ارتباط پایدار با اینترنت است. از آنجا که دسترسی به سیستم معمولاً از طریق ارتباط آنلاین انجام میشود، اختلال در اینترنت میتواند دسترسی کاربران به نرمافزار را محدود کند.
البته بسیاری از کسبوکارها با استفاده از اینترنت پشتیبان یا راهکارهای ارتباطی جایگزین، این ریسک را کاهش میدهند. بنابراین کیفیت زیرساخت اینترنت مجموعه یکی از عوامل مهم در موفقیت استفاده از نرمافزارهای ابری است.
نگرانی درباره محل نگهداری اطلاعات
اطلاعات مالی یکی از حساسترین دادههای هر کسبوکار محسوب میشود. به همین دلیل برخی مدیران درباره انتقال اطلاعات حسابداری به زیرساختهای خارج از سازمان نگرانیهایی دارند.
برای کاهش این نگرانی باید پیش از انتخاب نرمافزار بررسی شود که:
- اطلاعات در چه بستری نگهداری میشوند.
- چه سیاستهایی برای حفاظت از دادهها وجود دارد.
- چه افرادی به اطلاعات دسترسی دارند.
- فرآیند پشتیبانگیری و بازیابی اطلاعات چگونه انجام میشود.
انتخاب یک ارائهدهنده معتبر و بررسی دقیق شرایط سرویس، نقش مهمی در کاهش این ریسک دارد.
وابستگی به ارائهدهنده نرمافزار
در مدلهای ابری، بخشی از مدیریت زیرساخت و نگهداری سیستم بر عهده شرکت ارائهدهنده قرار میگیرد. به همین دلیل کیفیت خدمات، پشتیبانی و سیاستهای شرکت ارائهدهنده اهمیت زیادی پیدا میکند.
پیش از خرید باید مواردی مانند سطح پشتیبانی، امکان دریافت خروجی اطلاعات، شرایط تغییر سرویس و نحوه انتقال دادهها در آینده بررسی شود تا کسبوکار در بلندمدت با محدودیت مواجه نشود.
هزینه اشتراکی در برخی مدلهای ارائه
بسیاری از نرمافزارهای حسابداری ابری با مدل اشتراکی ارائه میشوند؛ یعنی کاربر به جای خرید یک نسخه دائمی، هزینه استفاده از سرویس را بهصورت ماهانه یا سالانه پرداخت میکند.
این مدل برای برخی کسبوکارها مزیت محسوب میشود، زیرا هزینه اولیه خرید و نگهداری زیرساخت را کاهش میدهد. اما در مقابل، باید هزینههای بلندمدت اشتراک و امکانات مورد نیاز در آینده نیز بررسی شود.
نرم افزار حسابداری ابری برای چه کسبوکارهایی مناسب است؟
انتخاب نرم افزار حسابداری ابری باید بر اساس ساختار و نیازهای هر کسبوکار انجام شود. این نوع نرمافزار معمولاً برای مجموعههایی که نیاز به دسترسی سریعتر، مدیریت چند کاربر و کنترل مالی از مکانهای مختلف دارند، گزینه مناسبی است.
برخی کسبوکارهایی که میتوانند از مزایای این مدل استفاده کنند عبارتاند از:
- شرکتهایی که چند شعبه یا دفتر مختلف دارند.
- مجموعههایی که مدیران یا حسابداران آنها نیاز به دسترسی خارج از محل شرکت دارند.
- کسبوکارهایی که تعداد کاربران مالی آنها در حال افزایش است.
- شرکتهایی که تمایل دارند بخشی از مسئولیت نگهداری زیرساخت را کاهش دهند.
- مجموعههایی که نیاز به اتصال آسانتر با سرویسهای آنلاین مالی دارند.
ارتباط نرم افزار حسابداری ابری با سامانههای مالی آنلاین
یکی از موضوعات مهم در مدیریت مالی امروز، اتصال نرمافزارهای حسابداری به سرویسهای آنلاین مانند سامانههای مالیاتی و ابزارهای مرتبط است. بسیاری از کسبوکارها برای مدیریت بهتر فرآیندهای مالیاتی، به ابزارهایی مانند نرم افزار واسط سامانه مودیان نیاز دارند.
نرم افزار حسابداری ابری در صورت داشتن معماری مناسب میتواند امکان ارتباط سادهتر با سرویسهای آنلاین را فراهم کند. این موضوع باعث میشود اطلاعات مالی بین بخشهای مختلف هماهنگتر مدیریت شود و فرآیندهای مرتبط با ثبت و گزارشدهی مالی سریعتر انجام شوند.
البته وجود این قابلیت به طراحی و امکانات هر نرمافزار بستگی دارد و هنگام انتخاب باید مشخص شود که نرمافزار مورد نظر چه ارتباطهایی را پشتیبانی میکند.
نکات مهم پیش از خرید نرم افزار حسابداری ابری
انتخاب یک نرم افزار حسابداری ابری مناسب نیازمند بررسی دقیق امکانات و شرایط سرویس است. صرفاً استفاده از فناوری ابری تضمینکننده مناسب بودن نرمافزار برای همه کسبوکارها نیست.
پیش از خرید بهتر است موارد زیر بررسی شوند:
- امنیت اطلاعات: بررسی روشهای حفاظت از دادهها، کنترل دسترسی و سیاستهای امنیتی ارائهدهنده.
- قابلیت توسعه: امکان افزایش کاربران، حجم اطلاعات و امکانات در آینده.
- گزارشهای مالی: بررسی اینکه نرمافزار چه گزارشهایی برای مدیران و حسابداران ارائه میدهد.
- سطح دسترسی کاربران: امکان تعریف نقشهای مختلف برای مدیر، حسابدار و سایر کاربران.
- پشتیبانی: کیفیت و سرعت پاسخگویی تیم پشتیبانی در زمان بروز مشکل.
- امکان دریافت اطلاعات: بررسی امکان خروجی گرفتن از دادهها در شرایط مختلف.
- هماهنگی با نیاز کسبوکار: اطمینان از اینکه امکانات نرمافزار با نوع فعالیت شرکت هماهنگ است.
تفاوت نرم افزار حسابداری ابری و نرم افزار حسابداری شرکتی
نرم افزار حسابداری ابری به نحوه ارائه و زیرساخت نرمافزار اشاره دارد، در حالی که نرم افزار حسابداری شرکتی به نیازها و فرآیندهای مالی شرکتها مربوط میشود.
یک نرم افزار حسابداری شرکتی میتواند در قالبهای مختلف مانند دسکتاپ، تحت وب یا ابری ارائه شود. بنابراین این دو مفهوم جایگزین یکدیگر نیستند و ممکن است یک شرکت به نرم افزار حسابداری شرکتی ابری نیاز داشته باشد.
شرکتهای بزرگتر معمولاً به امکاناتی مانند:
- مدیریت چند کاربر
- گزارشهای مدیریتی
- کنترل سطح دسترسی
- مدیریت فرآیندهای مالی پیچیدهتر
- هماهنگی بین واحدهای مختلف
نیاز دارند و هنگام انتخاب نرمافزار باید علاوه بر معماری ابری، قابلیتهای تخصصی حسابداری شرکتی را نیز بررسی کنند.
جمعبندی
نرم افزار حسابداری ابری یکی از راهکارهای جدید مدیریت مالی است که با فراهم کردن دسترسی سادهتر، کاهش بخشی از مسئولیتهای فنی و امکان مدیریت متمرکز اطلاعات، میتواند به کسبوکارها در بهبود فرآیندهای مالی کمک کند.
با این حال، انتخاب این نوع نرمافزار باید بر اساس نیاز واقعی سازمان انجام شود. عواملی مانند امنیت اطلاعات، کیفیت پشتیبانی، امکان دریافت دادهها، قابلیت توسعه و هماهنگی با فرآیندهای مالی کسبوکار از مهمترین مواردی هستند که باید پیش از خرید بررسی شوند.
یک انتخاب مناسب زمانی اتفاق میافتد که کسبوکار علاوه بر توجه به فناوری ابری، امکانات حسابداری مورد نیاز خود را نیز در نظر بگیرد و نرمافزاری را انتخاب کند که بتواند همراه با رشد مجموعه توسعه پیدا کند.
