مقدمه
یک نرم افزار حسابداری چند شرکتی سیستمی است که به کاربران اجازه میدهد اطلاعات مالی چند شرکت مستقل را در یک محیط مدیریتی کنترل کنند؛ بدون اینکه اطلاعات، اسناد و گزارشهای هر شرکت با شرکت دیگر مخلوط شود.
فرض کنید یک گروه تجاری سه شرکت مستقل دارد: یک شرکت تولیدی، یک شرکت بازرگانی و یک شرکت خدماتی. هرکدام ممکن است حسابهای بانکی، اسناد مالی، مشتریان، کاربران و حتی سال مالی متفاوتی داشته باشند. در چنین شرایطی استفاده از چند نرمافزار کاملاً جداگانه میتواند مدیریت اطلاعات را دشوار کند.
هدف یک سیستم چندشرکتی این است که هر شرکت بتواند حسابداری مستقل خود را داشته باشد و در عین حال مدیر مالی یا مدیر گروه بتواند با سطح دسترسی مناسب، اطلاعات شرکتهای مختلف را از یک محیط مدیریت کند.
بنابراین چندشرکتی بودن فقط به معنی «ثبت چند نام شرکت در نرمافزار» نیست. تفکیک اطلاعات، کنترل کاربران، مدیریت دورههای مالی و امکان تهیه گزارش مناسب برای هر شرکت از مهمترین موضوعاتی هستند که باید بررسی شوند.
تفاوت نرم افزار حسابداری چند شرکتی با چند شعبهای چیست؟
یکی از مهمترین نکات هنگام انتخاب یک نرم افزار حسابداری چند شرکتی، تفاوت میان «چند شرکت» و «چند شعبه» است. این دو ساختار ممکن است از نظر مدیریتی شبیه به نظر برسند، اما از نظر حسابداری الزاماً یکسان نیستند.
ساختار چند شعبهای
در یک کسبوکار چند شعبهای ممکن است تمام شعب متعلق به یک شخصیت حقوقی باشند. در این حالت معمولاً همه شعب زیرمجموعه یک شرکت هستند و اطلاعات آنها در نهایت در حسابداری همان شرکت منعکس میشود.
برای مثال یک شرکت ممکن است در تهران، اصفهان و شیراز سه شعبه داشته باشد، اما همه شعب با یک شناسه حقوقی و تحت یک شرکت فعالیت کنند.
ساختار چند شرکتی
در ساختار چندشرکتی، با چند شخصیت حقوقی مستقل روبهرو هستیم. هر شرکت ممکن است موارد زیر را بهصورت مستقل داشته باشد:
- اطلاعات ثبتی مستقل
- حسابهای بانکی مستقل
- اسناد حسابداری مستقل
- مشتریان و تأمینکنندگان مستقل
- دوره و سال مالی مستقل
- کاربران و سطح دسترسی مستقل
- گزارشهای مالی مستقل
به همین دلیل نرمافزاری که فقط امکان مدیریت چند شعبه را دارد الزاماً یک نرمافزار چندشرکتی کامل محسوب نمیشود.
یک نرم افزار حسابداری چند شرکتی برای چه کسبوکارهایی مناسب است؟
نیاز به سیستم چندشرکتی فقط محدود به هلدینگهای بسیار بزرگ نیست. هر مجموعهای که چند شخصیت حقوقی یا چند کسبوکار مستقل را مدیریت میکند ممکن است به چنین ساختاری نیاز داشته باشد.
نمونه این کسبوکارها عبارتاند از:
- گروههای تجاری دارای چند شرکت
- شرکت مادر و شرکتهای زیرمجموعه
- مالکانی که چند کسبوکار مستقل دارند
- گروهی شامل شرکت تولیدی، بازرگانی و خدماتی
- مجموعههایی که چند شرکت پروژهای ایجاد کردهاند
- شرکتهایی که برای فعالیتهای مختلف شخصیت حقوقی جداگانه دارند
برای مثال ممکن است یک گروه اقتصادی یک شرکت تولیدی برای ساخت محصول، یک شرکت بازرگانی برای فروش و یک شرکت خدماتی برای ارائه خدمات پس از فروش داشته باشد. در چنین ساختاری هر شرکت باید حسابداری خود را مستقل انجام دهد، اما مدیر گروه نیز به اطلاعات مدیریتی شرکتها نیاز دارد.
مهمترین ویژگیهای یک نرم افزار حسابداری چند شرکتی
هنگام انتخاب نرمافزار نباید فقط عبارت «پشتیبانی از چند شرکت» را در فهرست امکانات مشاهده کرد و تصمیم گرفت. باید مشخص شود این قابلیت دقیقاً چگونه پیادهسازی شده و چه سطحی از استقلال و کنترل را در اختیار کاربران قرار میدهد.
تعریف مستقل هر شرکت
هر شرکت باید بتواند بهعنوان یک واحد مستقل در سیستم تعریف شود. اطلاعات یک شرکت نباید بدون مجوز در شرکت دیگر قابل استفاده یا مشاهده باشد.
بسته به ساختار نرمافزار، اطلاعات پایه هر شرکت میتواند شامل مواردی مانند اینها باشد:
- نام و مشخصات شرکت
- سال مالی
- کدینگ حسابها
- حسابهای بانکی
- کاربران
- مراکز هزینه
- انبارها
- تنظیمات مالی
نوع دقیق اطلاعات و سطح تفکیک به امکانات نرمافزار مورد استفاده بستگی دارد.
تفکیک اطلاعات مالی شرکتها
یکی از اساسیترین ویژگیها این است که اسناد شرکت A بهصورت ناخواسته وارد گزارش شرکت B نشوند.
برای مثال اگر مدیر مالی در شرکت اول سندی ثبت میکند، آن سند باید فقط در دفاتر و گزارشهای همان شرکت اثر بگذارد؛ مگر اینکه فرآیند مشخصی برای ثبت معاملات بین شرکتها وجود داشته باشد.
تفکیک اطلاعات میتواند شامل این موارد باشد:
- اسناد حسابداری
- دریافت و پرداخت
- فروش
- خرید
- موجودی
- اشخاص
- بانکها
- گزارشهای مالی
مدیریت کاربران و سطح دسترسی
در یک سیستم چندشرکتی، کنترل دسترسی فقط به این معنی نیست که یک کاربر اجازه ثبت سند داشته باشد یا نداشته باشد. باید مشخص شود هر کاربر اساساً به کدام شرکتها دسترسی دارد.
برای مثال میتوان چنین ساختاری را در نظر گرفت:
| کاربر | شرکتهای قابل دسترسی | سطح نمونه |
|---|---|---|
| حسابدار شرکت A | فقط شرکت A | ثبت و مشاهده اسناد |
| حسابدار شرکت B | فقط شرکت B | ثبت و مشاهده اسناد |
| مدیر مالی گروه | شرکت A، B و C | مشاهده و گزارشگیری |
| مدیر سیستم | براساس سیاست مجموعه | تنظیمات و مدیریت کاربران |
این تفکیک به کاهش دسترسی غیرضروری به اطلاعات مالی شرکتهای دیگر کمک میکند.
مدیریت سال و دوره مالی هر شرکت
یکی دیگر از موضوعات مهم، استقلال دورههای مالی است. ممکن است شرکتها در زمانهای متفاوتی فعالیت خود را آغاز کرده باشند یا فرآیند بستن حسابهای آنها همزمان نباشد.
بنابراین بهتر است بررسی شود:
- آیا برای هر شرکت سال مالی جدا تعریف میشود؟
- آیا بستن سال یک شرکت روی سایر شرکتها اثر میگذارد؟
- آیا اطلاعات سالهای قبل مستقل قابل مشاهده هستند؟
- آیا کاربران میتوانند فقط به دورههای مجاز دسترسی داشته باشند؟
کدینگ حسابها در نرم افزار حسابداری چند شرکتی چگونه مدیریت میشود؟
یکی از تصمیمهای مهم در مدیریت چند شرکت، نحوه طراحی کدینگ حسابهاست. همه شرکتها الزاماً نباید کدینگ کاملاً یکسانی داشته باشند؛ زیرا نوع فعالیت آنها ممکن است متفاوت باشد.
برای مثال یک شرکت تولیدی ممکن است حسابهای مربوط به:
- مواد اولیه
- کالای در جریان ساخت
- سربار تولید
- محصول نهایی
داشته باشد، در حالی که یک شرکت خدماتی به چنین حسابهایی نیاز نداشته باشد.
با این حال اگر مدیریت قصد داشته باشد گزارشهای مقایسهای یا گروهی تهیه کند، هماهنگی ساختار حسابها یا ایجاد یک Mapping مشخص میان کدینگ شرکتها اهمیت بیشتری پیدا میکند.
آیا بهتر است کدینگ شرکتها یکسان باشد؟
پاسخ به ساختار گروه بستگی دارد. اگر شرکتها فعالیت مشابهی دارند، استفاده از الگوی هماهنگ میتواند مقایسه گزارشها را سادهتر کند.
اما اگر ماهیت فعالیت شرکتها متفاوت باشد، تحمیل یک کدینگ کاملاً یکسان ممکن است انعطاف لازم را کاهش دهد.
راهکار مناسب میتواند حفظ استقلال هر شرکت و در عین حال ایجاد ساختاری برای تطبیق حسابهای مشابه در گزارشهای مدیریتی باشد.
گزارشهای مقایسهای بین شرکتها چه کاربردی دارند؟
یکی از مهمترین نیازهای مدیران گروههای شرکتی، مقایسه عملکرد شرکتهای مختلف است.
برای مثال مدیر ممکن است بخواهد اطلاعات زیر را در یک دوره مشابه مقایسه کند:
| شاخص | شرکت A | شرکت B | شرکت C |
|---|---|---|---|
| فروش | … | … | … |
| سود ناخالص | … | … | … |
| هزینههای عملیاتی | … | … | … |
| مطالبات | … | … | … |
| مانده نقد و بانک | … | … | … |
چنین گزارشی به مدیر کمک میکند شرکتها را کنار یکدیگر تحلیل کند، اما باید توجه داشت که گزارش مقایسهای یا تجمیعی لزوماً همان صورت مالی تلفیقی نیست.
گزارش تجمیعی با صورت مالی تلفیقی چه تفاوتی دارد؟
یکی از مهمترین اشتباهات در بررسی یک نرم افزار حسابداری چند شرکتی، یکسان دانستن «گزارش تجمیعی» با «صورت مالی تلفیقی» است.
گزارش تجمیعی
گزارش تجمیعی میتواند صرفاً اطلاعات چند شرکت را کنار هم یا با یکدیگر جمع کند.
برای مثال:
فروش شرکت A + فروش شرکت B + فروش شرکت C
میتواند یک گزارش مدیریتی از مجموع فروش گروه ایجاد کند.
صورت مالی تلفیقی
صورت مالی تلفیقی مفهومی تخصصیتر است و صرفاً با جمع کردن اطلاعات شرکتها ایجاد نمیشود. در ساختارهای مشمول تلفیق، موضوعاتی مانند رابطه شرکت مادر و واحدهای تحت کنترل، ماندههای درونگروهی، معاملات بین شرکتها و تعدیلات تلفیقی باید بررسی شوند.
بنابراین اینکه یک نرمافزار امکان مشاهده یا جمع گزارش چند شرکت را داشته باشد، بهتنهایی نشان نمیدهد که قابلیت تهیه صورتهای مالی تلفیقی را نیز دارد.
برای مطالعه اصول بینالمللی مربوط به صورتهای مالی تلفیقی میتوان به استاندارد IFRS 10 درباره صورتهای مالی تلفیقی مراجعه کرد.
چند شرکتی بودن چه ارتباطی با نرم افزار حسابداری شرکتی دارد؟
کسبوکاری که چند شخصیت حقوقی مستقل را مدیریت میکند، علاوه بر ثبت عملیات روزمره هر شرکت به کنترل دسترسی، تفکیک اطلاعات، گزارشگیری و مدیریت ساختار مالی هر واحد نیز نیاز دارد.
در زمان بررسی یک نرم افزار حسابداری شرکتی بهتر است مشخص شود قابلیت چندشرکتی آن دقیقاً چه امکاناتی ارائه میدهد و آیا با ساختار واقعی گروه هماهنگ است یا خیر.
برای مثال صرف اینکه نرمافزار اجازه ایجاد چند شرکت را بدهد کافی نیست؛ نحوه دسترسی کاربران، گزارشگیری، سال مالی، کدینگ و ارتباط میان شرکتها نیز باید بررسی شوند.
معاملات بین شرکتها چگونه مدیریت میشوند؟
در گروههایی که چند شرکت مستقل دارند، ممکن است شرکتها با یکدیگر معامله کنند. برای مثال شرکت A کالا یا خدماتی به شرکت B بفروشد یا یکی از شرکتها هزینهای را به نمایندگی از شرکت دیگر پرداخت کند.
در چنین شرایطی یک نرم افزار حسابداری چند شرکتی باید به مدیران کمک کند اطلاعات هر شرکت را مستقل نگه دارند و در عین حال امکان کنترل ماندهها و معاملات بین شرکتها وجود داشته باشد.
برای نمونه، اگر شرکت A مبلغ ۵۰۰ میلیون ریال به شرکت B فروش نسیه داشته باشد:
- در حسابهای شرکت A یک حساب دریافتنی از شرکت B ایجاد میشود.
- در حسابهای شرکت B یک حساب پرداختنی به شرکت A ایجاد میشود.
- ماندههای دو شرکت باید قابل تطبیق و کنترل باشند.
این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا میکند که تعداد معاملات درونگروهی زیاد باشد. اختلاف میان حساب دریافتنی یک شرکت و حساب پرداختنی شرکت مقابل میتواند فرآیند تطبیق و تهیه گزارشهای گروهی را دشوار کند.
کنترل ماندههای بین شرکتی
در ساختارهای چندشرکتی بهتر است امکان بررسی و تطبیق ماندههای مرتبط با شرکتهای گروه وجود داشته باشد.
برای مثال مدیر مالی ممکن است بخواهد بررسی کند:
- مانده شرکت A نزد شرکت B چقدر است؟
- آیا ثبتهای دو طرف معامله با یکدیگر مطابقت دارند؟
- چه معاملات بین شرکتی هنوز تسویه نشدهاند؟
- اختلاف مانده از کدام سند یا دوره ایجاد شده است؟
وجود گزارش یا فرآیند مناسب برای این کنترل میتواند از باقی ماندن مغایرتهای طولانیمدت میان شرکتهای گروه جلوگیری کند.
حذف معاملات درونگروهی چه زمانی اهمیت دارد؟
اگر هدف فقط مشاهده مستقل اطلاعات هر شرکت باشد، ثبت صحیح معاملات دو طرف اهمیت دارد. اما زمانی که قرار است صورتهای مالی تلفیقی تهیه شود، موضوع دیگری نیز مطرح میشود: حذف معاملات و ماندههای درونگروهی.
برای مثال اگر شرکت مادر به یکی از شرکتهای فرعی خود کالا فروخته باشد، نمیتوان هنگام تهیه صورتهای مالی تلفیقی صرفاً فروش تمام شرکتها را با یکدیگر جمع کرد و آن معامله داخلی را بدون تعدیل باقی گذاشت.
به همین دلیل قابلیت تهیه گزارش چند شرکت را نباید با قابلیت انجام کامل فرآیند تلفیق یکسان دانست. اگر مجموعه به صورتهای مالی تلفیقی نیاز دارد، باید مشخص شود نرمافزار تا چه مرحلهای از فرآیند تلفیق را پوشش میدهد.
آیا یک نرم افزار حسابداری چند شرکتی باید چند ارزی باشد؟
چندشرکتی بودن و چندارزی بودن دو قابلیت مستقل هستند. شرکتی ممکن است پنج شرکت مستقل داشته باشد و تمام معاملات آنها به ریال انجام شود؛ بنابراین پشتیبانی از چند ارز الزام ذاتی یک سیستم چندشرکتی نیست.
اما اگر بخشی از شرکتهای گروه معاملات ارزی دارند یا در کشورهای مختلف فعالیت میکنند، قابلیتهای چندارزی میتوانند به یکی از معیارهای مهم انتخاب تبدیل شوند.
در این شرایط بهتر است فقط وجود گزینه «ارز» در نرمافزار بررسی نشود و موضوعات دقیقتری پرسیده شوند:
- آیا ثبت معاملات با ارزهای مختلف امکانپذیر است؟
- نرخ ارز چگونه ثبت و نگهداری میشود؟
- آیا مانده حسابهای ارزی قابل گزارشگیری است؟
- نحوه تسعیر اقلام پولی چگونه مدیریت میشود؟
- آیا سود و زیان ناشی از تغییر نرخ ارز قابل محاسبه و ثبت است؟
برای گروههایی که واقعاً معاملات ارزی دارند، نحوه مدیریت این موارد بسیار مهمتر از صرفاً نمایش چند نوع ارز در سیستم است.
چندزبانه بودن نرم افزار چه زمانی اهمیت دارد؟
پشتیبانی از چند زبان نیز مانند چندارزی بودن، ویژگی الزامی هر نرم افزار حسابداری چند شرکتی نیست.
اگر تمام شرکتها در ایران فعالیت میکنند و کاربران آنها فارسیزبان هستند، چندزبانه بودن ممکن است اولویت بالایی نداشته باشد. اما برای گروهی که شرکت یا کاربرانی در کشورهای مختلف دارد، امکان استفاده از رابط کاربری یا گزارشها به زبانهای مختلف میتواند اهمیت پیدا کند.
بنابراین این قابلیت باید براساس ساختار واقعی کسبوکار بررسی شود، نه صرفاً بهعنوان یک ویژگی تبلیغاتی.
مدیریت امنیت و دسترسی در حسابداری چند شرکتی
وقتی اطلاعات چند شرکت در یک سامانه مدیریت میشوند، کنترل دسترسی اهمیت بیشتری پیدا میکند. حسابدار یک شرکت نباید صرفاً به دلیل استفاده از همان نرمافزار به اطلاعات شرکت دیگری دسترسی داشته باشد.
یک ساختار مناسب دسترسی میتواند چند سطح را همزمان کنترل کند:
- دسترسی به شرکت مشخص
- دسترسی به سال مالی مشخص
- اجازه مشاهده یا ثبت سند
- اجازه اصلاح یا حذف اطلاعات
- دسترسی به گزارشهای مالی
- دسترسی به تنظیمات سیستم
- امکان تعریف یا تغییر کاربران
ثبت سوابق تغییرات کاربران
برای شرکتهایی که کاربران زیادی دارند، وجود سابقه تغییرات یا Audit Trail میتواند اهمیت زیادی داشته باشد.
در صورت پشتیبانی سیستم از چنین قابلیتی، مدیر میتواند بررسی کند:
- چه کاربری یک عملیات را انجام داده است؟
- عملیات مربوط به کدام شرکت بوده است؟
- چه زمانی تغییر انجام شده است؟
- کدام سند یا اطلاعات تحت تأثیر قرار گرفتهاند؟
وجود چنین اطلاعاتی میتواند بررسی خطاها و کنترل داخلی را سادهتر کند.
پشتیبانگیری از اطلاعات چند شرکت چگونه باید انجام شود؟
در یک سیستم چندشرکتی، سیاست Backup باید کاملاً روشن باشد. بسته به معماری نرمافزار، ممکن است اطلاعات شرکتها در پایگاههای داده جدا یا در یک ساختار مشترک نگهداری شوند.
پیش از انتخاب نرمافزار بهتر است درباره این موضوعات سؤال شود:
- نسخه پشتیبان شامل اطلاعات کدام شرکتها میشود؟
- آیا میتوان از اطلاعات یک شرکت بهصورت مستقل Backup تهیه کرد؟
- امکان بازیابی یک شرکت بدون تأثیر بر سایر شرکتها وجود دارد؟
- نسخههای پشتیبان در چه محلهایی نگهداری میشوند؟
- چه کسی مسئول کنترل فرآیند پشتیبانگیری است؟
- آیا فرآیند Restore بهصورت دورهای آزمایش میشود؟
فقط تهیه فایل پشتیبان کافی نیست؛ سازمان باید مطمئن شود در صورت بروز مشکل، اطلاعات قابل بازیابی هستند.
انتقال اطلاعات پایه بین شرکتها چه کاربردی دارد؟
زمانی که یک گروه چند شرکت مشابه دارد، تعریف مجدد تمام اطلاعات پایه میتواند زمانبر باشد. به همین دلیل هنگام بررسی نرمافزار میتوان قابلیتهای مرتبط با ایجاد شرکت جدید را نیز ارزیابی کرد.
برای مثال ممکن است کسبوکار نیاز داشته باشد برخی موارد را از یک شرکت الگو بگیرد:
- ساختار کدینگ حسابها
- گروههای کالا
- مراکز هزینه
- تنظیمات اولیه
- ساختار گزارشها
البته کپی اطلاعات نباید باعث از بین رفتن استقلال شرکتها شود. برای مثال مانده حسابها و اسناد مالی یک شرکت نباید بهعنوان اطلاعات شرکت دیگر در نظر گرفته شوند، مگر در فرآیندی مشخص و کنترلشده.
آیا اشخاص و کالاها باید بین شرکتها مشترک باشند؟
پاسخ واحدی برای همه کسبوکارها وجود ندارد. ممکن است چند شرکت با مشتریان یا تأمینکنندگان مشترک کار کنند، اما هر شرکت همچنان باید سوابق مالی مستقل خود را نگهداری کند.
در زمان انتخاب نرمافزار بهتر است بررسی شود که:
- اشخاص بهصورت مستقل برای هر شرکت تعریف میشوند یا مشترک هستند؟
- در صورت اشتراک اطلاعات پایه، مانده حساب هر شرکت جدا باقی میماند؟
- کالاها و خدمات چگونه بین شرکتها مدیریت میشوند؟
- تغییر یک اطلاعات پایه چه اثری روی سایر شرکتها دارد؟
انتخاب مدل مناسب به میزان اشتراک فرآیندها و سیاست اطلاعاتی گروه بستگی دارد.
هنگام انتخاب یک نرم افزار حسابداری چند شرکتی چه سوالاتی بپرسیم؟
قبل از خرید، بهتر است نیازهای واقعی مجموعه به چند سؤال مشخص تبدیل شوند. پاسخ این سؤالها کمک میکند تفاوت میان یک قابلیت واقعی و صرفاً عبارت «چند شرکتی» در فهرست امکانات مشخص شود.
- چند شرکت مستقل را میتوان در سیستم تعریف کرد؟
- اطلاعات مالی هر شرکت چگونه از سایر شرکتها تفکیک میشود؟
- آیا کاربران برای هر شرکت سطح دسترسی مستقل دارند؟
- آیا هر شرکت میتواند سال مالی جداگانه داشته باشد؟
- آیا کدینگ حسابها برای هر شرکت مستقل است؟
- آیا میتوان ساختار کدینگ یک شرکت را به شرکت دیگر منتقل کرد؟
- گزارش مقایسهای بین شرکتها وجود دارد؟
- آیا امکان گزارش تجمیعی وجود دارد؟
- اگر به صورتهای مالی تلفیقی نیاز داریم، نرمافزار چه امکاناتی برای تلفیق ارائه میدهد؟
- معاملات بین شرکتها چگونه کنترل میشوند؟
- آیا امکان تطبیق ماندههای بین شرکتی وجود دارد؟
- پشتیبانگیری و بازیابی اطلاعات چگونه انجام میشود؟
- سوابق تغییرات کاربران ثبت میشوند؟
- در صورت نیاز، سیستم از عملیات چندارزی پشتیبانی میکند؟
- هزینه اضافه کردن شرکت یا کاربر جدید چگونه محاسبه میشود؟
اشتباهات رایج در انتخاب نرم افزار حسابداری چند شرکتی
یکی دانستن چند شعبه و چند شرکت
ممکن است نرمافزار امکانات مناسبی برای شعب یک شرکت داشته باشد اما استقلال مورد نیاز چند شخصیت حقوقی را فراهم نکند.
فرض اینکه گزارش تجمیعی همان صورت مالی تلفیقی است
جمع کردن فروش یا هزینه چند شرکت یک گزارش مدیریتی ایجاد میکند، اما تهیه صورتهای مالی تلفیقی فرآیند تخصصیتری است.
تمرکز صرف بر تعداد شرکتهای قابل تعریف
اینکه بتوان ۱۰ یا ۱۰۰ شرکت ایجاد کرد بهتنهایی کافی نیست. نحوه تفکیک داده، دسترسی، گزارشگیری و مدیریت شرکتها مهمتر است.
نادیده گرفتن معاملات بین شرکتی
اگر شرکتهای گروه معاملات زیادی با یکدیگر دارند، نبود سازوکار مناسب برای کنترل این معاملات میتواند باعث افزایش مغایرتها شود.
نادیده گرفتن Backup و بازیابی
قبل از استفاده عملی باید مشخص شود در صورت خرابی یا حذف اطلاعات، بازیابی اطلاعات یک یا چند شرکت چگونه انجام میشود.
خرید قابلیتهایی که کسبوکار به آنها نیاز ندارد
چندارزی یا چندزبانه بودن میتوانند امکانات مفیدی باشند، اما برای همه مجموعهها ضروری نیستند. اولویت باید براساس نیاز واقعی گروه تعیین شود.
نرم افزار حسابداری شرکتی یاس سیستم
برای مجموعههایی که به مدیریت مالی ساختاریافته شرکت خود نیاز دارند، یاس سیستم راهکارهای حسابداری شرکتی ارائه میکند. در صورتی که هدف مجموعه، مدیریت چند شرکت مستقل باشد، بهتر است پیش از انتخاب نهایی مشخص شود نسخه و ساختار مورد نظر دقیقاً کدام نیازهای چندشرکتی سازمان را پوشش میدهد.
موضوعاتی مانند تعداد شرکتهای قابل تعریف، نحوه تفکیک اطلاعات، سطح دسترسی کاربران، گزارشهای بین شرکتی، کدینگ حسابها و سایر امکانات مورد نیاز بهتر است براساس شرایط جاری محصول و نیاز واقعی کسبوکار بررسی شوند.
این رویکرد از این جهت اهمیت دارد که نیاز یک مجموعه دارای دو شرکت کوچک با نیاز یک گروه بزرگ شامل چند شرکت تولیدی، بازرگانی و خدماتی یکسان نیست.
مزایای استفاده از ساختار مناسب حسابداری چند شرکتی
اگر نرمافزار متناسب با ساختار واقعی سازمان انتخاب و بهدرستی پیادهسازی شود، میتواند مدیریت مالی گروه را منظمتر کند.
برخی مزایای احتمالی عبارتاند از:
- دسترسی سادهتر مدیران مجاز به اطلاعات چند شرکت
- کاهش دوبارهکاری در مدیریت سیستمهای کاملاً جداگانه
- تفکیک بهتر اسناد و اطلاعات شرکتها
- امکان مقایسه عملکرد شرکتهای مختلف
- کنترل بهتر سطح دسترسی کاربران
- سادهتر شدن بررسی ماندههای بین شرکتی
- ایجاد ساختار منظمتر برای گزارشهای مدیریتی
این مزایا به امکانات واقعی نرمافزار، نحوه استقرار، کیفیت اطلاعات و فرآیندهای داخلی سازمان وابسته هستند و صرف استفاده از نرمافزار بهتنهایی تضمینکننده افزایش دقت یا کاهش هزینه نیست.
سوالات متداول درباره یک نرم افزار حسابداری چند شرکتی
نرم افزار حسابداری چند شرکتی چیست؟
سیستمی است که امکان مدیریت اطلاعات مالی چند شرکت مستقل را فراهم میکند و در عین حال باید تفکیک اطلاعات، کاربران و گزارشهای هر شرکت را حفظ کند.
آیا نرم افزار چند شرکتی با نرم افزار چند شعبهای یکسان است؟
خیر. چند شعبه میتوانند متعلق به یک شخصیت حقوقی باشند، در حالی که در ساختار چندشرکتی معمولاً با چند شخصیت حقوقی مستقل روبهرو هستیم.
آیا چندشرکتی بودن به معنی ارائه صورت مالی تلفیقی است؟
خیر. امکان تعریف و مدیریت چند شرکت بهتنهایی به معنی قابلیت تهیه صورتهای مالی تلفیقی نیست. برای تلفیق، موضوعاتی مانند ماندهها و معاملات درونگروهی و تعدیلات تلفیقی نیز باید بررسی شوند.
آیا همه شرکتها باید کدینگ یکسان داشته باشند؟
لزوماً خیر. ساختار کدینگ میتواند براساس نوع فعالیت هر شرکت متفاوت باشد. با این حال اگر گزارشهای مقایسهای یا گروهی اهمیت دارند، هماهنگی یا Mapping حسابها میتواند مفید باشد.
آیا نرم افزار حسابداری چند شرکتی حتماً باید چند ارزی باشد؟
خیر. چندارزی بودن ویژگی مستقلی است. اگر شرکتهای گروه معاملات ارزی دارند، این قابلیت اهمیت پیدا میکند؛ در غیر این صورت ممکن است اولویت اصلی مجموعه نباشد.
آیا اطلاعات شرکتها باید در یک دیتابیس قرار بگیرند؟
الزامی وجود ندارد. معماری نرمافزار میتواند متفاوت باشد. مهم این است که استقلال اطلاعات، امنیت، گزارشگیری و بازیابی دادهها متناسب با نیاز سازمان تأمین شود.
چه کسانی به نرم افزار حسابداری چند شرکتی نیاز دارند؟
گروههای تجاری، شرکتهای مادر و زیرمجموعه، مالکان چند شرکت مستقل و مجموعههایی که شرکتهای تولیدی، بازرگانی یا خدماتی مختلف را مدیریت میکنند از مهمترین کاربران چنین ساختاری هستند.
جمعبندی
انتخاب یک نرم افزار حسابداری چند شرکتی فقط به این سؤال محدود نمیشود که «چند شرکت میتوان در سیستم تعریف کرد؟». مهمتر این است که اطلاعات شرکتها چگونه تفکیک میشوند، کاربران چه سطحی از دسترسی دارند، سالهای مالی و کدینگ حسابها چگونه مدیریت میشوند و چه گزارشهایی برای مقایسه یا مدیریت گروه در دسترس هستند.
همچنین باید میان چند مفهوم تفاوت قائل شد: چند شرکتی بودن با چند شعبهای بودن یکسان نیست، گزارش تجمیعی الزاماً صورت مالی تلفیقی نیست و پشتیبانی از چند شرکت نیز بهخودیخود به معنی وجود امکانات چندارزی یا چندزبانه نیست.
اگر شرکتهای گروه با یکدیگر معامله دارند، کنترل ماندههای بین شرکتی نیز به یکی از معیارهای مهم تبدیل میشود. در ساختارهایی که به صورتهای مالی تلفیقی نیاز دارند، امکانات مربوط به تعدیلات و حذف معاملات درونگروهی نیز باید جداگانه بررسی شوند.
در نهایت بهترین نرمافزار برای یک گروه شرکتی، سیستمی است که با تعداد شرکتها، نوع فعالیت، ساختار گزارشگیری، سطح دسترسی کاربران و نیازهای واقعی مدیریت مالی مجموعه هماهنگ باشد؛ نه نرمافزاری که صرفاً طولانیترین فهرست امکانات را ارائه میدهد.
