سیستم حسابداری چیست؟

سیستم حسابداری از مجموعه‌ای از فرایند حسابداری با رویه‌ها و کنترل یکپارچه تشکیل شده است. کسب‌وکارهای مختلف با توجه به نیاز خود می‌توانند از سیستم‌های حسابداری استفاده کند. معمولاً ثبت تراکنش‌های تجاری، خلاصه‌سازی تراکنش‌ها به‌صورت فشرده و ایجاد گزارش‌های کاربردی از اهداف هر سیستم حسابداری مالی است که برای نظارت، تجزیه‌وتحلیل و بهبود عملیات حسابداری توسط مدیران استفاده می‌شود.

به‌طورکلی تمام فروشگاه‌ها برای مدیریت حسابداری خود باید مجهز به نرم افزارهای تخصصی حسابداری باشند. در این مقاله بیشتر با انواع سیستم های حسابداری و اصول ابتدایی استفاده از آن آشنا می‌شویم.

وظیفه سیستم‌ حسابداری چیست؟

در مشاغل بسیار کوچک سیستم‌های حسابداری می‌توانند مبتنی بر کاغذ باشند. همچنین در اکثر موارد می‌بینید که سیستم‌های حسابداری مالی به نرم افزار حسابداری وابسته است و برای تکمیل آن‌ها برای واردکردن اطلاعات نیاز به نرم افزار خواهند داشت.

یک نرم افزار حسابداری می‌تواند زمینه‌های عملکردی اصلی یک شرکت شامل خریدوفروش کالا و خدمات، پرداخت به کارکنان و تأمین مالی مواردی مثل فروش سهام، پرداخت و دریافت بدهی را پوشش دهد.

یک نرم افزار حسابداری می‌تواند شامل اجزای خاصی مثل حساب‌های پرداختنی، صورت‌حساب‌ها و حساب‌های دریافتنی، دارایی‌های ثابت، موجودی کالا و حقوق و دستمزد باشد. به‌کارگیری یک یا چند حسابدار متخصص برای هر یک از ماژول‌های حسابداری به حجم معاملات در حال پردازش و زمینه  فعالیت سازمان یا شرکت بستگی دارد.

آشنایی با اصول ابتدایی سیستم‌های حسابداری مالی

آگاهی از اصول ابتدایی حسابداری برای هر فردی که محاسبات حسابداری را بر عهده دارد و افرادی که به‌نوعی در کسب‌وکار یا تجاری مشغول هستند، ضروری است. با مطالعه و آماده‌کردن اسناد ابتدایی سیستم حسابداری می‌توان به بررسی کارکرد کسب‌وکار پرداخت و از سلامت مالی آن اطمینان حاصل کرد و در نهایت روی تصمیم‌گیری‌های مالی شرکت یا کسب‌وکار نظارت بیشتری نمود.

در ادامه بحث به معرفی اسناد و محاسبات حسابداری می‌پردازیم که هر فعال تجاری حتی اگر متخصص حسابداری استخدام کرده باشد یا با شرکت حسابداری تخصصی همکاری می‌کند، باز هم باید با این اصول آشنا باشد، چراکه با استفاده از آن‌ها می‌تواند دید کلی در مورد کارکرد کسب‌وکار به دست آورد.

یاس سیستم:سیستم حسابداری

1. گزارش درآمد

 این سند مشخص‌کننده وضعیت کارکرد یک شرکت یا کسب‌وکار است که می‌تواند میزان سودآوری و درآمد یا ضرر آن را بررسی نماید. گزارش درآمد توسط انواع سیستم‌های حسابداری به‌سادگی ایجاد می‌شود.

2. موجودی

 برای داشتن یک تصویر کلی در یک لحظه مشخص از کسب‌وکار می‌تواند از سند موجودی استفاده کرد. موجودی و دارایی با هم یکی نیستند. همچنین موجودی به وضعیت فعلی مالی یک شرکت اشاره می‌کند. برای ارزیابی سرمایه‌گذاری دوباره، موجودی می‌تواند یک سند بسیار مهم محسوب شود که کارکرد کلی کسب‌وکار را در یک نگاه نشان می‌دهد.

3. گزارش سود و زیان

برای مشخص‌کردن تمام درآمدها و هزینه‌های یک شرکت در مدت‌زمان معین فصلی، ماهیانه یا سالیانه می‌توان از گزارش سود و زیان استفاده کرد. همچنین کارکرد اظهارنامه مالیاتی براساس سند گزارش سود و زیان بررسی می‌شود و پردازش مالیاتی صورت می‌گیرد.

4. اظهارنامه گردش مالی

برای تحلیل فعالیت‌های مالی، سرمایه‌گذاری و عملیاتی یک کسب‌وکار و مشخص‌کردن این‌که پول‌ها از کجا و چگونه آمده‌اند و نحوه هزینه آن‌ها چگونه بوده است، می‌توان از سند اظهارنامه گردش مالی استفاده کرد. هر کسب‌وکاری فارغ از این‌که اندازه آن کوچک یا بزرگ است برای موفقیت نیاز به مدیریت گردش مالی مناسبی دارد. یکی از ساده‌ترین کارها در سیستم‌های حسابداری مالی گرفتن اظهارنامه گردش مالی است.

5. صورت‌حساب بانکی

برای ثبات اسناد حسابداری می‌توان از صورت‌حساب بانکی برای مقایسه هزینه‌های مختلف یک کسب‌وکار استفاده کرد. در این فرایند برای این‌که از کارکرد مناسب مالی مطمئن شوند، محاسبات حسابداری را طبق موجودی بانکی بررسی می‌کنند.

انواع سیستم حسابداری

اطلاعات مالی از طریق انواع سیستم های حسابداری قابل پردازش هستند که شامل سیستم دستی، مکانیکی، کامپیوتری و یا ترکیبی است و هر سه نوع آن می‌توانند نتایج یکسانی را به‌همراه داشته باشند.

1. حسابداری دستی

در این نوع سیستم‌های حسابداری(حسابداری فروشگاهی و شرکتی) محاسبات با استفاده از وسایل ابتدایی مثل مداد و به‌وسیله دست انجام می‌شود. در حسابداری دستی تنوع زیادی در دفاتر، فرم‌ها و شمار صورت‌ها و گزارش‌های مالی وجود ندارد؛ اما در سیستم‌های پیشرفته و پیچیده دستی، پردازش حجم بزرگی از اطلاعات مالی امکان‌پذیر است.

شما در حال مطالعه سیستم حسابداری در یاس سیستم هستید

2. حسابداری مکانیکی

در سیستم حسابداری مالی با استفاده از وسایل مکانیکی نظیر ماشین‌های دفترداری و ماشین صندوق می‌توان عملیات گوناگون دفترداری مثل ثبت اولیه معاملات، انتقال ثبت‌های دفتر روزانه به دفتر کل و مانده‌گیری حساب‌ها را انجام داد. حسابداری مکانیکی برای پردازش اطلاعات مربوط به معاملات مشابه هم یا دریافت و پرداخت مکرر پول کارآمد است.

3. حسابداری کامپیوتری

استفاده از کامپیوتر و دستگاه‌های جانبی در این نوع سیستم مالی بسیار مفید هستند. همچنین واحدهای اقتصادی بزرگ و متوسط به داشتن چنین سیستم‌های حسابداری نیاز ضروری دارند. از مزایای سیستم حسابداری کامپیوتری می‌توان به‌حداقل‌رساندن عملیات تکراری دفترداری، ساده‌تر شدن محاسبات و سرعت بخشیدن به نتایج عملیات وضعیت مالی کسب‌وکارها اشاره کرد.

چرا استفاده از سیستم‌ حسابداری ضروری است؟

معمولاً با استفاده از محاسبات حسابداری می‌توان میزان کارکرد یک کسب‌وکار را مشخص کرد؛ بنابراین برای اندازه‌‎گیری میزان موفقیت احتمالی هر کسب‌وکاری، داشتن سیستم پیشرفته ضروری است. همچنین طبق قانون باید کارکرد مالی کسب‌وکارها و شرکت‌ها به‌صورت مستند، شفاف ثبت و حسابداری شود. نرم افزارهای حسابداری مختلفی با امکانات متنوعی، متناسب با شرایط سازمان‌ها وجود دارد.

اصول عموماً پذیرفته حسابداری چیست؟

اصول عموماً پذیرفته حسابداری یا GAAP در برگیرنده چارچوب‌‌های عموماً پذیرفته شده حسابداری و گزارش‌گیری مالی است. این اصول با توجه به قوانین مالی و عرف حاکم بر جوامع می‌تواند در کشورهای مختلف، متفاوت باشند. اهمیت  GAAP در سیستم‌های حسابداری مالی به‌قدری بااهمیت است که برای انجام محاسبات حسابداری بدون نقص باید افراد با این اصول آشنا شوند. این گزارش‌های حسابداری در زمان سرمایه‌گذاری روی کسب‌وکارها و شرکت بسیار موردتوجه سرمایه‌گذاران قرار می‌گیرند.

• تعهدات

موجودی کارت بانکی، حقوق‌‌های پرداختی، مالیات یا اقساط وام که در بلندمدت یا کوتاه‌مدت باعث بدهکاری کسب‌وکارها می‌شوند، همان تعهدات سازمان‌ها هستند.

• سود

در سیستم‌های حسابداری به اختلاف درآمد با هزینه کالاهای فروخته شده و هزینه‌هایی مثل نرخ بهره، هزینه‌های عملیاتی و استهلاک، سود گفته می‌شود.

شما در حال مطالعه درآمد ناخالص در یاس سیستم هستید

• درآمد ناخالص

 به کل مبلغی که از فروش محصولات یا خدمات به موجودی کسب‌وکارها و شرکت‌ها افزوده می‌‎شود، درآمد ناخالص یا Revenue می‌گویند. این عامل برای بررسی کارکرد مالی کسب‌وکارها یک عنصر مهم به‌شمار می‌رود.

• عایدی یا درآمد خالص

به اختلاف درآمد ناخالص با هزینه‌های ناشی از ارائه یا تولید محصول و خدمات مختلف که کسب‌وکار آن‌ها را متحمل می‌شود، عایدی یا Income می‌گویند. این فاکتور به‌صورت یک عدد می‌تواند کارکرد کلی کسب‌وکار را نشان دهد و مهم‌ترین عنصر برای محاسبه عملکرد هر شرکت یا سازمانی است. عدد عایدی را می‌توان از طریق کم‌کردن انواع هزینه‌ها به دست آورد. در این صورت نیازی به محاسبات افزوده نیست. سیستم‌ حسابداری مالی پیشرفته می‌توانند به‌سادگی و بدون واردکردن مقادیر به‌صورت دستی عایدی را محاسبه کنند.

چه کسب‌وکارهایی نیاز به نرم افزارهای حسابداری دارند؟

معمولاً صاحبان کسب‌وکارهای تازه تأسیس در مورد سرمایه‌گذاری روی سیستم حسابداری مالی پیشرفته دچار تردید هستند. در حقیقت در کسب‌وکارهایی که افراد در آن مشغول به فعالیت هستند، به‌کارگیری نرم افزار حسابداری تخصصی و پیشرفته ضروری خواهد بود. در موارد بسیاری شاهد هستیم که خرید سیستم‌های حسابداری به‌عنوان یک سرمایه‌گذاری اولیه تلقی می‌شود که در مراحل دیگر رشد کسب‌وکار می‌تواند بازدهی خوبی داشته باشد.

با توجه به انواع محاسبات حسابداری و هزینه‌های کسب‌وکارها می‌توان بر ضرورت استفاده از انواع نرم افزار حسابداری تأکید کرد. امروزه تنها با داشتن نرم افزار حسابداری پیشرفته تخصصی، کسب‌وکارها می‌توانند بر کارکرد مالی خود مسلط باشند و انواع هزینه‌ها و درآمدهای خود را ثبت نمایند و در نهایت تعهدات خود را به سرانجام برسانند.

در حال حاضر به لحاظ قانونی تمام کسب‌وکارها باید از نرم افزارهای حسابداری مورد تأیید سازمان دارایی برای مدیریت سیستم حسابداری مالی خود استفاده کنند. در این مقاله تلاش شد به اهمیت استفاده از سیستم‌های حسابداری در کسب‌وکارها پرداخته شود و انواع سیستم های حسابداری معرفی گردد. برای مدیریت مالی هر کسب‌وکاری استفاده از سیستم‌های حسابداری متناسب با شرایط کسب‌وکار بسیار مهم است.

شرکت یاس سیستم به‌عنوان یکی از فعال‌ترین و متخصص‌ترین شرکت‌های حاضر در زمینه تولید نرم‌افزارهای حسابداری با بهره‌گیری از برترین نیروهای انسانی متخصص در حوزه مهندسی نرم‌افزار، اقدام به تولید نرم‌افزارهای حسابداری در گروه‌های خاص نموده که یکی از این نرم‌افزارها، نرم‌افزار حسابداری یاس سیستم است.