فرآیندهای کنترل موجودی کالا

فرآیندهای کنترل موجودی کالا همواره نیازمند بررسی متعددی است اما پیش از پایش و تعریف فرآیندهای کنترل موجودی کالا باید تعریف موجودی کالا را بدانیم. سپس بر اساس این استاندار پروسه کنترل موجودی کالا و مواد  را به واسطه ابزاری مطئمن و قابل استناد مثل نرم‌افزار حسابداری شرکتی و به ویژه نرم‌افزار حسابداری فروشگاه زنجیره‌ای  پایش کنیم.
براساس استاندارد حسابداری موجودی کالا، لفظ موجودی کالا و مواد به دارایی‌هایی اطلاق میگردد که :
الف) برای فروش در روال عادی عملیات واحد تجاری نگهداری می شود.
ب) بمنظور ساخت محصول یا ارائه خدمات در فرآیند تولید قرار دارد.
ج) بمنظور ساخت محصول یا ارائه خدمات ، خریداری شده و نگهداری می شود و
د) ماهیت مصرفی دارد و بطور غیر مستقیم درجهت فعالیت واحد تجاری مصرف دارد.

آنچه که بسیار مهم است ، برقراری تعادل بین خرید و نگهداشت موجودی کالا و مواد در انبارها ست. با استفاده از کاردکس کالاها می توان موجودی انواع کالاها و‌ مواد را مورد بررسی و ارزیابی قرارداد.
تعادل بین کالاهای مورد نیاز و کالاهای موجود و علل انباشت موجودی کالا که از موارد بسیار مهم در کنترل موجودی ها می باشد را پایش کرد

نحوه بررسی فرآیندهای کنترل موجودی کالا و مواد

فرآیندهای کنترل موجودی کالا و مواد  و نحوه بررسی آن از بخش‌های ذیل تشکیل شده است:

• مزایای سیستم کنترل موجودی
• انواع موجودی کالا براساس فعالیت اقتصادی واحد ها
• فرآیندهای کنترل موجودی
• استفاده از نرم افزارهای حسابداری حرفه ای
سپس به تشریح هریک از این موارد می پردازیم تا بیش از پیش با اهمیت کنترل موجودی کالا آشنا شویم.

 

۱. مزایای سیستم کنترل موجودی

هنگامی که یک واحد تجاری ، اقدام به ذخیره سازی مواد و کالای مورد نیاز جهت فعالیت اقتصادی خود می نماید، قطعا نیاز دارد حجم ذخیره شده را مورد بررسی و محاسبه قرار دهد تا بتواندزمان سفارش بعدی و میزان سفارش بر اساس حجم فعالیتش را تعیین نماید. میزان مواد و کالای لازم جهت ذخیره سازی به نسبت درجه اهمیت آن ها در تولید و یا در واحد های بازرگانی ، به نسبت حجم تقاضای بازار متفاوت می باشد. بنابراین می بایست ، موجودی هر قلم از مواد و کالا بطور مداوم و مجزا بررسی و تعیین گردد. این کنترل‌ها، مزایای ذیل را در واحد تجاری ایجاد می نماید.

  • منظم نمودن عملیات واحد تجاری

با تعیین زمان و میزان سفارش هریک از مواد و کالا، میزان نقدینگی لازم ، قابل برآورد و بودجه بندی می باشد. این عمل؛ هم سبب منظم شدن تخصیص منابع و هم سبب ممانعت از افزایش ضایعات مواد و کالاهای ذخیره شده می گردد. برای تسریع و افزایش دقت در بودجه بندی ، می توان از نرم افزارحرفه ای یاس سیستم ، استفاده نمود.

  • ایجاد صرفه جویی در منابع، جهت خرید

باکنترل موجودی کالا و ممانعت از هدر رفتن منابع ، در خرید مواد و کالا ، صرفه جویی شده و منابع را فقط به اندازه نیاز جهت تولید و یا فروش ، مصرف می نمایند. تهیه بودجه فروش و یا تولید ، سبب تخصیص و صرفه جویی در منابع می گردد. استفاده از نرم افزارهای حرفه ای حسابداری ، مانند نرم افزار یاس سیستم ، کمک شایانی در راستای افزایش سرعت و دقت و بهینه سازی بودجه بندی در هر واحد تجاری می نماید.

 

  • کنترل نوسانات حاصل از تقاضای بازار

در زمان هایی که تقاضای بازار برای خرید محصولات و یا کالاهای واحد تجاری کاهش می یابد ، با دو رویداد مواجه می شویم . اول اینکه کاهش تقاضا در خصوص برخی محصولات و یا کالاها رخ داده است. بنابراین نسبت به تولید و یا فروش آن، محدودیت اعمال می گردد و بنابراین ذخیره مواد اولیه جهت تولید آن محصول و یا کالای بازرگانی جهت فروش متوقف شده و متناسب با حجم تقاضای بازار؛ خرید انجام می گردد. درصورتی که کاهش تقاضا برای پرتفولیوی محصولات اتفاق بیفتد، بدیهی است که ذخیره سازی متوقف شده و تنها بصورت پذیرش سفارش، فرآیند تولید و یا فروش انجام می‌گردد و این تا زمانی که حجم تقاضای بازار بحالت قبل بازگردد؛ ادامه خواهد یافت.

لازم بذکر است؛ دربرخی موارد که تقاضای بازار سیر نزولی مداوم و مدت دار پیدا می کند، بهترین روش؛ ایجاد تنوع محصول و کالا در پرتفولیو و یا جایگزینی آن ها بر اساس سنجش تقاضای بازار می باشد. این شوک، سبب تغییر نمودار رشد فروش و سیر صعودی آن خواهد شد. برای اینکه بتوانیم حجم فروش را کنترل نماییم. بهترین روش تهیه گزارشات رشد فروش دوره ای و نیز گزارشات رشد فروش ریالی مقایسه ای با رشد نرخ تورم می باشد. برای تهیه این گزارشات می توانیم از نرم افزارهای حسابداری حرفه ای مانند نرم افزار یاس سیستم استفاده نماییم .

 

۲. انواع موجودی کالا براساس فعالیت اقتصادی واحد تجاری

انواع موجودی کالا و مواد بر اساس فعالیت اقتصادی واحد تجاری، متفاوت می باشد که در ادامه تشریح گردیده است.

  • انواع موجودی کالا در واحد های بازرگانی

اگر به تعریف واحد های بازرگانی توجه کنیم، واحد هایی هستند که کالای خریداری شده را بدون هیچ تغییری بفروش می رسانند. بنابراین موجودی کالای این واحدها، موجودی کالا، موجودی ملزومات مصرفی و موجودی ضایعات می باشد.

  • انواع موجودی کالا در واحد های تولیدی

واحد های تولیدی ، واحدهایی هستند که مواد اولیه را تحت تاثیر فرآیندهای مختلف تولید، به کالای ساخته شده (محصول) تبدیل می نمایند. در‌ واحدهای تولیدی ، موجودی کالا بصورت موجودی مواد اولیه، موجودی ملزومات مصرفی، موجودی کالای درجریان ساخت ، موجودی کالای ساخته شده و موجودی ضایعات می باشد.

  • انواع موجودی کالا در واحد های خدماتی

واحد های خدماتی نیز ، واحد هایی هستند که منابع را در جهت ارائه خدمات صرف می نمایند. بنابراین ، در‌ واحدهای خدماتی، موجودی کالا و مواد بصورت موجودی ملزومات مصرفی است.

 

۳. فرآیندهای کنترل موجودی

  • رسید انبار

از این فرم برای ورود مواد و کالا در انبار استفاده می شودو افزاینده موجودی مواد و کالا می باشد. فرم رسید انبار در‌ واقع همان فاکتورخرید است که تامین کننده موجودی انبار می باشد. کلیه هزینه های خرید را می توان بر روی رسید انبار مربوطه سرشکن نمود . حتی در مواردی که خرید، وارداتی می باشد نیز می توان اقلام هزینه را بر روی رسید انبار سرشکن کرد که این بهای تمام شده خرید است. نرم افزار یاس سیستم ، ورود فاکتورخرید را درهر انبار بسیار ساده نموده و با ایجاد امکان سرشکن نمودن انواع هزینه های خرید به محاسبه بهای تمام شده خرید هر کالا ، سرعت و دقت بالایی بخشیده است .

  • حواله انبار

از این فرم ، تحت عنوان حواله مصرف نیز یاد می کنند. در واقع از این فرم برای خروج مواد از انبارو ارسال آن به خط تولید استفاده می‌کنند و معرف کاهش موجودی مواد و کالا می شود. این روند در واحدهای تولیدی بکار می رود. در واحدهای بازرگانی ، بعنوان مثال ؛ هنگامی که بخواهند از کالاها بین پرسنل توزیع نمایند و فروش شناسایی نکنند؛ برای تعدیل موجودی کالا درانبار، می بایست از فرم حواله انبار استفاده نمود . این حواله _های مصرف می بایست به یک مرکز هزینه صادر گردد. بدیهی است این مرکز هزینه ، مرکز هزینه داخلی واحد اقتصادی می باشند.

  • حواله فروش

از این فرم؛ هنگام فروش و خروج محصول از انبار استفاده می گردد و بیانگر کاهش موجودی مواد و کالا می شود. این فرم تعدیل کننده موجودی کالا و محصول درانبار می باشد. در نرم افزار یاس سیستم ، امکان صدور حواله فروش در حالات مختلف ، یعنی منطبق با ساختار دستی ( بعداز صدور پیش فاکتور، قبل یا بعداز صدور فاکتور و…) موجود می باشد.

  • برگشت از رسید انبار

از این فرم؛ هنگام برگشت از خرید مواد و کالا استفاده می شود و یک فرم خروجی از انبار می باشد و سبب کاهش موجودی مواد و کالا می شود. در نرم افزار یاس سیستم امکان صدور این فرم به دو صورت مستقل و و ابسته میسر می باشد . درحالت وابسته ، براساس شماره رسید انبار بوده و براساس رسید انبار صادر می گردد. درحالت مستقل ، یعنی زمانی که نمی توان تاریخ خرید و شماره رسید انبار آن را تعیین نمود، صادر می گردد.

  • حواله فروش برگشتی

هنگامی که برگشت از فروش اتفاق می افتد ، ورود کالا و محصولات به انبار محصول شناسایی گردد که موید افزایش موجودی مواد و کالا می شود. دراین فرم نیز می توان برگشتی را به صورت مستقل و وابسته تعیین نماییم. در شرایطی که برگشتی از محل حواله فروشی معین، مشخص نیست ، حواله را بصورت مستقل و در غیر اینصورت بصورت وابسته و بر اساس شماره حواله فروش تعیین می نماییم.

  • حواله برگشت از مصرف

درحالتی که موجودی مواد از خط تولید به انبار مواد اولیه عودت داده می شود، برای اعلام ورود و برگشت مواد و بیانگر افزایش موجودی مواد وکالا می باشد ، از این حواله استفاده میشود. بسیار حائز اهمیت است که مشخص گردد از کدام فرآیند تولید این برگشت صورت گرفته است . بعبارت دیگر ؛ این مواد از کدام مرکز هزینه بازگشت داده شده است .

  • نتقال انبار به انبار

یکی از روش های تعدیل موجودی کالا و مواد در هر انبار می باشد که در صورتیکه بحالت عینی و فیزیکی این جابجایی رخ داده باشد، برای تعدیل موجودی هر انبار می توان از این فرم استفاده نمود. نرم افزار یاس سیستم ، یکی از نرم افزارهای حرفه ای است که سبب تعدیل موجودی ها در انبار می شود. لازم بذکر است این بخش در نرم افزار یاس سیستم ، چنان قدرتمند عمل می کند که درصورت عدم تعریف کالا در انبار مقصد ، سیستم بصورت خودکار ، کالا را تعریف می کند.

 

۴. استفاده از نرم افزارهای حسابداری حرفه ای

برای ایجاد سهولت در کنترل مواد و بهره مندی ازکاردکس منظم برای ورود و خروج هرکالا، می توان از نرم افزارهای حرفه ای حسابداری استفاده نمود. نرم افزار حسابداری یاس سیستم ، با ایجاد امکان تعریف کالاها و مواد مختلف در انبارها ، ثبت ورود و خروج آن ها براساس تاریخ و به تفکیک انبار، کنترل موجودی کالا و مواد و گزارشگیری آن را بسیار ساده نموده است به طوریکه در کوتاه ترین زمان می توان هم گردش موجودی و هم موجودی فعلی کالاها را به تفکیک انبار گزارشگیری نمود.