انتقال اطلاعات از سایر نرم افزارهای مالی به نرم افزار حسابداری یاس سیستم

مقدمه ای بر انتقال اطلاعات از سایر نرم افزارهای مالی به نرم افزار حسابداری یاس سیستم

دانستن نحوه انقال اطلاعات از سایر نرم افزارها به نرم افزار حسابداری یاس سیستم موضوعی مهم است زیرا که هر ­واحد تجاری در طول دوره فعالیت خود بدلیل ایجاد تغییرات و نیازهای جدید ، ممکن است به تعویض نرم افزارهای مالی خود نیاز داشته باشد. جابجایی اطلاعات بین نرم افزارها کاری بسیار سخت و پرهزینه است و گاها چالشی است که مدیران و کاربران را نگران می کند.

انتخاب نرم افزار مناسب برای جایگزینی، نیازمند تجربه و تخصص و دقتی بالا در راستای سنجش مزایا و برتری های نرم افزار جدید بر نرم افزار فعلی واحد تجاری است . مدیران شرکت ها بدنبال نرم افزارهای مالی حرفه ای [1]و کاربر پسند [2]می باشند که علاوه بر سادگی و سهولت ، گزارشاتی بسیار دقیق و قابل اتکا ارائه دهند. تنها دغدغه آنها انتقال اطلاعات از نرم افزار فعلی به نرم افزار جدید می باشد.

در این مقاله به بررسی دلایل احتمالی تعویض نرم افزارهای مالی و نیز راهکارهای نرم افزار حسابدرای یاس سیستم به عنوان یک نرم افزار حسابداری کارآمد برای انتقال اطلاعات [3]می پردازیم.

یاس سیستم:انتقال اطلاعات از سایر نرم افزارهای مالی به نرم افزار حسابداری یاس سیستم

دلایل تعویض نرم افزار های مالی به نرم افزار حسابداری یاس سیستم

عمده ترین دلایل تعویض نرم افزارهای مالی دراین واحد ها بشرح ذیل می باشد :

1. تغییر سایز شرکتها یا تغییر نوع فعالیت اقتصادی و متعاقب آن تغییر یا افزایش انتظارات از نرم افزار موجود و عدم توانایی پاسخگویی نرم افزار فعلی بدلیل انعطاف ناپذیری و توانمندی محدود.
2. عدم رضایت از عملکرد نرم افزار موجود بدلیل نبود کنترل های مناسب در نرم افزار و عدم وجود گزارشات دقیق و یا بدلیل عدم پیاده سازی متناسب نرم افزار با ساختار حسابداری شرکتی موجود در شرکت.
3. جهت ایجاد کنترل های داخلی در واحدها ، معمولا دسترسی افراد به اطلاعات محدود می شود. یکی دیگر از دلایل تعویض نرم افزارها ، نداشتن امکان تنظیم حقوق دسترسی کاربران می باشد.
4. فقدان تیم پشتیبانی واستقرار با تخصص مالی در راستای ورود اطلاعات و اخذ گزارشات شفاف و دقیق و نیز راهنمایی های لازم جهت پالایش و بستن حسابها.
5. عدم امکان ادامه فعالیت شرکت متولی و ارائه دهنده خدمات پشتیبانی نرم افزارموجود.
6. مبالغ هنگفت و نامتناسب پشتیبانی نرم افزارها یکی دیگر از علل تعویض نرم افزار های مالی است .
7. ناکارآمدی و تکنولوژی قدیمی ساختار نرم افزار موجود که سبب عدم امکان استفاده در بستر سخت افزاری پیشرفته می _شود.
8. تغییر در ساختار سازمانی ومدیریت و یا کاربران نرم افزار موجود بنحوی که برآیند تجربیات و دانش مالی، آنان را بسمت تغییر نرم افزارمالی هدایت می نماید.
9. عدم امکان پیاده سازی دو فعالیت اقتصادی یک شرکت بصورت مجزا ولی درکنار هم.
   شرکتهایی که دارای دو فعالیت اقتصادی می باشند ، بعنوان مثال هم حسابداری تولیدی و هم حسابداری بازرگانی را بکار می برند، می بایست نرم افزارهای حرفه ای که دارای این قابلیت هستند را خریداری نمایند، تا بتوانند گزارشات کاملی از هردو فعالیت و درصورت نیاز گزارشاتی تلفیقی را داشته باشند.
   این بدین معنانیست که اطلاعات و دیتای این شرکت در هر فعالیت مجزا باشد بلکه می _بایست بر روی یک دیتا هردو حسابداری تولیدی و بازرگانی را داشته باشند.
   طبعا اگر نرم افزار فعلی پاسخگوی پیاده سازی ایندو حسابداری در کنارهم نباشد، می بایست نرم افزار حرفه ای جدید را جایگزین نمود. نرم افزار حسابداری یاس سیستم ، نرم افزار حرفه ای است که می توان در آن حسابداری تولیدی و حسابداری بازرگانی و یاحتی پیمانکاری را بصورت توام ولی با قابلیت گزارشگیری مجزا را پیاده سازی نمود.

انتقال اطلاعات از سایر نرم افزارهای مالی به نرم افزار حسابداری یاس سیستم را در یاس سیستم بخوانید

تعویض نرم افزارهای مالی بهردلیلی که باشد سبب ایجاد نگرانی درخصوص اطلاعات ثبت شده در نرم افزار قبلی می شود . در واقع کاربران نمی توانند از انرژی و زمان و هزینه صرف شده در جهت ورود اطلاعات قبلی چشم پوشی نمایند. معمولا یکی از درخواست _های مهم این کاربران،  انتقال اطلاعات از نرم افزار قبلی به نرم افزار جدید می باشد.

گردش اطلاعات مالی در هر نرم افزار به ردیابی و کنترل اقلام مغایر [4]کمک می کند و اگر نرم افزار جدید امکان ورود اطلاعات قبلی را نداشته باشد، تنها می توان مانده ای از سرفصل های حسابداری را به نرم افزار وارد نمود؛ حال آنکه از گردش اطلاعات خبری نیست.

انتقال اطلاعات نرم افزار قبلی به نرم افزار حسابداری یاس سیستم

در بسیاری از نرم افزارها امکان ورود اطلاعات بصورت یکباره وجود ندارد ولی در نرم افزار یاس برای ورود اسناد دوره های قبل در هر دوره متناسب با آنها ، می توان از اکسل اسناد استفاده نمود و کافیست از نرم افزار قبلی یک خروجی اکسل تهیه نموده و درقسمت عملیات زیرسیستم مالی با استفاده از کلید “ورود از اکسل” آن را بارگذاری کرد .
بنابراین؛ اسناد قبلی شما در هر دوره مالی براحتی قابل استفاده و گزارشگیری می گردند. این روش با صرف زمانی اندک، نتیجه ای مفید و جالب در برخواهد داشت .

در زیر سیستم انبار نیز کلیه اسامی کالاها ، موجودی اول دوره و نرخ ابتدای دوره آنها نیز در فرم تعریف کالاهای عادی و یا حتی کالاهای تجمعی از طریق اکسل قابل بارگذاری می باشند. از طریق این اکسل می توانید تمامی گروه های اصلی وفرعی کالاها را نیز در نرم افزار یاس بارگذاری نمایید.
کافیست در قسمت پایین فرم معرفی کالاهای عادی و یا فرم [5]کالاهای تجمعی[6]، از کلید اکسل نمونه فرم ورودی را دریافت نموده و اطلاعات مربوط به کالاها را وارد نمایید و سپس با استفاده از همان کلید، بارگذاری نمایید. براحتی تمامی اطلاعات مربوط به کالاها را به سیستم وارد نموده اید.

طرف حسابها (تامین کنندگان و مشتریان) ، بخش دیگری از دغدغه کاربران نرم افزار های جدید می باشند. در نرم افزار حسابداری یاس سیستم می توان براحتی با استفاده از بخش تعاریف پایه زیر سیستم انبار یا فروش و در قسمت طرف حسابها، با استفاده از کلید “ورود از اکسل” تمامی اطلاعات مربوط به طرف حسابها را بارگذاری نمود.
این اطلاعات تنها شامل اسامی آنها نبوده بلکه مشخصاتی مانند شماره اقتصادی ، شناسه ملی و آدرس و غیره را نیز شامل می گردد.

در شرکت های بزرگ بازرگانی و یا فروشگاه های زنجیره ای که از تنوع کالای بالایی بهره مند می باشند، درج قیمت فروش کالاها با سرعت و بدون خطا در زمان صدور فاکتور ، چالشی را برای کاربران ایجاد می نماید.
از اینرو برای افزایش دقت و سرعت تمایل دارند،  قیمت کالاها را در نرم افزار تعیین نمایند تا هنگام صدور فاکتور و انتخاب کالاها ، قیمت آنها نیز بصورت خود کار درج گردد.که طبعا برای کاربر ، درج چندین قیمت برای هرکالا با تنوع کالایی بالا بسیار زمانبر و پر ریسک می باشد. نرم افزار یاس این مشکل را نیز حل کرده است.
کاربر می تواند قیمت های هر کالا را از طریق بارگذاری اکسل آن در تنظیمات پایه زیرسیستم فروش ، بخش “قیمت فروش” بسیار سریع و آسان قیمت کالاها را به سیستم وارد نماید و یا حتی در تخفیفات دوره ای به آن قیمتها بازه زمانی بدهد تا به محض خاتمه دوره تخفیفات به قیمت فروش قبلی بازگردد.

حال که از[7] انتقال اطلاعات در نرم افزار حسابداری یاس سیستم سخن بمیان آمد ، جا دارد که درخصوص چند شرکتی بودن و انتقال اطلاعات بین آن شرکتها دراین نرم افزار حرفه ای هم بحث نماییم.
چراکه گاها نرم افزارهای قدیمی بدلیل نداشتن پتانسیل چند شرکتی ، کاربران را به درج اطلاعات چند شرکت در یک نرم افزار و بصورت تجمیعی وادار می کردند و حال که نرم افزار جدید دارای این قابلیت هست بنابراین می توانند اسناد شرکتها را تفکیک و جداسازی نمایند.

شما در حال مطالعه نحوه انتقال اطلاعات به نرم افزار حسابداری یاس سیستم هستید

انتقال اطلاعات از شرکتی به شرکت دیگر در نرم افزار حسابداری یاس سیستم

تکرار در ثبت اسناد طولانی مشابه در شرکت های مختلف به زمان و صبر بسیاری نیاز دارد. درصورتیکه اگر نرم افزار امکان ارسال اسناد از شرکت اصلی به شرکت دیگری را داشته باشد کاربر با سرعت بیشتری می تواند اطلاعات شرکت های مختلف موجود در نرم افزار را وارد نماید و یا ممکن است اطلاعات قبلی که حاصل ادغام اطلاعات چند شرکت بوده است با این ویژگی کارآمد ، تفکیک گردد و اطلاعات و اسناد هر شرکت درهر دوره مالی به شرکت و دوره مالی مربوطه ارسال گردد.

در نرم افزار حسابداری یاس می توان اطلاعات چندین شرکت را بر روی یک دیتا[8] ثبت نمود که هر کدام منفک از دیگری بوده و قابل تهیه گزارشات سود و زیان هرشرکت ، بصورت مجزا، مقایسه ای و یا تلفیقی باشند. با این روش براحتی می توان سودآوری هر شرکت را محاسبه نمود. بدیهی است که ورود اطلاعات برای هر شرکت مستلزم صرف زمان بسیار زیادی است.
بنابراین کافیست در قسمت تعاریف پایه زیر سیستم مالی، تنظیمات شرکتها ، در ردیف نام شرکتهایی که می خواهیم اسناد را انتقال دهیم ، کدیکپارچه را با زدن تیک انتخاب نماییم . با این کار ، شرکتهای مرتبط را به سیستم معرفی می کنیم.
سپس در بخش عملیات این زیرسیستم، با استفاده از کلید “انتقال کدینگ”، ابتدا سرفصل های حسابداری را از شرکت اول به شرکت دوم انتقال می دهیم و سپس با استفاده از کلید” انتقال اسناد” ، اسناد را از شرکت اول به شرکت دوم انتقال می دهیم.
این انتقال می تواند در یک بازه زمانی تاریخ اسناد و یا شماره اسناد فیلتر شده و الزاما نیازی به انتقال تمامی اسناد موجود در شرکت اول نمی باشد و حسب نیاز کاربراین انتقال قابل فیلتر سازی و محدود شدن است.
لازم بذکر است که پس از انتقال برای قطع ارتباط دو شرکت می بایست به بخش تنظیمات شرکت _ها بازگشته و تیک کد یکپارچه را حذف نماییم. حال با اطمینان خاطر می توان به ویرایش اسناد پرداخت.

این ویژگی کارآمد در زیر سیستم انبار نیز موجود است، بدین معنا که می توان پس از ایجاد انبار های مشابه در شرکت دوم و ایجاد ارتباط بین انبار دو شرکت در زبانه”  انبارهای مشابه “، در فرم تعریف انبارها ، سیستم را آماده انتقال کالای هر انبار، موجودی آنها و نیز حتی انتقال  اسناد انبار از شرکت اول به شرکت دوم نمود.
حال به بخش مدیریت انبار رفته و ابتدا با استفاده ازی کلید ” انتقال تعاریف شرکتها” ، گام به گام و انبار به انبار، کالا ها ، طرف حسابها ، گروه اصلی/ فرعی و تمامی اطلاعات را به انبار مشابه شرکت دوم انتقال می دهیم.
سپس با استفاده از کلید انتقال اسناد شرکتها ، تک تک اسناد انبار را به ازای هر انبار از شرکت اول به انبار مشابه در شرکت دوم انتقال می دهیم . حتی می توانیم برای این انتقال، بازه زمانی تعیین نماییم و بدینوسیله انتقال اسناد را محدود به اسناد مشترک بین دو شرکت کنیم. این انتقال می تواند حتی تنها درخصوص یک انبار صورت گیرد و حسب نیاز کاربر فیلتر ها اعمال گردند.

با این شیوه می توان ورود اطلاعات را در شرکتهای مشابه بسیار سریعتر و دقیق تر کرد.

انتقال داده نرم افزارهای مالی به یاس سیستم را بخوانید

نتیجه گیری بر انتقال اطلاعات از سایر نرم افزارهای مالی به نرم افزار حسابداری یاس سیستم:

شرکت ها با سایز ها و فعالیت های اقتصادی مختلف نیاز به ثبت اطلاعات خود و امکان تهیه گزارشاتی دقیق و شفاف را هر روز بیش از پیش احساس می کنند. با انتخاب یک نرم افزار حرفه ای ، می توان آینده ای روشن را برای تصمیم گیری ها و برنامه ریزی های استراتژیک [9]شرکت تضمین نمود.
سادگی و سهولت ورود اطلاعات به نرم افزار ها یکی از بارز ترین ویژگی یک نرم افزار حرفه ای و کاربر پسند می باشد. این امکان از اتلاف وقت و انرژی کاربر جلوگیری کرده و خطای کاربری را بطور چشم گیری کاهش می دهد. انعطاف پذیری نرم افزارها در تغییر فعالیت های اقتصادی امری بسیار مهم می باشد.
ایجاد فعالیت های اقتصادی مختلف برای هر واحد تجاری جزعی از گسترش و توسعه آن واحد می باشد و نرم افزارهای مالی می بایست توانمندی پیاده سازی حسابداری های تولیدی و بازرگانی و یا حسابداری پیمانکاری را درکنار هم دارا باشند.

شما در نرم افزار یاس می توانید همزمان حسابداری شرکتهای تولیدی ، بازرگانی و پیمانکاری را پیاده سازی نمایید و حتی بصورت مجزا گزارشگیری کنید . این مزیتی است که شما براحتی نمی توانید در تمامی نرم افزارها داشته باشید.

نرم افزار حسابداری یاس سیستم ، آینده ای روشن را برای کسب و کار شما رقم می زند.

[1] Professional financial software

[2] User Friendly

[3] Data transfer

[4] Contradictory items

[5] Cumulative goods

[6] کالاهای تجمعی ، کالاهایی هستند که از دو یا چند کالای عادی تشکیل شده و دارای فرمول تولید می باشند.

[7] Information transfer

[8] Data

[9] Strategic planning