هر صاحب کسب و کاری تمایل دارد ؛ فرآیند، موقعیت یا بهترین برنامه مالی و بودجه با سایر کسب و کارهای مشابه خود را ، داشته باشد. با این حال، تقریباً در هر بودجه پارامترهایی وجود دارد که می‌توانید به راحتی از آنها استفاده کنید.

چگونه یک بودجه‌بندی کسب‌و‌کار را طراحی نماییم؟

این یک اصل اساسی کسب و کار است؛ قبل از اینکه بتوانید پول به دست آورید، باید نحوه خرج کردن آن را بیابید. تهیه پیش‌نویس بودجه بندی راهی کلیدی برای کمک به شما در راستای تبدیل رویاهای خود به موفقیت در کسب و کار می باشد . استفاده كردن از این ابزار حیاتی، می‌تواند پول نقد،  هزینه یابی استاندارد و درآمد زیادی را که به آن نیاز دارید ، پیش بینی نماید.

با استفاده از این روش می توانید، کسب و کار خود را در حال رشد ؛ یا حداقل سرپا نگه دارید. با قرار دادن این اعداد روی کاغذ و با پیش‌بینی نیازها، هزینه‌ها و سود آینده شما ، شانس موفقیت در کسب و کار راخواهید داشت بودجه بندی در جریانات نقدی همچنین ممکن است،  به شما اجازه دهد مشکلات را قبل از گسترش و درجهت پیشگیری ، تشخیص دهید.

برعکس، اگر نظم و انضباط ندارید که بنشینید و بودجه کاری را جمع‌آوری کنید، ممکن است بینشی نسبت به عملکرد سال به سال کسب‌و‌کارتان نداشته باشید و ارزیابی کنیدکه  آیا پسرفتی در شما وجود دارد یا خیر؟

می‌توانید عملکرد را بهبود بخشید و اینکه آیا بودجه لازم برای خرید وسایل جدید را دارید یا خیر. نبود تجهیزات ؛  خواه کامپیوتر، کامیون، ماشین آلات یا یک کارخانه جدید. “مثل این است که در حال پیمودن یک مسیر طولانی بدون وسیله نقلیه باشید.

بهترین برنامه مالی و بودجه را در یاس سیستم بخوانید

چرا کسب و کار شما به بودجه نیاز دارد؟

نکته اصلی در مورد چرایی پیش‌نویس بودجه برای کسب‌وکارتان این است که به شما کمک می‌کند، ارزیابی کنیدکه چه میزان منابع دارید، چقدر باید خرج کنید و چه میزان منابع برای نیل به اهداف بلند مدت نیاز دارید. اما دلایل دیگری نیز وجود دارد. بانکداران و سایر سرمایه‌داران ممکن است بخواهند قبل از  تامین سرمایه؛  بودجه بندی را ببینند. کارکنان نیز باید از بودجه مطلع باشند و درک کنند که کسب‌و‌کار به کجا می‌رود تا انگیزه بیشتری برای کار کردن دارند.

اجزای یک بودجه بندی

بودجه بندی باید شامل برآوردی درخصوص درآمدها، هزینه‌ها و مهم‌تر از همه سود یا پول نقد مورد نیاز کسب و کار شما باشد. با بررسی بودجه بندی می توانید بفهمید که آیا پولی برای بهبود سرمایه باقی خواهد ماند یا خیر. اقلام بودجه ، معمولا برای مدت یکسال می باشد. این برنامه به ماههای سال تقسیم شده و درکنارآن بودجه واقعی درج می گردد تا میزان مغایرت در بودجه بندی اقلام مختلف و علل و عوامل بوجود آمدن آنها تحلیل شود.

نرم افزار های حسابداری حرفه ای این امکان را به شما می دهد تا براساس اقلام درآمدی و هزینه ای ثبت شده در دوره های مالی قبل، بودجه برآوردی در دوره های آتی را تهیه نمایید. یکی از این نرم افزارهای حرفه ای ، نرم افزار یاس سیستم می باشد. این نرم افزار با داشتن سیستم بودجه ،  این فرآیند مهم را برای حسابداران بسیار سهل و دقیق نموده است .

نحوه تهیه پیش‌نویس بودجه دوره مالی آتی

تهیه پیش نویس بودجه در صورتی ساده‌تر است که سال قبل آن را نوشته باشید. مقایسه بودجه بندی دوره مالی قبل و بودجه واقعی و تعیین میزان و علل انحرافات موجود می تواند معیاری برای تهیه بودجه بندی دوره مالی بعد باشد. اما اگر در حال خواندن این مقاله هستید، احتمال دارد که هرگز بودجه‌ای برای سال آینده ننوشته باشید. در این صورت ادامه مطلب را بخوانید.

بودجه بندی دوره مالی آتی  باتهیه برنامه بودجه فروش آغاز می شود. بنابراین می بایست فروش و سود خود را هدف گذاری کنید؛ توصیه می کنیم با ایجاد یک هدف برای درآمدهای فروش خود شروع کنید.

برای یک کسب و کار نوپا، با تخمین اینکه چقدر واقع بینانه است، بودجه بندی را آغاز نمایید. آخرین صورت‌های مالی شرکت، چه توسط یک حسابدار و چه توسط یک نرم‌افزار حسابداری حرفه ای مانند نرم افزار یاس سیستم،  تولید شده باشد از آنها به عنوان پایه‌ای برای توسعه اهداف فروش و سود خود استفاده می کند. عواملی را در نظر بگیرید که ممکن است بر فروش شما تأثیر بگذارد.

کنترل مالی

بهترین برنامه مالی و بودجه را در یاس سیستم بخوانید

کنترل‌های مالی از جمله ابزارهایی هستند که مدیران می توانند از آنها برای جلوگیری از انحرافات بودجه استفاده نمایند. کنترل‌های مالی ممکن است پیشرفت را در زمینه‌های دیگر مانند سهم بازار یا رضایت مشتری نشان دهند، اما در عین حال کنترل‌های مالی مهم‌ترین عامل برای سنجش عینی عملکرد شرکت هستند. برنامه‌ریزی استراتژیک، مدیریت اهداف قابل اندازه‌گیری را برای عملیات تعیین می نماید.

کنترل‌های مالی گزارشی در مورد میزان دسترسی باین اهداف و اینکه تا چه حد محقق شده اند را ارائه می‌دهد. مدیران می توانند در پایان دوره با گزارشگیری میزان دستیبابی به اهداف استراتژیک تعیین شده را ارزیابی نمایند.

تقویت کنترل مالی

یکی از مباحث مهم در مدیریت مالی کنترل هزینه هاست. رهبری هزینه ، به معنای پیش قدم بودن در کاهش هزینه است. به صورتیکه کسب و کارها و رقبای دیگر نتوانند کالاها یا خدماتی را به قیمتی نازل تر از شما تولیدنمایند. در هر بخش از کار خدماتی و یا تولیدی ، باید عملیات با کمترین هزینه بعنوان یک ارزش و مبنای تصمیم گیریهای یک سازمان مورد توجه قرار گیرد.

بطورکلی، سازمانی می تواند به سمت استراتژی کنترل هزینه حرکت کند که هم درهزینه های ثابت و هم درهزینه های متغیر ، حساسیت زیادی داشته باشد و بتواند از عهده کنترل این هزینه ها برآید. نقش مدیران مالی بعنوان پیشتازان در استراتژی رهبری و مدیریت هزینه ها بسیار با اهمیت می باشد.

یکی از راه‌هایی که حسابرسان داخلی می‌توانند کنترل‌های مالی را ارزیابی کنند این است که نگاهی به تمامی عملکردها و فرآیندهای حسابداری و مالی بیاندازند.  به عنوان مثال، اگر به دلایلی چک‌ها صادرنشوند و یا سیستم پرداخت قطع شود و به فروشندگان پولی پرداخت نگردد، دیگر کالاها و خدمات تامین نشده و چرخه عملیات آن واحد تجاری متوقف خواهدشد.

در این مثال، فرآیند پرداخت نقدی منطقه‌ای است که در آن حسابرسان داخلی خواهان اعمال کنترل‌های مالی قوی هستند. نمونه دیگری از منطقه‌ای که در آن کنترل های قوی وجود دارد سیستم  حقوق و دستمزد می باشد. حقوق و دستمزد یک هزینه هنگفت برای همه کسب و کارها ست؛ عملیاتی که کوچک‌ترین ضعف یا خلأ در کنترل‌ها می تواند نتایج فاجعه باری داشته باشد.

کارمندانی که در لیست حقوق و دستمزد هستند، مرخصی یا مرخصی با حقوق دیگری را ثبت نمی‌کنند، یا به خود اضافه حقوق می‌پردازند، دراطرافیان و کارکنان متأسفانه همیشه افرادی وجود خواهند داشت که سعی در انجام تقلب کنند، اما حسابرسان داخلی باید یک قدم جلوتر باشند.

بهای تمام شده کالای فروخته شده/هزینه فروش

بهای تمام شده کالای فروخته شده/ در صورت سود و زیان جایی است که بهای تمام شده محصولات را نشان می‌دهد؛ خریداری شده برای فروش مجدد، یا نشان دادن هزینه مستقیم نیروی کار (دستمزد کارکنان خدمات) برای مشاغل خدماتی. بهای تمام شده کالاهای فروخته شده/فروش نیز ممکن است شامل اقلام دیگری، مانند هزینه حمل و نقل یا هزینه‌های کار قرارداد های پیمانی باشد.

این هزینه‌ها همچنین ممکن است در یک دسته به عنوان بهای تمام شده کالا بیان شود. هنگامی که بهای تمام شده کالا و محصولات را از فروش کسر می کنید میتوانید سودناخالص هر کالا و خدمات و یا محصولات را ارزیابی نمایید.  این نوع ارزیابی می تواند شما را در تصمیم گیری در ادامه تولید آن محصول و یا ارائه خدمات یاری نماید.

هزینه‌های اجرایی

در هزینه‌های کسب و کار دو نوع هزینه وجود دارد: ثابت و متغیر. هزینه‌های ثابت با تغییر در سطح فروش تغییری نمی کند، بنابراین شما مجبور خواهید بود این هزینه‌ها را پوشش دهید حتی اگر فروش شما صفر باشد. صاحبان کسب و کار کنترل چندانی بر این هزینه‌ها ندارند. نمونه‌هایی از هزینه‌های ثابت عبارتند از: هزینه های اجاره ، هزینه بهره . هزینه‌های متغیر با سطح فروش متفاوت است.

نمونه‌هایی از هزینه‌های متغیر پاداش‌ها هستند، دستمزد کارکنان (ساعت کار در هفته)، هزینه تلفن راه دور و غیره (توجه: طبقه بندی این موارد ممکن است از هرکسب و کار به کسب و کاری دیگر متفاوت باشد.) کنترل هزینه‌ها حوزه‌ای است که در آن کارآفرینان می‌توانند درآمد خالص را با حداقل نگه داشتن هزینه‌ها به حداکثر برساند.

چرا بودجه‌بندی مهم است؟

برآورد و تطبیق هزینه‌ها با درآمد (واقعی یا پیش‌بینی شده) مهم است؛ زیرا کمک می‌کند صاحبان مشاغل کوچک برای تعیین اینکه آیا پول کافی برای تأمین مالی عملیات دارند یا خیر، را یاری نماید.

نتیجه‌گیری بهترین برنامه مالی و بودجه

هر صاحب کسب و کاری تمایل دارد فرآیند، موقعیت یا روش بودجه‌ریزی کمی متفاوت داشته باشد. با این حال، تقریباً در هر بودجه پارامترهایی وجود دارد که می‌توانید به راحتی از آنها استفاده کنید. به عنوان مثال، بسیاری از صاحبان مشاغل باید اجاره یا وام مسکن را پرداخت کنند.

آنها همچنین هزینه هایی مانند قبوض آب و برق ، هزینه‌های حقوق و دستمزد، هزینه‌های بهای تمام شده کالای فروخته شده ، پرداخت سود و مالیات را بعنوان هزینه‌هایی مهم برای کسب و کار خود درنظر می گیرند. نکته این است که هر صاحب کسب و کار باید این موارد و هر هزینه دیگری را که به طور خاص مرتبط است در نظر بگیرد.

منابع:which.co.uk