لزوم بستن حساب‌ ها در پایان دوره مالی

بستن حساب پایان دوره مالی یک زمان حساس برای شرکت‌های مالی است. هر سال، متخصصان مالی وقت خود را در دفتر می‌گذارند تا حساب‌های پایان سال، صورت‌حساب‌ها و گزارش‌های مالی خود را آماده کنند. تخمین زده می‌شود که تیم حسابداری به طور متوسط ۲۵ روز طول می‌کشد تا یک بسته سالانه را تکمیل کند.

یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای کاهش استرس و بهبود بهره‌وری در این دوره، آماده‌سازی و پیروی از یک گردش کار مشخص است. برای اینکه شروعی به کار داشته باشید، در این مقاله تمام مراحل ضروری برای یک چرخه پایانی موفقیت‌آمیز پایان سال را بیان کرده‌ایم.

لزوم بستن حساب‌ ها در پایان دوره مالی را در یاس سیستم بخوانید

هدف از بستن حساب‌ ها در پایان دوره مالی

اصطلاحی که اغلب برای بستن حساب‌ها استفاده می‌شود، تطبیق حساب‌های شرکت است. حسابداران بستن حساب‌ها در پایان دوره مالی را به هدف برگرداندن درآمد، هزینه و کشیدن مانده حساب موقت به صفر در آماده‌سازی برای دوره مالی در سال جدید انجام می‌دهند.

بستن حساب‌ها در پایان دوره مالی نیز به‌گونه‌ای ثبت می‌شود که حساب سود انباشته شرکت، افزایش واقعی درآمدها را نسبت به سال قبل نشان دهد و همچنین هرگونه کاهش ناشی از پرداخت سود و هزینه را برآورد نماید.

اگر بخواهیم تعریفی از سود انباشته داشته باشیم باید بگوییم آن دسته از سودهایی است که به عنوان سود سهام بین سهامداران توزیع نمی‌شود. سود انباشته در واقع برای سرمایه‌گذاری بیشتر، اغلب در تبلیغات، فروش، تولید و تجهیزات نگهداری می‌شود.

تعطیلات پایان سال چیست؟

تعطیلات پایان سال به عنوان بستن دفاتر شناخته می‌شود، بستن حساب‌ها در پایان دوره مالی فرآیند بررسی، تطبیق و تأیید این است که همه تراکنش‌های مالی و جنبه‌های دفتر کل شرکت در سال مالی گذشته جمع می‌شوند. این حساب‌ها شامل محاسبه هزینه‌های تجاری، درآمد، دارایی ها، سرمایه‌گذاری ها، حقوق صاحبان سهام و موارد دیگر است.

هدف از بستن حساب‌ها در پایان دوره مالی این است که یک صورت مالی نهایی برای حسابرسی خارجی بالقوه تهیه شود تا در سوابق مالی رسمی شرکت ذخیره شود.

سال مالی به یک دوره ۱۲ ماهه اشاره دارد، اما می‌تواند از روز ثبت کسب و کار نیز شروع شود. این بدان معناست که برخلاف سال مالیاتی تقویم، بنیانگذاران شرکت می‌توانند تاریخ شروع کسب و کار خود تا پایان ۱۲ ماه را به عنوان دوره مالی خود ثبت کنند.

در طول پایان سال، وظیفه حسابداران بررسی دقیق تفاوت بین هزینه‌های شرکت و بودجه، یعنی حساب‌های ورودی و خروجی است. در اصل موضوع هیچ تفاوتی نباید پیدا شود اما اگر موردی پیدا شد، آن‌ها باید برای یافتن اطلاعات یا اسناد گمشده با کارمندان مربوطه تماس بگیرند تا اختلافات را برطرف کنند و دفتر کل مالی را بر این اساس تنظیم کنند.

از آنجایی که ممکن است بدهی‌های قانونی جدی وجود داشته باشد، تهیه ترازنامه دقیق، صورت سود و زیان، و صورت جریان وجوه نقد از مهم‌ترین فرآیندهایی است که تیم‌های مالی و حسابداری به درستی انجام می‌دهند.

علت بستن حساب‌ ها در پایان دوره مالی را در یاس سیتم بخوانید

چرا بستن حساب‌ها در پایان دوره مالی اینقدر سخت است؟

آمادگی برای پایان سال مالی با چالش‌هایی همراه است. حسابداران معمولاً برای کاهش بار سنگین کاری خود در پایان پایان سال تحت حمایت دیگران هستند. در اینجا مبارزات رایجی که تیم‌های حسابداری در طول سال مالی با آن مواجه هستند، وجود دارد که بستن مالی را به یک چالش تبدیل می‌کند:

• رسیدها و فاکتورها موجود نیست
• خطای انسانی
• دستکاری یکباره انبوهی از کاغذبازی‌ها
• ورود اطلاعات به صورت دستی
• ارتباط ناکارآمد حسابداران

چک لیست حسابداری پایان سال

این هشت مرحله ساده با استفاده از حسابداری دوطرفه است تا مطمئن شوید که حساب‌ها را به موقع می‌بندید. هر کدام را که می‌روید بررسی کنید!

1. برنامه پایانی را آماده کنید
تاریخ‌های مهم و فعالیت‌هایی که باید توسط هر کدام انجام شود را مشخص کنید. این شامل مهلت‌های گزارش و پردازش داده‌ها و تاریخ بسته شدن مالی است. یک تقویم با تاریخ‌های هدف ایجاد کنید، تا از دست دادن مهلت‌های مهم جلوگیری کنید.

2. فاکتورها و رسیدهای معوق را جمع آوری کنید
برای بستن حساب‌ها به اینها نیاز دارید. اطمینان حاصل کنید که کارکنان میدانند که چه چیزی مورد نیاز است و زمان کافی برای ارائه مدارک می‌دهند. انتظار تاخیر داشته باشید

3. حساب‌های دارایی را بررسی کنید
همه حساب‌های نقدی را با هم تطبیق دهید و ثبت‌های تنظیم شده را ثبت کنید. هزینه‌های پیش‌پرداخت شده را بررسی کنید. این مرحله ارزش تمام دارایی‌هایی را که شرکت در حال حاضر در اختیار دارد تعیین می‌کند.

4. همه معاملات را با هم تطبیق دهید
اطمینان حاصل کنید که تراکنش‌های ثبت‌شده با شواهد موجود در صورت‌حساب‌های کارت اعتباری، صورت‌حساب‌های بانکی، فاکتورها و رسیدها مطابقت دارند. مراقب باشید که هر ریال آماده حسابرسی در پایان سال حساب شود.

5. حساب‌های دریافتنی و پرداختنی را ببندید
مبالغ دریافتی یا پرداخت شده را با آنچه که جمع شده است، مقایسه کنید. باید اطمینان حاصل کنید که تمام تراکنش پولی که وارد یا خارج شده با حساب‌هایی که واقعاً اتفاق افتاده مطابقت دارد.
6. حساب‌های دریافتنی تعهدی
هر گونه مطالبات بدهکار در پایان سال باید به عنوان اعتبار در صورت سود و زیان و بدهی در ترازنامه اضافه شود. انجام این کار باعث می‌شود سال مالی آینده را با وضعیت مالی مناسب شروع کنید.

7. حساب‌های پرداختنی تعهدی
هر گونه بدهی پرداخت نشده باید به عنوان بدهی یا هزینه تعهدی در ترازنامه ذکر شود. پیگیری تمام بدهی‌های شرکت برای مدیریت موثر امور مالی بسیار مهم است.

8. کمک‌های بلاعوض و استحقاق را تنظیم کنید
در صورت لزوم، هرگونه کمک مالی یا حقوق دریافتی در طول سال مالی را حساب کنید. اینها می‌تواند شامل کمک‌های دولتی یا معافیت‌های مالیاتی ویژه و همچنین کمک‌های بلاعوض خصوصی باشد.
حساب خلاصه درآمد

حساب خلاصه درآمد به عنوان یک حساب موقت فقط در طول فرآیند بستن حساب‌ها در پایان دوره مالی استفاده می‌شود. این فرآیند شامل تمام درآمدها و هزینه‌های شرکت برای دوره زمانی حسابداری جاری است.

به عبارت دیگر، شامل درآمد خالص یا رقم درآمدی است که پس از کسر تمام هزینه‌های تجاری، استهلاک، هزینه خدمات بدهی و مالیات باقی می‌ماند. حساب خلاصه درآمد در تهیه صورتهای مالی نقشی ندارد، زیرا تنها هدف آن استفاده در فرآیند بسته شدن است.

چک لیست حسابداری پایان سال را در یاس سیستم بخوانید

چهار مرحله برای تکمیل ورودی‌های پایانی

ورودی‌های پایانی را با استفاده از مراحل زیر تکمیل کنید:
با بررسی ترازنامه آزمایشی حساب‌های درآمد را پیدا کنید، زیرا سرمایه را در دفتر کل شرکت فهرست می‌کند. بعد از بررسی خواهید دید که آن‌ها مانده اعتباری دارند. برای برگرداندن آن‌ها به صفر، باید برای هر حساب درآمدی یک ورودی بدهی انجام دهید تا مانده را به حساب خلاصه درآمد منتقل کنید.

محل حساب‌های هزینه را در تراز آزمایشی قرار دهید. خواهید دید که آن‌ها دارای مانده بدهی هستند. برای بازگرداندن مجموع حساب هزینه به صفر، یک ورودی اعتباری برای هر حساب هزینه به حساب خلاصه درآمد انجام دهید.

حساب خلاصه درآمد دارای مانده اعتباری

اگر حساب خلاصه درآمد پس از تکمیل ورودی‌ها دارای مانده اعتباری باشد یا مبالغ ورودی اعتبار از بدهی‌ها بیشتر باشد، شرکت دارای درآمد خالص است. اگر مانده بدهی بیش از اعتبارات باشد، شرکت زیان خالص خواهد داشت. اکنون، خلاصه درآمد باید به حساب سود انباشته بسته شود.

آخرین مرحله شامل بستن حساب سود سهام به سود انباشته است. حساب سود سهام دارای مانده بدهی عادی است. حساب سود سهام را اعتبار و حساب سود انباشته را بدهکار کنید. سود انباشته اکنون منعکس کننده مقدار مناسبی از درآمد خالص است که به آن تخصیص داده شده است.

برای اکثر شرکت ها، این چرخه حسابداری را برای دوره زمانی جاری تکمیل می‌کند.

بستن میانبرهای ورودی و مدیریت نرم‌افزار

روش چهار مرحله‌ای که در بالا توضیح داده شد به خوبی کار می‌کند، زیرا یک مسیر حسابرسی واضح را ارائه می‌دهد. برای کسب و کارهای کوچکتر، ممکن است منطقی باشد که حساب خلاصه درآمد را دور بزنند و در عوض ورودی‌های موقت را مستقیماً به حساب سود انباشته ببندند.

در برخی موارد، نرم‌ افزار حسابداری ممکن است به طور خودکار انتقال مانده‌ها را به حساب خلاصه درآمد انجام دهد، پس از اینکه کاربر دوره حسابداری را ببندد.

بستن میانبرهای ورودی و مدیریت نرم‌افزار را در یاس سیستم بخوانید

جمع‌بندی

با چک لیست بالا ما، شروع خوبی دارید. با نرم‌افزار مدیریت هزینه‌های هوشمند حتی بهتر می‌شود. این به تیم‌های مالی کمک می‌کند سریع‌تر بسته شوند، در زمان صرفه‌جویی کنند و تصمیم‌گیری مالی را به سطح بعدی برسانند. به طور خلاصه، راز یک بسته شدن مالی راحت‌تر این است که به خوبی آماده، سازماندهی شده و فعالانه با شیوه‌های حسابداری در طول سال مالی باشید.

منابع : .wolterskluwer.com – netsuite.com