نرم افزار حسابداری بازرگانی چیست؟

نرم افزار حسابداری بازرگانی بهترین ابزار برای یک حسابدار در شرکت‌های بازرگانی است تا سود و زیان وارد شده بر یک شرکت فعال در حوزه بازرگانی را بررسی کند. شرکت‌های بازرگانی دارای فعالیت‌های مهم و حساسی هستند که باعث صرف هزینه‌های بالا و البته کسب درآمد و سود زیاد می‌شود و به همین دلیل حسابداری بازرگانی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.

این نوع از حسابداری به بررسی و محاسبه میزان سود و زیان شرکت می‌پردازد که نقش بسیار زیادی در موفقیت یک مجموعه تجاری دارد. در واقع حسابدار یک شرکت بازرگانی باید نظم را در حساب‌های شرکت برقرار کند و سود و زیان شرکت را در صورت‌های مالی منظم در اختیار داشته باشد و بر امور مربوط به تنظیم گزارش و سندهای مالی، انجام امور بانکی، مکاتبه‌های اداری، ثبت و بایگانی سندها، کار با ماشین‌های اداری، قوانین بیمه‌ای و مالیاتی و سایر موارد و مسائل مشابه تسلط کافی داشته باشد.

یک نرم‌افزار حسابداری بازرگاني مناسب ابزاری است که می‌تواند حسابدار یک مجموعه بازرگانی را در زمینه تمام این امور به موفقیت برساند. در مطلب پیش رو ابتدا به تشریح موضوع حسابداری بازرگانی می‌پردازیم و در ادامه مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری بازرگانی را بررسی می‌کنیم.

حسابداری بازرگانی چیست؟

تهیه صورت‌های مالی جزو وظایف عمومی تمام حسابداران محسوب می‌شود و هر حسابداری وظیفه دارد صورت‌های مالی شرکت را به گونه‌ای تنظیم کند که مقدار دقیق درآمدها و هزینه‌ها، سود و زیان، دارایی‌ها و خسارت‌ها مشخص شود و تمام این موارد از مهم‌ترین اولویت‌های کاری حسابداران بازرگانی نیز محسوب می‌شود.

این اطلاعات کمک اساسی به مدیران یک شرکت بازرگانی محسوب می‌شود تا از آن‌ها برای برنامه‌ریزی آینده شرکت استفاده کنند. یک حسابدار بازرگانی باید صورت‌های مالی شامل ترازنامه‌ها را با دقت کامل تنظیم کند. همچنین لازم است در بررسی‌های مالی که توسط سازمان‌های مالی و نظارتی مختلف در کشور و در طول سال انجام می‌شود، تمام صورت‌های مالی دراختیار شرکت بازرگانی باشند.

در صورتی که تفاوتی در صورت‌ها و ترازنامه‌های مالی تهیه شده توسط یک شرکت بازرگانی و حسابدار آن و صورت‌ها و ترازنامه‌های مالی تهیه شده از سوی حسابداران و حسابرسانی که امور نظارتی را بر فعالیت شرکت انجام می‌دهند وجود داشته باشد، قطعآ مشکلاتی برای شرکت و آن واحد تجاری پیش خواهد آمد. از دیگر وظایف حسابدار بازرگانی در شرکت‌های بازرگانی می‌توان به تهیه لیست گردش نقدینگی شرکت اشاره کرد.

حسابداران در تدوین این گردش نقدینگی مالی باید مدل وارد شدن بودجه را بررسی کنند و از نحوه و مورد خرج شدن این بودجه اطلاعات کافی را کسب کنند.

تدوین و تهیه گزارش سود و زیان جامع شرکت بازرگانی نیز وظیفه دیگر حسابداران در شرکت‌های بازرگانی است و این حسابدارها وظیفه دارند علاوه بر تهیه گزارش سود و زیان جامع از شرکت، این سود و زیان را تفسیر کنند تا بر اساس آن مدیران سازمان و موسسه در رابطه با نحوه حرکت شرکت تصمیماتی اتخاذ کنند که منجر به کسب سود بیشتر شود.

یاس سیستم:نرم افزار حسابداری بازرگانی

اهمیت استفاده از نرم‌افزار حسابداري بازرگاني

شرکت‌های بازرگانی با هدف به دست آوردن سود تاسیس می‌شوند و حسابدار این شرکت‌ها باید در ثبت صورت مالی شرکت‌های بازرگانی، سود واقعی این شرکت‌ها را ارائه دهد. در واقع صورت سود و ‌زیان در ‌حسابداری بازرگانی دارای اهمیت بسیار بالایی است و حسابداری شرکت‌های بازرگانی است که میزان سود و زیان حاصل از انواع تجارت‌ها را تعیین می‌کند.

شرکت‌های بازرگانی برای بررسی و ایجاد نظم در میزان دارایی و بدهی، حساب شرکت‌ و تعیین سود‌ و ‌زیان در دوره‌های مالی مشخص نیازمند حسابداری بازرگانی هستند و بدون شک یک حسابدار حوزه بازرگانی نیز برای انجام این امور نیازمند استفاده از یکی از نرم‌افزارهای حسابداری بازرگانی است.

استفاده از نرم‌افزار برای انجام حسابداری بازرگانی

همانطور که در این نوشته تاکید شده است و مانند تمام حوزه‌های دیگر حسابداری، حسابداری بازرگانی نیز دارای نرم‌افزارهای مخصوص به خود است و می‌توان گفت امروزه انجام امور حسابداری در شرکت‌های بازرگانی بدون استفاده از یک نرم افزار حسابداری بازرگانی مناسب تقریبآ غیرممکن است. برای این کار نرم‌افزارهای گوناگونی وجود دارد که در کشورمان نیز مورد استفاده قرار می‌گیرند و هر یک دارای مزایا و ویژگی‌های مخصوص به خود هستند.

چرا باید از نرم‌افزارهای حسابداری بازرگانی استفاده کرد؟

حسابدار یک شرکت بازرگانی می‌تواند با استفاده از یک نرم افزار حسابداری بازرگانی موجودی کالاهای انبار شرکت را ببینید و اگاهی کاملی از محصولات قابل فروش، رزرو شده و فروش رفته سازمان داشته باشد و اطلاعات کامل و به‌روز کالاها را در اختیار داشته باشد. با استفاده از یک برنامه حسابداری بازرگانی می‌توان موجودی کالاهای انبار را ارزیابی کرد.

همچنین انبارگردانی و صدور خودکار کسری و اضافه انبار با کمک نرم‌افزارهای حسابداری بازرگانی امکان‎‌پذیر است. ثبت اطلاعات در این نرم‌افزارها به راحتی انجام می‌شود. نرم‌افزارهای حسابداری بازرگانی مدل‌های گوناگون پورسانت و واسطه‌ها را تعریف و به‌صورت خودکار محاسبه می‌کنند.

تمام کالاهای موجود در انبارهای یک فروشگاه باید تحت نظر حسابداران بازرگانی باشند و از سوی دیگر میزان فروش و تولید یک محصول نیز زیر نظارت مستقیم حسابداران بازرگانی قرار دارد و برای انجام تمام این موارد باید از یک نرم‌افزار مناسب حسابداری بازرگانی استفاده کرد.

شما در حال مطالعه نرم افزار حسابداری بازرگانی در یاس سیستم هستید

ویژگی‌ نرم‌افزارهای حسابداری بازرگانی

یک نرم افزار حسابداری بازرگانی باید دارای ویژگی‌هایی باشد که کاربر آن بتواند به بهترین شکل از آن استفاده کند، بنابراین پیش از تهیه و خرید این نرم‌افزار باید به ویژگی‌هایی که لازم است یک برنامه حسابداري بازرگاني داشته باشد توجه کرد. بخشی از این ویژگی‌ها عمومی بوده و مورد نیاز تمام نرم‌افزارهای حسابداری بازرگانی هستند که از جمله آن‌ها می‌توان به «صدور اسناد صادره و وارده به انبار»، «ارائه گزارش فصلی به شکل‌های ریالی و ارزی»، «کدینگ خودکار کالاها بر اساس طبقه‌بندی آن‌ها»، «امکان صادر کردن یک چک برای چندین حساب گوناگون» و «امکان رویت همزمان موجودی‌های صندوق، انبار و بانک» اشاره کرد.

به غیر از ویژگی‌های یاد شده، یک نرم افزار حسابداری بازرگانی می‌تواند ویژگی‌های دیگری نیز داشته باشد که از جمله آن‌ها می‌توان به «تعریف گزارش‌های نقدینگی و نموداری»، «گزارش خلاصه ماهانه دفتر کل و روزنامه»، «ارائه گزارش‌های مالیاتی و ترازنامه‌ای»، «تعریف گزارش‌های دفاتر حسابداری»، «کنترل اسناد خزانه از جمله امکان ثبت دریافت و پرداخت و انواع هزینه و درآمد»، «گزارشگیری از موجودی انبار و وضعیت مشتریان بستانکار و بدهکار»، «محاسبه اتوماتیک استهلاک ماهانه با کنترل تاریخ و طبق گروه دارایی‌ها»، «تعریف انواع عوامل و فاکتورهای حقوق و دستمزد کارکنان شرکت»، «دریافت اطلاعات مربوط به عملکرد ماهانه کارمندان و کارکنان و محاسبه اضافه‌کاری و سایر مزایا»، «تعریف ساختمان، طبقات و اتاق‌ها به واحدهای مالی و اداری»، «ارائه گزارش لیست مالیات، لیست بیمه و لیست پرداخت» و «صدور خودکار اسناد حسابداری مربوط به حقوق و دستمزد کارکنان» اشاره کرد.

نکات مهم پیش از خرید نرم افزار حسابداری بازرگانی

برای خرید نرم افزار حسابداری بازرگانی ابتدا باید بدانیم قرار است اطلاعات چند شرکت در نرم‌افزار حسابداری ثبت شود و بررسی کنیم که آیا در نرم‌افزار امکان ثبت اطلاعات چندین شرکت به صورت مجزا در نظر گرفته شده است و اگر این امکان وجود دارد آیا تعریف و ایجاد اطلاعات هر شرکت به صورت رایگان انجام می‌شود یا به ازای هر شرکت جدید باید مبلغ جدیدی پرداخت شود و اینکه محدودیتی در ثبت تعداد شرکت‌ها وجود دارد یا خیر؟

همچنین باید دقیقآ مشخص کنیم چه مبلغی برای تهیه برنامه حسابداری بازرگانی در نظر گرفته‎ایم، زیرا نرم‌افزارهای حسابداری بازرگانی زیادی با قیمت‌‎های کم تا قیمت‌های چند ده میلیون تومانی برای خرید وجود دارند.

از دیگر نکات مهم در مشخص شدن نوع نرم افزار حسابداری بازرگانی مورد نیاز این است که آیا  شرکت بازرگانی در یک محل متمرکز حضور دارد یا دارای دفاتر و انبارهای جداگانه نیز هست. در صورتی که شرکت دارای انبار و واحدهای جداگانه است باید مشخص شود که آیا این نیاز وجود دارد که افرادی از آن بخش‌ها نیز به نرم‌افزار دسترسی داشته باشند و در صورت نیاز چند نفر باید به چه نرم‌افزار دسترسی داشته باشند.

بعضی از نرم‌افزارهای حسابداری بازرگانی هستند که می‌توان ابتدا به صورت رایگان یا با قیمتی بسیار پایین‌تر از نسخه اصلی آن‌ها را تهیه کرده و ضمن استفاده از قابلیت‌های آن آگاه شد. معمولآ امکانات نسخه‌های آزمایشی نرم‌افزارهاي حسابداري بازرگاني با امکانات نرم‌افزار اصلی یکسان هستند. شرکت‌هایی نیز وجود دارند که دسترسی لازم را در محیط آزمایشی به کاربر می‌دهند و می‌توان در آن فضا از نرم‌افزار استفاده کرد.

از سوی دیگر باید بدانیم سرفصل‌های نرم‌افزار در چه سطحی هستند و آیا گروه حساب، حساب‌های کل، حساب‌های معین، تفصیلی، مراکز هزینه و گروه حساب‌های تفصیلی در نرم افزار وجود دارد و در هر سطح چه امکاناتی در نظر گرفته شده است؟

پیش از خرید باید امکانات مورد نیاز برای نصب و راه‌اندازی نرم افزار حسابداری بازرگانی را بررسی کرد تا مشخص شود سخت‌افزار و نرم‌افزارهایی که خریدار در اختیار دارد برای نصب این نرم‌افزار کافی است یا خیر.

«هزینه‌های جانبی مانند افزایش کاربر»، «گزارش‌دهی»، «سازگاری با سیستم‌های سازمان امور مالیاتی کشور»، «چندکاربره بودن و ایجاد سطح دسترسی لازم»، «امکان ارتقای نرم‌افزار به نسخه‌های جدیدتر»، «انتقال اطلاعات از نرم‌افزار قدیمی به نرم‌افزار جدید» و «سازگاری با سیستم‌های تردد» از دیگر نکاتی هستند که باید در زمان خرید نرم‌افزار حسابداري بازرگاني مورد توجه قرار گیرد.