نرم افزار حسابداری چیست و ویژگی های آن

نرم افزار حسابداری از این جهت امروزه به دلیل اینکه پیگیری و مدیریت امور مالی نسبت به گذشته و با استفاده از همان روش‌های سنتی و دستی که مبتنی بر کاغذ بودند، کار سخت و دشواری خواهد بود و دیگر امکان پذیر نیست، به همین دلیل در عصر حاضر شما برای انجام و امور مالیاتی خود به یک نرم افزار حسابداری نیاز دارید.

البته اگر به دنبال راه‌اندازی کسب و کار خود هستید و نمی‌دانید که چگونه باتوجه به ویژگی‌های مختلف نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار، مناسب‌ترین نرم افزار را که متناسب با نیازها و خواسته‌های کسب و کار شما باشد، را انتخاب کنید، مطالعه این مقاله می‌تواند به شما کمک کند تا پاسخ مناسبی برای این سوال خود پیدا کنید.

به عبارت دیگر ما در این مقاله سعی کرده‌ایم تا با بررسی همه جانبه در مورد نرم افزارهای حسابداری که می‌توانند اطلاعات و داده‌های مهم و ضروری مربوط به حسابداری کارکنان یک شرکت، سازمان یا کسب و کار را در خود ذخیره، ثبت و نگهداری کنند و حتی کسب و کارهای کوچک و نوپا نیز بتوانند از طیف گسترده‌ای از امکانات و قابلیت‌های این نرم افزارهای حسابداری برای رشد و توسعه کسب و کار خود استفاده کنند.

البته لازم به ذکر است که به دلیل پیچیدگی‌های مرسوم و رایج فرآیندهای حسابداری، شما می‌توانید در یک نرم افزار حسابداری از امکانات و مختلفی برای دسترسی به خروجی و گزارش‌های مالی موردنیاز خود استفاده کنید. به عنوان مثال از جمله ساده‌ترین نرم افزارهای حسابداری، فقط برمبنای اصول اولیه حسابداری کار می‌کنند و همچنین از آن‌ها می‌توانید برای ثبت و ذخیره اطلاعات استفاده کنید.

به همین دلیل افراد زیادی وجود دارند که هنگام شنیدن نام نرم افزارهای حسابداری،‌ ناخودآگاه تصویر نرم افزارهایی مانند اکسل در ذهن آن‌ها شکل می‌گیرد. اما امروزه شما زمانی می‌توانید برای توصیف یک برنامه یا نرم افزار کامپیوتری از کلمه نرم افزار حسابداری استفاده کنید که شما از طریق آن نرم افزار بتوانید، تمامی امور تخصصی مربوط به حسابداری را به ساده‌ترین صورت ممکن انجام بدهید.

نرم افزار حسابداری چیست ؟

همانطور که در قسمت بالا به آن اشاره کردیم، در گذشته اکثر فعالیت‌های و امور تخصصی و جاری حسابداری به صورت دستی انجام می‌گرفت و فرد حسابدار می‌بایست تمام داده‌ها و اطلاعات حسابداری مربوط به کارکنان و پرسنل یک سازمان و شرکت را در زونکن‌ها و پرونده‌هایی قطور ثبت و نگهداری می‌کرد.

بنابراین باتوجه به موارد گفته شده، در اینجا اگر بخواهیم پاسخ درست و شفافی به این سوال بدهیم که دقیقا یک نرم افزار حسابداری چیست، باید بگوییم، درحقیقت به نرم افزارهایی گفته می‌شود که راهکار تازه‌ای برای پردازش معاملات حسابداری و مدیریت مالی و پیگیری صورت‌های مالی، پیش روی مدیران، مدیران ارشد و حسابداران یک سازمان قرار می‌دهد.

به عبارتی دیگر یک نرم افزار حسابداری، به مدیران، مدیران ارشد و حسابداران یک سازمان کمک می‌کند تا داده‌ها و اطلاعات مربوط به جریان‌های مالی آن سازمان یا شرکت را در محلی امن و مطمئن ذخیره کنند و در هر زمانی که نیاز به بررسی هر یک از این داده‌ها و اطلاعات داشتند، با انتخاب عنوان مربوط به هریک از این داده‌ها و اطلاعات، در سریع‌ترین زمان ممکن به موارد موردنیاز خود دسترسی پیدا کنند.

ویژگی های یک نرم افزار حسابداری را در یاس سیستم بخوانید

یک نرم افزار حسابداری چه امکانات و قابلیت‌هایی دارد ؟

در این بخش باید بگوییم که مهم‌ترین و اصلی‌ترین قابلیت یک نرم افزار حسابداری سازماندهی و دسترسی سریع به داده‌ها و اطلاعات مربوط به سوابق مالی است. درحیقیت در نرم افزارهای حسابداری، داده‌ها و اطلاعات مالی یک سازمان در سیستمی ثبت و ذخیره می‌شود که تمامی روندها و ساختار مالی شرکت در آن قابل مشاهده و پیگیری است و شما می‌توانید باتوجه به نتایج گزارشات مالی ارائه شده توسط این نرم افزارها که براساس سوابق مالی شما هستند،‌ فعالیت‌ها و ساختار مالیاتی شرکت یا سازمان خود را در راستای مسیری روبه رشد هدایت کنید.

به علاوه در صروت استفاده از نرم افزارهای حسابداری، شما با دقت و سرعت چشمگیری می‌توانید اسناد و صورت‌های مالی خود را بازینی و بررسی کنید و همچنین با استفاده از نرم افزارهای حسابداری آنلاین (تحت وب و ابری)، شما می‌توانید در هر مکان و زمانی به این اسناد و گزارشات نظارت داشته باشید.

برای آشنایی بیشتر با انواع نرم افزارهای حسابداری کلیک کنید

در آخر لازم به ذکر است که به دلیل مزایای فراوان استفاده از یک نرم افزار حسابداری در ادامه قصد داریم با بررسی مفصل هر یک از این مزایا و قابلیت‌ها، هرچه بیشتر به لزوم استفاده از چنین نرم افزارهایی برای پیگیری و رسیدگی به امور مالی سازمان یا شرکت خود تاکید کنیم.

1. سرعت بالای انجام امور مالی و حسابداری

عنوان اولین مزیت استفاده از یک نرم افزار حسابداری، انجام امور مالی و حسابداری در سریع‌ترین زمان ممکن است. حتی درصورت استفاده از نرم افزارهای حسابداری، شما می‌توانید بسیاری از فعالیت‌ها و فرآیندهای مالی و حسابداری شرکت یا سازمان خود را که گاها ساعت‌های زیادی از روز شما را اشغال می‌کنند، در سریع‌ترین زمان ممکن انجام بدهید.

به علاوه کاملا بدیهی است که یک نرم افزار یا کامپیوتر در زمان سریع‌تری می‌تواند محاسبات حسابداری را انجام دهد. به همین دلیل انجام هرچه سریعتر این فرآیندها و محاسبات به شما کمک می‌کند در طول روز و هنگامی که کارکنان و پرسنل شما در محل کار خود حضور دارند، از این زمان اضافی که به لطف نرم افزارهای حسابداری در اختیار شما قرار می‌گیرد، برای انجام سایر امور مالی و حسابداری شرکت خود استفاده کنید.

نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار را در یاس سیستم بخوانید

2. انجام خودکار برخی از امور مالی و حسابداری

به جرات می‌توان گفت که انجام فعالیت‌هایی مانند ورود دستی اطلاعات، می‌تواند برای حسابداران بسیار خسته‌کننده باشد. به علاوه انجام چنین کاری توسط عامل انسانی، احتمال بروز خطا و اشتباه در هنگام انجام این فرآیندها را به میزان زیادی افزایش می‌دهد.

به عبارتی دیگر با استفاده از یک نرم افزار حسابداری شما ملزم به یک بار وارد کردن اطلاعات و داده‌های موردنیاز خود هستید و برای دفعات آتی و درصورت نیاز به ایجاد یک معامله، داده‌ها و اطلاعات شما به صورت خودکار و توسط این نرم افزارهای حسابداری از داخل سیستم حسابداری این نرم افزارها استخراج می‌شود.

3. دسترسی سریع به اطلاعات و نظارت آسان بر آن‌ها

همانطور که در ابتدای متن به آن اشاره کردیم، در گذشته یک حسابدار می‌بایست برای دسترسی به داده‌ها و اطلاعات حسابداری موردنیاز خود با انبوهی از پرونده‌ها و زونکن‌های حاوی اطلاعات و داده‌های مالی مواجه می‌شد و همچنین این فرد برای پیداکردن سند یا گزارش مالی موردنظر خود باید چنان عذابی را تحمل می‌کرد که گاها آن‌ها را از انجام کار خود منصرف می‌کرد.

بنابراین امروزه یک نرم افزار حسابداری می‌تواند در سریع‌ترین زمان ممکن و با کلیک روی عنوان داده‌ها و اطلاعات موردنیازتان آن‌ها را به شما نشان دهد. به همین دلیل دسترسی سریع به اطلاعات و نظارت آسان بر آن‌ها مزیت دیگر استفاده از نرم افزارهای حسابداری است که برای مدیران یک نعمت برزگ به حساب می‌آید.

4. گزارش گیری سریع و آسان

همانطور که در موارد بالا به آن اشاره کردیم یکی از اصلی‌ترین و مهم‌ترین مزیت استفاده از یک نرم افزار حسابداری دسترسی سریع و آسان به داده‌ها و اطلاعات حسابداری یک سازمان یا شرکت است. اما همین دسترسی سریع مزیت دیگری را برای مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها ایجاد می‌کند و آن امکان گرفتن خروجی‌ها و گزارشات مختلف از اسناد مالی خواهد بود که مدیران می‌توانند آن‌ها را در نرم افزارهای حسابداری ثبت و ذخیره کنند.

تاثیرات خرید نرم افزار حسابداری را در یاس سیستم بخوانید

5. کاهش هزینه ‌های شرکت در استخدام نیروی انسانی

تمام موارد گفته شده شامل مواردی بود که هر کدام از آن‌ها به مزیت‌ها و امکانات بالقوه‌ای اشاره می‌کرد که استفاده از یک نرم افزار حسابداری می‌تواند برای مدیران، مدیران ارشد و حسابداران یک شرکت، سازمان یا کسب و کار داشته باشد.

درحیقیت هر کدام از این مزیت‌ها به نوعی با این هدف ایجاد شده‌اند که بتوانند تا با به حداقل رساندن میزان دخالت عامل انسانی در فرآیندها و فعالیت‌های مالی و حسابداری، از بروز خطاهای احتمالی جلوگیری کرده و همچنین مدیران، مدیران ارشد و حسابداران بتوانند در سریع‌ترین زمان ممکن، بهترین نتیجه و خروجی را از فعالیت‌های مالی خود دریافت کنند.

سخن آخر

باتوجه به مزایا و ویژگی‌های نرم افزارهای حسابداری که در بالا به آن‌ها اشاره شد و همچنین ذکر این نکته که به چه دلیل در عصر مدرن و دیجتال حاضر، استفاده از نرم افزارهای حسابداری یکی از الزامات مهم برای رسیدگی و پیگیری امور مالی یک سازمان و شرکت است. درغیر این صورت انجام فعالیت‌های به ظاهر ساده‌ی حسابداری توسط نیروی انسانی، هزینه مضاعفی روی دست سازمان یا شرکت شما می‌گذارد.

منابع:freeagent.com