مقدمه
پشتیبانی نرم افزار حسابداری مجموعه خدماتی است که به کاربران کمک میکند نرمافزار مالی را بهدرستی راهاندازی کنند، روش استفاده از امکانات آن را یاد بگیرند، مشکلات احتمالی را پیگیری کنند و هنگام بروز خطا یا تغییرات نرمافزاری بتوانند فعالیتهای مالی خود را با کمترین اختلال ادامه دهند.
پشتیبانی فقط زمانی مطرح نیست که نرمافزار از کار افتاده باشد. آموزش کاربران، راهنمایی در تنظیمات، بررسی خطاهای کاربری یا فنی، کمک در بهروزرسانی نرمافزار، راهنمایی درباره تهیه نسخه پشتیبان و پیگیری درخواستها نیز میتوانند بخشی از خدمات پشتیبانی باشند.
هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری، امکانات سیستم اهمیت زیادی دارند؛ اما کیفیت خدمات پس از خرید نیز باید بررسی شود. حتی یک نرمافزار مناسب، اگر هنگام بروز مشکل مسیر مشخصی برای دریافت راهنمایی نداشته باشد، میتواند باعث توقف یا کند شدن فرآیندهای مالی شود.
چرا پشتیبانی نرم افزار حسابداری اهمیت دارد؟
نرمافزار حسابداری معمولاً با اطلاعات حساسی مانند اسناد مالی، مانده حسابها، دریافت و پرداخت، اطلاعات مشتریان، فروش، موجودی و گزارشهای مدیریتی سروکار دارد. بنابراین اختلال در عملکرد سیستم یا استفاده نادرست از آن میتواند فعالیت واحد مالی را تحت تأثیر قرار دهد.
وجود ساختار مناسب برای پشتیبانی نرم افزار حسابداری میتواند در موارد زیر به کاربران کمک کند:
- کاهش مدت توقف کار در هنگام بروز مشکل
- آموزش صحیح استفاده از امکانات نرمافزار
- تشخیص مشکلات ناشی از تنظیمات یا نحوه استفاده
- ثبت و پیگیری خطاهای فنی
- راهنمایی هنگام نصب یا بهروزرسانی نرمافزار
- کاهش خطاهای ناشی از عدم آشنایی کاربران با سیستم
- حفظ نظم در فرآیند ثبت و پیگیری درخواستها
البته وجود پشتیبانی حرفهای به معنی نبود خطا در نرمافزار نیست. معیار مهمتر این است که هنگام بروز مشکل، فرآیند مشخصی برای دریافت درخواست، بررسی، اولویتبندی، ارجاع و پیگیری آن وجود داشته باشد.
خدمات پشتیبانی نرم افزار حسابداری شامل چه مواردی است؟
محدوده خدمات پشتیبانی در همه شرکتهای نرمافزاری یکسان نیست و بهتر است پیش از خرید یا تمدید قرارداد بهطور دقیق بررسی شود. با این حال، چند گروه از خدمات معمولاً اهمیت بیشتری دارند.
آموزش کاربران نرم افزار
بسیاری از مشکلاتی که کاربران هنگام کار با نرمافزار حسابداری تجربه میکنند، الزاماً ناشی از ایراد فنی نیستند. گاهی کاربر با تنظیمات سیستم، مسیر صحیح ثبت اطلاعات یا روش تهیه گزارش آشنا نیست.
آموزش مناسب میتواند به کاربران کمک کند:
- فرآیندهای اصلی نرمافزار را بهتر بشناسند
- اطلاعات را در بخش صحیح ثبت کنند
- از گزارشهای مورد نیاز استفاده کنند
- سطح دسترسی کاربران را بهتر مدیریت کنند
- خطاهای ناشی از استفاده نادرست را کاهش دهند
آموزش ممکن است هنگام شروع استفاده از نرمافزار ارائه شود یا برای کاربران جدید، قابلیتهای تازه و تغییرات نسخههای جدید تکرار شود.
استقرار و راهاندازی اولیه
استقرار با پشتیبانی روزمره یکسان نیست. در مرحله استقرار، سیستم برای شروع استفاده آماده میشود و ممکن است موضوعاتی مانند تعریف کاربران، تنظیم سطح دسترسی، ساختار اطلاعات اولیه و برخی تنظیمات متناسب با کسبوکار بررسی شوند.
تنظیماتی که برای یک فروشگاه مناسب هستند، الزاماً برای یک شرکت تولیدی، بازرگانی یا خدماتی مناسب نیستند. به همین دلیل استقرار باید تا حد ممکن براساس فرآیند واقعی مجموعه انجام شود.
رفع خطا و مشکلات کاربری
یکی از شناختهشدهترین بخشهای پشتیبانی نرم افزار حسابداری، بررسی مشکلاتی است که کاربر هنگام کار با سیستم با آنها مواجه میشود.
این مشکلات میتوانند شامل موارد زیر باشند:
- نمایش پیام خطا هنگام انجام یک عملیات
- عدم دسترسی به بخشی از نرمافزار
- مشکل در تهیه یک گزارش
- اختلال در ورود یا استفاده از سیستم
- مشکل در سطح دسترسی کاربران
- عدم تطابق خروجی مورد انتظار با اطلاعات ثبتشده
در یک فرآیند مناسب، پشتیبان ابتدا باید مشخص کند مشکل از اطلاعات ورودی، تنظیمات، نحوه استفاده، زیرساخت یا خود نرمافزار ناشی شده است. این تشخیص کمک میکند راهحل متناسب با علت واقعی مشکل ارائه شود.
بهروزرسانی نرم افزار حسابداری
نرمافزارهای حسابداری در طول زمان ممکن است به دلیل اصلاح خطاها، تغییرات فنی، توسعه امکانات یا تغییر نیازهای عملیاتی بهروزرسانی شوند.
خدمات پشتیبانی در این زمینه میتواند شامل راهنمایی درباره نصب نسخه جدید، توضیح تغییرات مهم و بررسی مشکلات احتمالی پس از بهروزرسانی باشد.
با این حال باید میان بهروزرسانی و توسعه اختصاصی تفاوت قائل شد. اضافه کردن یک قابلیت یا گزارش جدید بر اساس درخواست یک مشتری الزاماً جزو خدمات عادی پشتیبانی نیست و باید شرایط آن جداگانه مشخص شود.
پشتیبانگیری و بازیابی اطلاعات
اطلاعات مالی یکی از مهمترین داراییهای یک کسبوکار هستند. به همین دلیل سیاست تهیه نسخه پشتیبان باید پیش از وقوع مشکل مشخص باشد، نه بعد از آن.
در یک ساختار مناسب بهتر است پاسخ این پرسشها روشن باشد:
- نسخه پشتیبان هر چند وقت یکبار تهیه میشود؟
- فایل Backup در چه محلی نگهداری میشود؟
- مسئول تهیه و کنترل نسخه پشتیبان چه کسی است؟
- آیا نسخهای جدا از سیستم اصلی نگهداری میشود؟
- آیا امکان بازیابی اطلاعات قبلاً آزمایش شده است؟
فقط وجود فایل Backup کافی نیست. اگر در زمان نیاز نتوان اطلاعات را از آن بازیابی کرد، نسخه پشتیبان کارکرد مورد انتظار را نخواهد داشت. به همین دلیل تست دورهای فرآیند بازیابی نیز اهمیت دارد.
برای آشنایی با اصول کلی برنامهریزی تداوم و بازیابی سیستمهای اطلاعاتی میتوان به راهنمای NIST درباره برنامهریزی تداوم سیستمهای اطلاعاتی مراجعه کرد.
تفاوت آموزش، استقرار، پشتیبانی و توسعه نرم افزار چیست؟
یکی از دلایل ایجاد اختلاف میان مشتری و ارائهدهنده نرمافزار این است که همه خدمات پس از خرید با عنوان «پشتیبانی» شناخته میشوند، در حالی که ماهیت آنها متفاوت است.
| نوع خدمت | هدف اصلی | نمونه |
|---|---|---|
| آموزش | یادگیری استفاده صحیح از سیستم | آموزش ثبت سند یا تهیه گزارش |
| استقرار | آمادهسازی اولیه سیستم | تعریف کاربران و تنظیمات اولیه |
| پشتیبانی | کمک به استفاده مستمر و رفع مشکلات | بررسی خطا یا مشکل گزارش |
| توسعه و سفارشیسازی | ایجاد یا تغییر قابلیت نرمافزار | ساخت گزارش یا امکان اختصاصی جدید |
بهتر است قبل از خرید نرمافزار مشخص شود هرکدام از این خدمات تحت چه شرایطی ارائه میشوند و کدام موارد در قرارداد پشتیبانی قرار دارند.
تفاوت رخداد و مسئله در پشتیبانی نرم افزار چیست؟
در فرآیند پشتیبانی نرم افزار حسابداری ممکن است میان «رخداد» و «مسئله» تفاوت قائل شویم. این تفکیک کمک میکند رفع فوری اختلال با پیدا کردن علت اصلی آن اشتباه گرفته نشود.
رخداد چیست؟
رخداد یا Incident مشکلی است که باعث اختلال در استفاده عادی از سیستم میشود. هدف اولیه در مدیریت رخداد، بازگرداندن عملکرد نرمافزار در زمان مناسب است.
برای مثال اگر کاربر هنگام تهیه یک گزارش خاص با خطا مواجه شود، بررسی و رفع همان خطای فعلی یک رخداد محسوب میشود.
مسئله چیست؟
مسئله یا Problem به علت ریشهای یک یا چند رخداد مربوط میشود. ممکن است یک خطا چند بار تکرار شود و هر بار موقتاً رفع شود؛ اما تا زمانی که علت اصلی مشخص نشود، احتمال بازگشت آن وجود دارد.
برای مثال اگر یک گزارش همیشه در شرایط مشخص دچار خطا شود، رفع هر بار خطا مدیریت رخداد است؛ اما پیدا کردن دلیل تکرار و اصلاح آن برای جلوگیری از بروز مجدد، مدیریت مسئله محسوب میشود.
| موضوع | رخداد | مسئله |
|---|---|---|
| تمرکز | رفع اختلال فعلی | یافتن علت ریشهای |
| هدف | بازگرداندن عملکرد | کاهش احتمال تکرار |
| نمونه | رفع خطای فعلی گزارش | بررسی علت تکرار خطای گزارش |
پشتیبانی تلفنی، آنلاین و از راه دور چه تفاوتی دارند؟
روش ارتباط با واحد پشتیبانی میتواند براساس نوع مشکل و امکانات شرکت ارائهدهنده متفاوت باشد. وجود چند کانال ارتباطی به کاربر کمک میکند برای هر درخواست از مسیر مناسب استفاده کند.
پشتیبانی تلفنی
پشتیبانی تلفنی برای پرسشهای کوتاه، راهنمایی اولیه و تشخیص مقدماتی مشکل میتواند مناسب باشد. در مسائل پیچیدهتر ممکن است توضیح تلفنی بهتنهایی کافی نباشد.
پشتیبانی آنلاین یا تیکتی
در سیستم تیکت، درخواست کاربر ثبت میشود و معمولاً میتوان سابقه پاسخها و وضعیت پیگیری را مشاهده کرد. این روش برای مستندسازی درخواستها و جلوگیری از تکرار توضیحات اهمیت زیادی دارد.
پشتیبانی از راه دور
در برخی مشکلات ممکن است با اجازه کاربر، پشتیبان از طریق ابزار دسترسی از راه دور محیط سیستم را بررسی کند.
برای کاهش ریسک در این نوع پشتیبانی بهتر است:
- دسترسی فقط با اطلاع و اجازه کاربر برقرار شود
- سطح و مدت دسترسی محدود باشد
- رمزهای دائمی بدون ضرورت در اختیار دیگران قرار نگیرند
- پس از پایان کار دسترسی غیرضروری قطع شود
- قبل از تغییرات حساس، وضعیت نسخه پشتیبان بررسی شود
این موارد به حفظ محرمانگی اطلاعات مالی و کاهش احتمال دسترسی غیرضروری به سیستم کمک میکنند.
SLA در پشتیبانی نرم افزار حسابداری چیست؟
یکی از معیارهای مهم برای ارزیابی پشتیبانی نرم افزار حسابداری، مشخص بودن سطح خدمات یا SLA است. SLA چارچوبی است که انتظارات مشتری و ارائهدهنده خدمات را درباره نحوه پاسخگویی، ساعات خدمت، اولویت درخواستها و محدوده خدمات روشن میکند.
در یک توافق خدماتی مناسب بهتر است موارد زیر مشخص باشند:
- روزها و ساعات ارائه خدمات پشتیبانی
- کانالهای مجاز برای ثبت درخواست
- زمان تقریبی پاسخ اولیه
- نحوه اولویتبندی مشکلات
- روش ارجاع درخواستهای پیچیدهتر
- خدماتی که داخل قرارداد قرار دارند
- خدماتی که هزینه یا شرایط جداگانه دارند
- شرایط تمدید خدمات پشتیبانی
داشتن SLA به این معنا نیست که همه مشکلات در مدت یکسانی برطرف میشوند. رفع یک پرسش ساده کاربری با بررسی یک مشکل پیچیده در پایگاه داده یا زیرساخت زمان یکسانی نیاز ندارد. مهم این است که کاربر بداند درخواست او چگونه ثبت، بررسی و پیگیری میشود.
تفاوت زمان پاسخگویی و زمان حل مشکل چیست؟
در ارزیابی خدمات پشتیبانی باید میان زمان پاسخ اولیه و زمان حل مشکل تفاوت قائل شد.
| شاخص | مفهوم |
|---|---|
| زمان پاسخ اولیه | فاصله ثبت درخواست تا دریافت اولین پاسخ یا شروع بررسی |
| زمان بررسی | مدتی که برای تشخیص علت مشکل نیاز است |
| زمان رفع مشکل | مدت مورد نیاز برای اجرای راهحل و بازگرداندن عملکرد عادی |
برای مثال ممکن است درخواست کاربر در مدت کوتاهی دریافت و بررسی اولیه شود، اما حل کامل آن به دلیل نیاز به بررسی فایلها، آزمایش فنی یا ارجاع به تیم توسعه زمان بیشتری نیاز داشته باشد.
بنابراین هنگام مقایسه شرکتهای نرمافزاری بهتر است فقط عبارتهایی مانند «پاسخگویی سریع» ملاک قرار نگیرند و نحوه پیگیری تا رسیدن به نتیجه نیز بررسی شود.
درخواستهای پشتیبانی چگونه اولویتبندی میشوند؟
همه مشکلات کاربران اهمیت یکسانی ندارند. توقف کامل فعالیت مالی با یک سؤال آموزشی یا درخواست تغییر ظاهری در گزارش در یک سطح قرار نمیگیرد.
یک نمونه ساده از اولویتبندی درخواستها میتواند به شکل زیر باشد:
| سطح | وضعیت | نمونه |
|---|---|---|
| بحرانی | فرآیند اصلی متوقف شده است | عدم امکان ورود به سیستم یا دسترسی به اطلاعات اصلی |
| بالا | یک عملیات مهم با اختلال جدی مواجه است | عدم امکان ثبت یک عملیات ضروری |
| متوسط | مشکل وجود دارد اما راه جایگزین در دسترس است | اختلال در یک گزارش مشخص |
| عادی | درخواست آموزشی یا راهنمایی | سؤال درباره تنظیم یک گزارش |
ساختار واقعی اولویتبندی در هر شرکت میتواند متفاوت باشد، اما وجود چنین سازوکاری کمک میکند مشکلات حیاتی در میان درخواستهای کماهمیتتر باقی نمانند.
یک پشتیبانی نرم افزار حسابداری خوب چه ویژگیهایی دارد؟
کیفیت پشتیبانی نرم افزار حسابداری فقط به سرعت پاسخ بستگی ندارد. تشخیص صحیح مشکل، مستندسازی، پیگیری و ارائه توضیح قابل فهم نیز در کیفیت خدمات اثر دارند.
مسیر ارتباطی مشخص
کاربر باید بداند برای دریافت پشتیبانی از چه کانالی استفاده کند و درخواست خود را چگونه ثبت کند.
ثبت و امکان پیگیری درخواست
وجود شماره یا شناسه درخواست کمک میکند سابقه موضوع حفظ شود و کاربر مجبور نباشد در هر تماس همه جزئیات را از ابتدا توضیح دهد.
تشخیص درست علت مشکل
پشتیبان باید بتواند تا حد امکان میان مشکل ناشی از تنظیمات، خطای کاربری، زیرساخت، اطلاعات ورودی و ایراد نرمافزاری تفاوت قائل شود یا موضوع را به فرد متخصص ارجاع دهد.
آشنایی با فرآیندهای مالی
از آنجا که کاربران نرمافزار حسابداری درباره اسناد، گزارشها، حسابها و فرآیندهای مالی سؤال دارند، آشنایی پشتیبان با مفاهیم مالی میتواند در درک بهتر درخواست مؤثر باشد.
با این حال دانش مالی پشتیبان به این معنا نیست که خدمات پشتیبانی جای مشاوره تخصصی حسابداری یا مالیاتی را میگیرد.
مستندسازی و آموزش
اگر یک سؤال یا خطا به دفعات تکرار میشود، وجود راهنمای مکتوب، ویدئوی آموزشی یا پایگاه دانش میتواند فرآیند حل مشکلات مشابه را سادهتر کند.
شفاف بودن محدوده خدمات
کاربر باید از ابتدا بداند کدام خدمات در قرارداد پشتیبانی قرار دارند و خدماتی مانند آموزش اضافه، مراجعه حضوری، انتقال اطلاعات یا توسعه اختصاصی تحت چه شرایطی ارائه میشوند.
امنیت اطلاعات در خدمات پشتیبانی نرم افزار حسابداری
اطلاعات مالی میتوانند شامل مانده حسابها، اسناد، اطلاعات مشتریان، دریافت و پرداخت و سایر دادههای محرمانه باشند. به همین دلیل امنیت باید یکی از معیارهای مهم در خدمات پشتیبانی نرم افزار حسابداری باشد.
در زمان پشتیبانی، بهویژه هنگام دسترسی از راه دور، رعایت موارد زیر اهمیت دارد:
- دسترسی فقط با اطلاع و اجازه کاربر برقرار شود
- سطح دسترسی بیش از نیاز پشتیبان نباشد
- رمزهای دائمی بدون ضرورت در اختیار دیگران قرار نگیرند
- دسترسی موقت پس از پایان کار قطع شود
- پیش از تغییرات حساس، وضعیت نسخه پشتیبان بررسی شود
- فایلهای مالی فقط در صورت ضرورت منتقل شوند
- اطلاعات مشتری در فرآیند پشتیبانی محرمانه باقی بماند
کاربران نیز بهتر است قبل از در اختیار گذاشتن دسترسی یا اطلاعات حساس، از هویت فرد پشتیبان و مسیر رسمی ارتباط اطمینان پیدا کنند.
قبل از خرید نرم افزار درباره پشتیبانی چه سوالاتی بپرسیم؟
زمان مناسب برای بررسی کیفیت خدمات پشتیبانی، فقط بعد از بروز مشکل نیست. بهتر است پیش از خرید نرمافزار، شرایط پشتیبانی نیز در کنار امکانات و قیمت محصول بررسی شود.
سؤالهای زیر میتوانند به ارزیابی بهتر کمک کنند:
- پشتیبانی در چه روزها و ساعتهایی ارائه میشود؟
- برای ثبت درخواست از چه کانالهایی میتوان استفاده کرد؟
- آیا درخواستها دارای شماره پیگیری هستند؟
- آموزش اولیه نرمافزار شامل خرید میشود؟
- آموزش کاربران جدید چگونه انجام میشود؟
- بهروزرسانیهای نرمافزار تحت چه شرایطی ارائه میشوند؟
- پشتیبانی از راه دور چگونه انجام میشود؟
- مسئول تهیه Backup چه کسی است؟
- در صورت بروز مشکل برای اطلاعات، چه خدماتی برای بررسی یا بازیابی ارائه میشود؟
- ساخت گزارش یا قابلیت اختصاصی جزو پشتیبانی است یا خدمت جداگانه؟
- شرایط تمدید پشتیبانی چگونه است؟
پاسخ به این پرسشها کمک میکند هزینه و کیفیت استفاده بلندمدت از نرمافزار دقیقتر ارزیابی شود.
تفاوت پشتیبانی نرم افزار با مشاوره حسابداری چیست؟
پشتیبانی نرمافزار و مشاوره حسابداری به یکدیگر مرتبط هستند اما یک خدمت محسوب نمیشوند.
| موضوع | پشتیبانی نرم افزار | مشاوره حسابداری |
|---|---|---|
| تمرکز اصلی | نحوه استفاده و عملکرد سیستم | نحوه برخورد حرفهای با رویداد مالی |
| نمونه سؤال | چگونه این گزارش را از نرمافزار تهیه کنم؟ | این رویداد در کدام حساب شناسایی شود؟ |
| حوزه بررسی | تنظیمات، خطا، دسترسی و امکانات سیستم | استانداردها، رویهها و تصمیمهای تخصصی حسابداری |
برای مثال اگر کاربر میداند یک رویداد مالی باید چگونه ثبت شود اما مسیر ثبت آن را در نرمافزار پیدا نمیکند، واحد پشتیبانی میتواند درباره نحوه استفاده از سیستم راهنمایی کند.
اما اگر مسئله این باشد که یک رویداد از نظر اصول حسابداری یا مقررات مالیاتی چگونه باید شناسایی شود، ممکن است نیاز به نظر حسابدار یا مشاور متخصص وجود داشته باشد.
بهروزرسانی نرم افزار چه ارتباطی با خدمات پشتیبانی دارد؟
بهروزرسانی ممکن است برای اصلاح خطا، بهبود عملکرد، تغییرات فنی یا اضافه شدن قابلیتهای جدید منتشر شود. واحد پشتیبانی میتواند در راهنمایی کاربران درباره نسخه جدید و بررسی مشکلات احتمالی پس از نصب آن نقش داشته باشد.
با این حال هر تغییر در نرمافزار الزاماً جزو خدمات پشتیبانی نیست. برای مثال ایجاد یک گزارش کاملاً اختصاصی یا توسعه یک قابلیت جدید ممکن است به بررسی و توافق جداگانه نیاز داشته باشد.
همچنین پیش از نصب نسخه جدید بهتر است موضوعاتی مانند نسخه پشتیبان، سازگاری محیط و تغییرات مهم نسخه بررسی شوند.
اشتباهات رایج هنگام استفاده از خدمات پشتیبانی
توضیح مبهم مشکل
عبارتهایی مانند «نرمافزار خراب شده» یا «گزارش درست نیست» معمولاً برای تشخیص مشکل کافی نیستند.
بهتر است کاربر اطلاعاتی مانند مسیر انجام عملیات، متن پیام خطا، زمان بروز مشکل و نتیجه مورد انتظار را در اختیار پشتیبان قرار دهد.
تغییر اطلاعات قبل از بررسی
حذف یا ویرایش گسترده اطلاعات قبل از بررسی مشکل ممکن است تشخیص علت اصلی را دشوار کند.
نداشتن نسخه پشتیبان
انجام تغییرات مهم در سیستم بدون وجود Backup مناسب میتواند ریسک از دست رفتن اطلاعات را افزایش دهد.
ارسال اطلاعات حساس از مسیرهای غیرمطمئن
رمزهای دائمی، اطلاعات ورود مدیر سیستم یا فایلهای مالی نباید بدون ضرورت و از طریق کانالهای نامطمئن ارسال شوند.
یکی دانستن رفع خطا و توسعه قابلیت
اگر نرمافزار اساساً قابلیتی را ندارد، اضافه کردن آن یک توسعه جدید است و با رفع خطای نرمافزاری تفاوت دارد.
ثبت یک درخواست از چند مسیر مختلف
ثبت همزمان یک مشکل از طریق چند کانال میتواند باعث ایجاد درخواستهای تکراری شود. اگر سیستم دارای شماره پیگیری است، بهتر است ادامه ارتباط درباره همان مشکل با همان شناسه انجام شود.
پشتیبانی نرم افزار حسابداری یاس سیستم
در استفاده از محصولات یاس سیستم، خدمات مرتبط با پشتیبانی میتوانند برای راهنمایی کاربران درباره کار با نرمافزار، آموزش، بررسی مشکلات و سایر خدمات تعریفشده مورد استفاده قرار گیرند.
از آنجا که شرایط خدمات ممکن است براساس نوع محصول، قرارداد یا دوره استفاده متفاوت باشد، بهتر است پیش از خرید یا تمدید، جزئیات جاری خدمات پشتیبانی یاس سیستم از جمله روشهای ارتباط، آموزش، بهروزرسانی و محدوده خدمات بررسی شود.
هنگام ارزیابی نرمافزار نیز بهتر است در کنار امکانات مالی و گزارشها، موضوعاتی مانند کیفیت پاسخگویی، امکان پیگیری درخواست و شرایط خدمات پس از فروش در تصمیم خرید لحاظ شوند.
سوالات متداول درباره پشتیبانی نرم افزار حسابداری
پشتیبانی نرم افزار حسابداری شامل چه خدماتی است؟
بسته به شرکت ارائهدهنده، خدمات میتوانند شامل آموزش، راهنمایی کاربران، بررسی خطاهای فنی، کمک در بهروزرسانی و برخی خدمات مرتبط با نگهداری سیستم باشند. محدوده دقیق خدمات باید براساس قرارداد بررسی شود.
آیا آموزش نرم افزار جزو خدمات پشتیبانی است؟
این موضوع به شرایط ارائهدهنده بستگی دارد. ممکن است آموزش اولیه داخل بسته خدمات باشد و آموزش تکمیلی یا آموزش کاربران جدید بهصورت جداگانه ارائه شود.
آیا پشتیبان نرم افزار باید مشکلات حسابداری کاربر را حل کند؟
پشتیبان نرمافزار معمولاً درباره عملکرد و نحوه استفاده از سیستم راهنمایی میکند. تشخیص تخصصی نحوه ثبت یک رویداد حسابداری یا موضوع مالیاتی ممکن است نیازمند نظر حسابدار یا مشاور مربوط باشد.
آیا داشتن فایل Backup برای حفاظت از اطلاعات کافی است؟
خیر. علاوه بر تهیه نسخه پشتیبان، باید مطمئن شد فایل سالم است و در صورت نیاز امکان بازیابی اطلاعات از آن وجود دارد.
آیا پشتیبانی از راه دور امن است؟
اگر دسترسی با اجازه کاربر، بهصورت محدود و از مسیر مناسب برقرار شود و پس از پایان کار دسترسی غیرضروری قطع شود، میتوان ریسک آن را کاهش داد.
SLA در پشتیبانی نرم افزار حسابداری چه کاربردی دارد؟
SLA مشخص میکند خدمات پشتیبانی در چه چارچوبی ارائه میشوند و میتواند موضوعاتی مانند ساعات خدمت، زمان پاسخ اولیه، اولویت درخواستها و محدوده تعهدات را روشن کند.
جمعبندی
پشتیبانی نرم افزار حسابداری شرکتی فقط به رفع خطا محدود نمیشود. آموزش کاربران، استقرار، بررسی مشکلات، بهروزرسانی، پشتیبانگیری، امنیت دسترسی و پیگیری درخواستها همگی میتوانند بخشی از تجربه خدمات پس از خرید یک نرمافزار مالی باشند.
هنگام انتخاب نرمافزار بهتر است در کنار امکانات و قیمت، نحوه ارائه خدمات پشتیبانی نیز بررسی شود. ساعات پاسخگویی، کانالهای ارتباطی، SLA، روش ثبت درخواست، امنیت پشتیبانی از راه دور و شرایط آموزش و بهروزرسانی از موضوعاتی هستند که میتوانند بر تجربه استفاده بلندمدت از سیستم اثر بگذارند.
همچنین لازم است مرز میان پشتیبانی فنی، آموزش، استقرار، توسعه نرمافزار و مشاوره تخصصی حسابداری برای کاربر روشن باشد. هرچه این محدودهها شفافتر باشند، انتظار مشتری و مسئولیت ارائهدهنده خدمات نیز دقیقتر تعریف خواهد شد.
