صفر تا صد سند حسابداری حقوق و دستمزد

ثبت سند در نرم افزارهای حسابداری حقوق و دستمزداز اصلی ترین اسناد ثبتی در حسابداری است که‌در پایان هر ماه به عنوان آخرین سند ثبت می گردد. جهت انجام امور ثبتی این سند، نیازمند محاسبه دقیق و استفاده از نرم‌افزار حسابداری شرکتی با سیستم دستمزد می‌باشیم و نتیجه ای که از ثبت این محاسبات بدست می آید، میزان مطالبات کارکنان و سازمان امور مالیاتی و سازمان بیمه گر می‌باشد. اهمیت محاسبات حقوق و دستمزد شناسایی بدهی‌های مالیاتی و بیمه است که درصورت بروز خطا تداوم فعالیت هر کسب و کار را تهدید می کند.
میزان بدهی هر شرکت به پرسنل و نیز کل هزینه های تحمیل شده از محل حقوق و دستمزد به تفکیک هر مرکز هزینه می بایست بدرستی شناسایی گردد.

موارد مهمی که می توانند درخصوص سند حسابداری حقوق و دستمزد، مطرح شوند، عبارتند از :

• سند حسابداری حقوق و دستمزد
• اثر جرائم و خسارات در سند حقوق و دستمزد
• نحوه ثبت مساعده یا علی الحساب
• کاربرد نرم افزارهای حسابداری حرفه ای و گزارشات حقوق و دستمزد

سپس به تشریح هریک از موارد، خواهیم پرداخت تا بیش از پیش با نکات مهم حقوق و دستمزد آشنا شویم.

صفر تا صد سند حسابداری حقوق و دستمزد

۱. سند حسابداری حقوق و دستمزد

سند حسابداری حقوق و دستمزد از دو بخش شناسایی هزینه های حقوق و دستمزد و پرداخت آن تشکیل شده است . اقلام حقوق و دستمزد مستمر (اقلام مندرج در حکم کارکنان) بصورت هزینه در گروه حساب هزینه ها، حساب کل حقوق و دستمزد کارکنان ، معین حقوق و دستمزد مستمر و اقلام غیر مستمر پرداختی به کارکنان در گروه حساب هزینه ها، حساب کل حقوق و دستمزد کارکنان ، معین حقوق و دستمزد غیر مستمر ثبت می گردد. در صورتی که شرکت به صورت پروژه ای فعالیت می کند، باید تمامی هزینه ها را به گونه ای در اسناد حسابداری ثبت کرد، که بتوان به صورت تفکیک هر پروژه و به صورت تجمیعی از کل پروژه ها بدست آورد. بدین منظور لازم است هنگام ثبت سند حسابداری بخش حسابهای پرداختنی حقوق و دستمزد به تفصیلی پرسنل و به تفکیک پروژه ثبت گردد. این نوع ثبت اسناد گزارشات دقیقی درخصوص تخصیص حقوق و دستمزد به هر پروژه می دهد. این نوع ثبت سند نیاز به استفاده از نرم افزارهای حرفه ای حسابداری دارد . نرم افزار یاس سیستم ، یکی از برترین نرم افزارهای حسابداری است که کاربر می تواند اسناد را تنها با فشردن یک کلید ، به تفکیک مرکز و پروژه صادر نماید.

الف) ثبت بدهکار سند حقوق و دستمزد

پارامتر های حقوق بر اساس هر شرکت متفاوت است. پارامتر های مشترک بین واحدهای تجاری‌شامل، حقوق پایه، حق مسکن، حق اولاد، اضافه کار، نوبت کاری و … می باشد.
تعریف این پارامتر ها در حسابداری بصورت معین در سرفصل کل هزینه حقوق و دستمزد صورت می گیرد. بنا به تشخیص حسابدار؛ این پارامتر ها ممکن است بصورت تجمیع چند پارامتر در یک معین نیز ثبت گردد.
بخشی دیگر از این هزینه ها، بیمه سهم کارفرما و بیمه بیکاری می باشد که شامل ۲۳ درصد حقوق مشمول بیمه است. پس در طرف بدهکار داریم:

• حقوق پایه
• حق مسکن
• حق خواروبار
• حق اولاد
• حق ایاب و ذهاب
  و…

در صورتی که شرکت، پروژه یا مرکز هزینه داشته باشد؛ این هزینه ها در سطح تفصیلی به تفکیک مراکز هزینه ثبت خواهند شد. تفکیک هزینه حقوق در سطح تفصیل معین حقوق و دستمزد، کمک زیادی به گزارشگیری در مراکز هزینه و کنترل هزینه ها(cost controling) خواهد کرد. ثبت دقیق تر حساب‌ها در سطح مرکز یا پروژه، خروجی اطلاعات ارزشمندی را در اختیار شما قرار خواهد داد.

ب) ثبت بستانکار سند حسابداری حقوق و دستمزد

در قسمت بستانکار سند حقوق و دستمزد؛ مطالبات ازکارکنان (از جمله مساعده ها و علی الحساب ها و … ) که به مبلغ حقوق در سر فصل کل حساب های دریافتنی بستانکار می شود و سایر حسابهای پرداختنی ( از جمله بستانکاران تجاری و غیر تجاری ) که سازمان امور مالیاتی (به مبلغ کسورات حقوق) و اداره تامین اجتماعی ( به جمع مبالغ ۷% سهم بیمه شده، ۳% بیمه بیکاری ) البته معافیت بیمه ای نیز می بایست مد نظر قرارداده شود و سایر حسابهای پرداختنی به تفصیلی کارکنان که مابه التفاوت قابل پرداخت به هر پرسنل می باشد، درج می گردد.

بابت شناسایی حقوق و دستمزد:

هزینه حقوق ودستمزد- حقوق پایه ×
هزینه حقوق ودستمزد- اضافه کاری ×
هزینه حقوق ودستمزد- حق مسکن ×
هزینه حقوق ودستمزد- خواروبار ×
هزینه حقوق ودستمزد- بیمه سهم کارفرما ×
………………………… سایرحسابهای پرداختنی- بیمه پرداختنی ×
………………………… سایرحسابهای پرداختنی- مالیات پرداختنی ×
………………………… سایرحسابهای پرداختنی- حقوق پرداختنی ×
بابت پرداخت بدهی های مزبور
سایرحسابهای پرداختنی- بیمه پرداختنی ×
سایرحسابهای پرداختنی- مالیات پرداختنی ×
سایرحسابهای پرداختنی- حقوق پرداختنی ×
………………………… موجودی نقد – بانکها ×

معادله حقوق و دستمزد

جمع هزینه حقوق = مبلغ قابل پرداخت به کارکنان + مالیات + حق بیمه + بیمه تکمیلی

۲. اثر جرائم و خسارات در سند حقوق و دستمزد

در محاسبات حقوق، بخشی از کسورات بابت جرائم و خسارات ناشی از عملکرد کارکنان می‌باشد.این جرائم، توسط کارفرما پرداخت نمی شود و در نتیجه بعنوان هزینه ثبت نمی گردد.
جهت ثبت در سند حسابداری، جرائم باید بصورت بستانکار در سر فصل مجزا ثبت شودکه رقم کاهنده حقوق و دستمزد پرداختنی است.

۳. نحوه ثبت مساعده یا علی الحساب

پرداخت مساعده یا علی الحساب اثری بر میزان هزینه حقوق ودستمزد در ثبت حسابداری ندارد. این مبلغ، قبلا توسط کارفرما پرداخت شده و میزان هزینه حقوق کارفرما را تغییر نمی دهد اما از مبلغ قابل پرداخت کسر می شود.
برای ثبت پرداخت مساعده ، سایر حسابهای دریافتنی – مساعده کارکنان –تفصیلی کارکنان ، بدهکار شده و بانک بستانکار می گردد.
درهنگام صدور سند شناسایی حسابداری ، سایر حسابهای دریافتنی – مساعده کارکنان – تفصیلی کارکنان، بستانکار شده و مابه التفاوت مانده بستانکاری درصورت عدم وجود جرائم و سایر کسورات ، به حساب کارکنان ثبت می گردد.

اضافه کاری

افراد شاغل، روزانه 44 ساعت درهفته را بر اساس قانون کار، درچارچوب قراردادکاری خود به وظایف محوله کارفرما مشغول می باشند. در مواقعی مانند افزایش حجم کار، درصورت درخواست کارفرما ؛ اگر بیش از 44 ساعت درهفته را در محل کار حضور داشته باشند، در اصطلاح تحت عنوان اضافه کاری شناسایی می گردد.
ضمناً، حکم ماده ۶۲ قانون کار در زمینه اجباری بودن تعطیل یک روز معین در ایام مأموریت نیز نافذ و جاری می باشد.
به بیان دیگر؛ اگر در کارگاه؛ پرداخت اضافه کار روال باشد ، در صورت انجام کار اضافی در خارج از ساعات کار عادی در حین ماموریت با توافق کارفرما، اضافه کاری نیز محاسبه و پرداخت می‌گردد.
عدم محاسبه حق ماموریت برای کسانی که ماهیت شغلشان سفر است
کسانیکه از بدو استخدام و مطابق با قرارداد کار اولیه یا اقتضای شغل در حوزه فعالیت کارگاه بکار اشتغال و به این صورت شرایط کار مورد عمل را پذیرفته اند، رفت و آمد آنان در محدوده حوزه فعالیت کارگاه مشمول مأموریت موضوع ماده ۴۶ قانون کار تلقی نمی شود.
بدیهی است چنانچه در این زمینه از قبل وجهی به کارگران پرداخت می شده است؛ کما کان رویه معمول کارگاه به قوت خود باقی خواهد بود.

۴. کاربرد نرم افزارهای حسابداری حرفه ای و گزارشات حقوق و دستمزد

به واسطه حساسیت محاسبات حقوق و دستمزد در سازمانها و واحدهای تجاری، بهترین و مطمئن ترین روش برای افزایش دقت و سرعت دراین فرآیند، استفاده از نرم افزارهای حرفه ای مانند نرم افزار حسابداری یاس سیستم می باشد. در اين سيستم، كليه عمليات حقوق و دستمزد اعم از تعريف شركتها ، كارگاهها ، تعريف انواع استخدام ها و مراحل استخدام پرسنل، در آن شركت و كارگاه مربوطه ، تعريف حكم حقوقي براي پرسنل و ورود اطلاعات كاركرد ماهانه، ماموريت‌ها، مرخصي ها و کلیه محاسبات مربوط به پرداخت ها و کسور پرسنل انجام مي پذيرد .
لازم به ذكر است، بر اساس محاسباتي كه بر روي اطلاعات كاركرد ماهانه پرسنل در سيستم ياس انجام مي پذيرد و منتج به ایجاد لیست پرداخت ها و کسور می شود، مي توان سند حسابداري مربوط به آن را صادر و به سيستم مالي ياس انتقال داد.
در این نرم افزار ، امکان صدور قراردادها و احکام ، ورود کارکرد کارکنان بصورت دستی و فایل ورودی حاصل از دستگاه حضور و غیاب ، محاسبه خودکار حقوق و دستمزد ، عیدی و سنوات کارکنان، ارائه انواع گزارشات و خروجی فایل جهت بانک، بیمه و مالیات کارکنان را براحتی می توان مشاهده نمود. شایان ذکر است تمامی اسناد بصورت خودکار و تنها با فشردن یک کلید صادر می گردد.