سیستم حسابداری یکپارچه | نرم افزار حسابداری یکپارچه چیست؟
سیستم حسابداری یکپارچه

سیستم حسابداری یکپارچه می‌تواند به‌صورت خودکار اطلاعات را توسط عملیات مالی دریافت و منتقل کند. با استفاده از نرم افزار یکپارچه حسابداری نیازی به واردکردن مجدد اطلاعات از یک سیستم به سیستم دیگر نیست. در سیستم یکپارچه حسابداری نیازی به واردکردن اطلاعات به‌صورت مجدد نیست و سوابق مالی همواره در حال به‌روزرسانی است. در این سیستم تمام عملکردهای حسابداری در یک برنامه واحد و به‌صورت یکپارچه انجام می‌شود. به‌طورکلی یکی از اهداف سازمان‌های امروزی در استفاده از تکنولوژی، افزایش کارایی و کیفیت کسب‌وکار است. این امر باعث تسهیل در عملکردهای سازمان و سرعت در تصمیم‌گیری مدیران مالی می‌شود. به‌همین دلیل امروزه بسیاری از سازمان‌ها برای مدیریت امور مالی خود از سیستم حسابداری استفاده می‌کنند.

اگر یک سیستم حسابداری از امکانات خوبی برخوردار بوده و کار با آن راحت باشد، می‌تواند کمک قابل‌توجهی به بهینه‌سازی فرایندها و بهترشدن روال کار در سازمان‌های مختلف کند. در حقیقت هر سازمان و شرکتی عملکرد و استانداردهای خاص خود را برای انجام کارهای حسابداری و مالی دارد، اما همیشه نمی‌توان بر هر چیزی که در حال انجام است، کنترل کامل داشت، مگر این‌‎که از این تکنولوژی به‌منظور کاهش نیاز استفاده شود. یک نکته ضروری که همیشه وجود دارد این است که با وجود استفاده از سیستم‌های کامپیوتری و پیشرفت تکنولوژی در این زمینه، همچنان مداخله انسان بسیار ضروری است؛ مخصوصاً در سیستم حسابداری و ثبت‌های مالی و مالکیت.

سیستم حسابداری یکپارچه چیست؟

یکپارچگی سیستم حسابداری به معنای متحد کردن عملیات بخش‌های مختلف با یکدیگر است، تا نتایج فرایند کسب‌وکارها تعادل بیشتری داشته باشند.

سیستم یکپارچه حسابداری توسط ماژول‌هایی به وجود می‌آید که با یکدیگر در تعامل هستند و به بخش‌های سازمانی مختلف، این دسترسی را می‌دهند تا علاوه‌بر انجام عملیات‌های مرتبط، به داده‌های سایر بخش‌های دیگر برای تکمیل عملیات‌ها دسترسی داشته باشند.

 

سیستم حسابداری یکپارچه

 

سیستم حسابداری یکپارچه چگونه شما را یاری می‌دهد؟

ممکن است تصور کنید با یکپارچه‌سازی سیستم حسابداری، در مسئولیت‌های متفاوت هر بخش سازمانی دست‌درازی و دخالت می‌کنید. در واقع مفهوم این سیستم حسابداری، افزایش تعامل بین بخش‌های سازمانی است. اگر شرکت یا اداره شما یک نهاد هم‌افزایی باشد؛ تمام بخش‌های سازمان و اداره باید درحالی‌که به وظیفه خود می‌‎پردازند، نیاز قسمت‌های دیگر سازمان را نیز در نظر داشته باشند.

به‌همین دلیل هر بخش سازمانی باید قادر به ارتباط با سایر بخش‌های اداره یا نهاد‌های بیرونی باشد تا بتوانند در کنار یکدیگر فعالیت و عملکرد معناداری بسازند. همین تعامل بین بخش‌های مختلف سازمان به کمک این سیستم حسابداری، سرعت عمل و دقت شما را افزایش داده و باعث دسترسی سریع شما به قسمت‌های مختلف شرکت و کمتر شدن اشتباه و خطا می‌شود.

ویژگی‌های یک سیستم مالی یکپارچه

اغلب سیستم‌های حسابداری یکپارچه دارای دو بخش اصلی و فرعی هستند. قسمت‌های اصلی که در نرم افزارهای مالی یکپارچه مشترک هستند، می‌توانید به بخش حساب‌های دریافتی و قابل پرداخت، صورت‌حساب و سفارش خرید اشاره کنید. هر سازمانی با توجه به نیاز و گستردگی کار خود، می‌تواند قسمت‌هایی را به سیستم یکپارچه حسابداری خود اضافه کند. به‌طورکلی این قسمت‌ها را می‌توان بخش وصول بدهی، حقوق دستمزد، حسابداری ارزی و برگه ساعت، مالیات بر ارزش‌افزوده و غیره نام‌گذاری کرد.

نرم افزار یکپارچه حسابداری

هدف تمام نرم‌افزارهای ساخته شده در این زمینه این است که شما بتوانید کارها و فعالیت‌های خود را با سرعت و دقت بیشتری انجام دهید. همچنین نرم افزار یکپارچه مالی باعث می‌شود که شما از کارکنان کمتری برای انجام کارهای اداری در مقایسه با سیستم‌های دستی، استفاده کنید. همین امر باعث جلوگیری از مشکلات پرسنلی سازمان و ادارات می‌شود.

نرم افزارهای یکپارچه حسابداری، نرم افزاری هستند که تمام بخش‌های آن به یکدیگر متصل‌اند. همین امر باعث می‌شود که از داشتن پرونده‌ها و سوابق جداگانه برای هر فعالیت، هزینه و یا رویدادهای مالی جلوگیری کند. در آخر برای این جایگزینی باید مواردی را همچون سابقه کاری سازمان یا شرکت، تجربه کاری و مشتریان وفادار را در نظر بگیرید تا از بین نرم افزارهای حسابداری انتخابی مناسب داشته باشید.

 

سیستم حسابداری یکپارچه

 

انتخاب بهترین نرم‌افزارهای یکپارچه حسابداری

یک نرم‌افزار یکپارچه در صورتی کامل است که امکانات فوق‌العاده برای حسابرسی انبار و تنظیم سند‌های حسابداری، تعریف کنترل بودجه و چندین ویژگی منحصربه‌فرد دیگر را دارا باشد.

معمولاً ویژگی‌های کلی نرم‌‌افزارهای حسابداری با یکدیگر یکسان هستند. اگر شما بخواهید دو نرم‌افزار را با یکدیگر مقایسه و انتخاب کنید، کار دشوار و سختی خواهید داشت.

شما می‌توانید این نوع نرم‌افزار حسابداری را از شرکت‌های ارائه‌دهنده تهیه نمایید. هر سیستم با تعدادی متفاوت از ماژول‌ها و برنامه‌های قیمت‌گذاری همراه است، معمولاً مقایسه این ویژگی‌های مختلف با یکدیگر دشوار می‌شود. قبل از انجام خرید، باید ایده‌ای روشن از قابلیت‌های موردنیاز خود داشته باشید. همچنین باید بدانید که کدام گزارش‌ها را نیاز دارید تا سیستم انجام دهد.

 آیا شما نیاز به مدیریت پروژه، ردیابی زمان و حقوق و دستمزد دارید؟

گزینه بعدی تعداد دسترسی کاربران به سیستم است. برخی از سیستم‌ها بدون هزینه اضافی اجازه دسترسی چندین کاربر به سیستم را می‌دهند. برخی دیگر به‌ازای هر کاربر اضافی، هزینه‌ای را دریافت می‌کنند.

معمولاً اکثر سیستم‌ها، دوره‌های آموزشی رایگان ارائه می‌دهند تا شما قبل از خرید، نرم افزار را امتحان کنید. از نظر هزینه قیمت هر نرم‌افزار سیستم حسابداری یکپارچه ، براساس برنامه‌هایی که به آن اضافه می‌کنید، متفاوت است.

مزایای نرم افزار یکپارچه حسابداری

این نرم‌افزار حسابداری، احتمال خطای انسانی را از بین برده و نیازی به چند بار واردکردن داده‌ها و اطلاعات نیست، اما این اطمینان را ایجاد می‌کند که سوابق مالی و حسابداری شما همیشه به‌روز است. در یک سیستم حسابداری، تمام فعالیت‌های حسابداری که در یک برنامه واحد است، یکپارچه خواهند شد. یکی از مزایای این نرم‌افزار حسابداری نیازی به دوباره واردکردن اطلاعات از یک سیستم به سیستم دیگر نیست؛ به‌‎عنوان‌مثال بازنویسی اطلاعات یک سیستم مدیریت به یک سیستم حسابداری مستقل.

از دیگر مزایای این سیستم، عدم نیاز به سازگار کردن دفاتر حسابداری و عملکردهای مختلف است، چراکه آن‌ها به طور اتوماتیک و هم‌زمان به‌روزرسانی می‌شوند. به‌همین دلیل، تجارت شما داده‌های مالی را سریع‌تر و دقیق‌تر دریافت می‌کند. این مسئله به مدیریت سازمان کمک می‌کند تا براساس داده‌های موجود، به‌موقع تصمیم کاری درست را بگیرد و یا اگر نیاز به تصحیح اطلاعات باشد، دوره‌‎های اصلاحی فوری را برگزار کند.

علاوه‌براین موارد، این سیستم به جلوگیری از اتلاف وقت کارمندان سازمان یا اداره کمک می‌کند. در این صورت نیازی نیست اطلاعاتی که توسط یک بخش سازمان وارد سیستم شده است، دوباره توسط کارمندهای دیگر اداره ثبت شود. همین امر باعث می‌شود کارمندها وقت خود را صرف امور مهم‌تری کنند و باعث افزایش بهره‌وری سازمان شوند.

 

سیستم حسابداری یکپارچه

 

تفاوت بین سیستم همپوشانی و سیستم‌های حسابداری یکپارچه

سیستم‌های حسابداری یکپارچه و همپوشانی، به‌عنوان دو روش حسابداری هزینه در نظر گرفته می‌شوند.

سیستم همپوشانی شامل دو مجموعه از دفتر حسابداری است که امکان تجزیه‌وتحلیل هزینه‌ها و فرایند مربوط به آن‌ها را فراهم می‌کند.

سیستم‌های حسابداری یکپارچه تنها یک مجموعه از دفتر حسابداری را نگهداری می‌کنند و تمام داده‌های حسابداری مالی و هزینه‌ها از همان دفتر تأمین می‌شود. در ادامه این دو سیستم را از چند نظر مقایسه خواهیم کرد:

  • تکثیر رکورد: در سیستم یکپارچه نمی‌توان داده‌ها را تکثیر کرد، چراکه یک دفتر حسابداری وجود دارد. در سیستم همپوشانی چون دو دفتر حسابداری موجود است، این امر اتفاق می‌افتد.
  • هزینه: در سیستم همپوشانی به منابع بیشتری نیاز دارید. نیاز بیشتر به نیروی انسانی و زمانی در سیستم همپوشانی نسبت به یکپارچه، هزینه‌های زیادی را نیز دربر می‌گیرد.
  • تجزیه‌وتحلیل دقیق: در سیستم همپوشانی، تجزیه‌وتحلیل هزینه‌ها با جزئیات بیشتری انجام می‌شود. با وجود دو دفتر حسابداری مجزا، این تجزیه‌وتحلیل‌ها بدون هیچ‌گونه تأخیر و مشکلی امکان‌پذیر است.
  • دوری از سردرگمی: سیستم همپوشانی به‌دلیل دارابودن دو دفتر حسابداری، تحلیل و بررسی اطلاعات از منابع مختلف، ممکن است باعث سردرگمی شود. در این صورت مدیریت داده‌ها در سیستم همپوشانی سخت‌تر است. در سیستم یکپارچه به‌دلیل وجود یک دفتر حسابداری و یکپارچگی اطلاعات، این سردرگمی به وجود نخواهد آمد.
  • محیط کامپیوتری: سیستم یکپارچه تنها سیستم حسابداری پیشرو در محیط کامپیوتری است و تجزیه‌وتحلیل هزینه‌ها در سیستم برنامه‌نویسی انجام می‌شود. درصورتی‌که سیستم همپوشانی، ارتباطی با سیستم کامپیوتری ندارد.

با مطالعه این مقاله متوجه شدیم که استفاده از سیستم حسابداری یکپارچه تا حد زیادی در زمان و هزینه‌های یک سازمان صرفه‌جویی می‌کند. با استفاده از این سیستم می‌توان یک روش بسیار ساده، داده‌های اولیه را به سیستم وارد و خروجی بسیار دقیق و مطلوبی را دریافت کرد.

با توجه به ویژگی‌های بیان شده، استفاده از نرم افزار یکپارچه حسابداری برای سازمان‌های دولتی و خصوصی مختلف لازم به نظر می‌رسد کمک بسیاری به‌تمامی مشاغل و شرکت‌ها در خصوص کارهای مالی می‌کند. باید این مورد را مدنظر داشته باشید که قبل از خرید هر سیستمی، در مورد برخی از موارد مانند قابلیت استفاده، چند کاربری بودن و هزینه آن به‌خوبی فکر کرده و بعد تصمیم بگیرید.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.