محاسبه حقوق و دستمزد

محاسبه حقوق و دستمزد بر مبنای لیست حقوق و دستمزد عبارت است از فرم چند ستونی که برای خلاصه کردن، گردآوری و سهولت گزارش اطلاعات مرتبط با حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار می‌گیرد. فرم و طرح این لیست به تعداد و گروه‌های کارکنان، اطلاعات مندرج در آن و نحوه استفاده از ماشین‌ها و ابزار مکانیکی و الکترونیکی بستگی دارد.

نحوه محاسبه حقوق و دستمزد

بعضی از شرکت‌ها برای محاسبه حقوق و دستمزد، ممکن است حسابدار حقوق و دستمزد داشته باشند. شاید علت انتخاب حسابدار جداگانه برای محاسبه حقوق و دستمزد، تعداد زیاد پرسنل در یک شرکت باشد. در هر حال، از آنجایی که حقوق کارمندان با محاسبه حسابدار حقوق و دستمزد انجام می‌شود، نیازمند دقت و توجه بسیار است.

برای همین در این مقاله می‌خواهیم نحوه محاسبه حقوق و دستمزد را برای خوانندگان توضیح دهیم تا از نحوه انجام صحیح آن آگاه شوند.

لیست حقوق و دستمزد

لیست محاسبه حقوق و دستمزد عبارت است از فرم چند ستونی که برای خلاصه کردن، گردآوری و سهولت گزارش اطلاعات مرتبط با محاسبه حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار می‌گیرد. فرم و طرح این لیست به تعداد و گروه‌های کارکنان، اطلاعات مندرج در آن و نحوه استفاده از ماشین‌ها و ابزار مکانیکی و الکترونیکی بستگی دارد.

اطلاعات مندرج در این فرم عبارتند از: اطلاعات مربوط به مشخصات فردی کارمند، ساعات و نرخ دستمزد، مزایای مستمر و غیرمستمر، کسورات و نحوه تسهیم هزینه حقوق و دستمزد به واحدهای (دپارتمان‌های) مختلف شرکت. شرکت‌های مختلف برحسب روال خاص خود، لیست حقوق و دستمزد تهیه می‌کنند.

به این معنی که ممکن است در شرکتی، هر ۱۵ روز یک بار حقوق کارکنان پرداخت گردد و در شرکت دیگر هر ۲۵ روز یک بار و شرکت‌های دیگر به روال دیگر حقوق کارکنان خود را پرداخت نمایند. در لیست حقوق و دستمزد، نحوه تسهیم هزینه حقوق و دستمزد به دپارتمان‌های مختلف شرکت، کارت ساعت کارکنان می‌باشد.

همانطور که می‌دانیم در اکثر شرکت‌ها و ادارات، ورود و خروج کارکنان به وسیله ماشین ساعت زن که برای همین منظور در قسمت ورودی ساختمان شرکت یا اداره نصب شده است کنترل می‌گردد. پایان هر ماه، کارت‌های کارکرد کارکنان که به وسیله ساعت پانچ شده است، جمع‌آوری و هزینه حقوق هر واحد شرکت به این نحوه محاسبه می‌گردد.

پس از تهیه لیست حقوق و دستمزد، معادل مجموع حقوق و مزایای ناخالص، هزینه حقوق بدهکار، مالیات‌ها به حساب مالیات پرداختنی بستانکار، حق بیمه کسر شده به حساب بیمه پرداختنی بستانکار، سایر کسورات نیز به حساب‌های مربوطه بستانکار و خالص پرداختنی به حساب حقوق پرداختنی بستانکار می‌گردد.

توجه به این نکته لازم است که کارفرما علاوه‌بر کسر حق بیمه سهم کارکنان،باید ماهانه درصدی از مجموع حقوق و مزایای ناخالص را به عنوان حق بیمه سهم کارفرما منظور و به همراه حق بیمه کارکنان به سازمان تامین اجتماعی محل پرداخت کند.

محاسبه حقوق و دستمزد را در یاس سیستم بخوانید

سیستم محاسبه حقوق و دستمزد

در نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد به علت تراکم و استمرار اطلاعات، نحوه پردازش اطلاعات و اهمیت سرعت و صحت آن از اتوماسیون استفاده می‌شود. اطلاعاتی را نظیر نرخ ساعتی و یا روزانه حقوق و دستمزد که ممکن است برای مدت مدیدی تغییر نکند و همچنین برنامه‌ای نظیر نحوه محاسبه کسورات مالیات و حق بیمه صندوق تامین اجتماعی که در طول سال قوانین آن ثابت می‌باشد، بهتر است در حافظه کامپیوتر ذخیره نمود.

با استفاده از این اطلاعات می‌توان محاسباتی مانند حقوق و یا دستمزد ناخالص، کسورات، تعیین حقوق و دستمزد خالص و به روز درآوردن سابقه هر کارمند و کارگر را به طور الکترونیکی انجام داد.

اهمیت سیستم محاسبه حقوق و دستمزد

از آنجایی که هزینه حقوق و دستمزد و مخارج مربوط به آن درصد تقریبا بالایی از هزینه‌های هر موسسه را تشکیل می‌دهد، ضروری است در این سیستم پیش‌بینی‌های لازم برای حصول اطمینان از پرداخت صحیح حقوق و دستمزد به عمل آید.

از سوی دیگر، سیستم حقوق و دستمزد باید به نحوی طراحی شود که اطلاعات لازم را به سرعت گردآوری، کسورات لازم را محاسبه و رقم خالص قابل پرداخت به هریک از کارکنان را محاسبه نموده و تدابیر مناسبی برای جلوگیری از پرداخت به افراد واهی و سایر انواع سواستفاده‌ها فراهم نماید.

برای رعایت قانون، کارفرما موظف است اطلاعات لازم در مورد کارکنان و میزان حقوق و مزایای آنان را به مراجع ذیصلاح ارسال نماید. در ایران نیز طبق قانون مالیات بردرآمد، کارفرما موظف است اسامی کارکنان و مشخصات آنها را به سازمان‌های مالیاتی محل ارسال و مالیات متعلق به کارکنان را به حساب مخصوصی واریز نماید.

علاوه‌براین، طبق قوانین تامین اجتماعی، لازم است هر ماهه اسامی کارکنان و میزان حقوق و دستمزد آنها، طی لیستی به ادارات تامین اجتماعی محل تسلیم و حق بیمه سهم کارمند و کارفرما به حساب‌های مخصوص واریز گردد.

باید توجه داشت که سیستم حقوق و دستمزد، تنها، کارکنان واحد تجاری را دربرگرفته و افرادی را که به صورت پیمانکار و حق‌الزحمه بگیر در واحد تجاری ارائه خدمت می‌نمایند شامل نمی‌شود. مبالغ پرداختی به این دسته از کارکنان تحت عنوان حق‌الزحمه یا عناوین دیگر تلقی شده و بخشی از حقوق و دستمزد شرکت محسوب نمی‌گردد.

حقوق و مزایای کارکنان را در یاس سیستم بخوانید

حقوق و مزایای کارکنان

آنچه در ازای کار انجام شده توسط کارکنان اداری، مدیران یا ارائه‌کنندگان خدمات مشابه به طور ماهانه به آنها پرداخت می‌گردد، حقوق و پرداختی به کارگران (ساده یا ماهر) اصطلاحا دستمزد نامیده می‌شود که برحسب ساعت، روز، ماه و یا مقدار تولید تعیین می‌گردد.

معمولا علاوه‌بر حقوق و دستمزد ثابت مزایای دیگری از جمله فوق‌العاده، پاداش، سهم از سود واحد و غیره به کارکنان پرداخت می‌گردد. که این مزایا گاهی به طور مستمر و زمانی نیز به طور غیرمستمر پرداخت می‌گردند. مزایای ذکر شده ممکن است به صورت نقدی یا غیرنقدی به کارکنان تعلق گیرد.

نرخ حقوق و دستمزد معمولا از طریق توافق بین کارکنان و کارفرما تعیین می‌شود. این نرخ مربوط به ساعات عادی و قانونی می‌باشد. چنانچه کارگری پس از اتمام ساعات قانونی کارکرد روزانه، مدتی را به عنوان اضافه کار انجام وظیفه نماید و یا در ایام تعطیل مشغول انجام وظیفه در واحد تجاری باشد، مستحق به دریافت حقوق و دستمزدی علاوه‌بر حقوق و دستمزد عادی خواهد بود که نرخ ساعات کاری این اوقات توسط قانون مشخص می‌شود.

محاسبه حقوق و مزایا

محاسبه حقوق و دستمزد براساس ساعات قانونی که یک کارگر در روز ملزم به انجام وظیفه در واحد تجاری می‌باشد از طریق قانون و توسط مراجع ذیربط تعیین می‌گردد. مثلا اگر ساعات عادی کار یک کارگر در ماه ۱۶۰ ساعت و نرخ ساعات عادی ۱۵۰۰ ریال و نرخ ساعت اضافه کاری ۱۴۰ درصد باشد با فرض اینکه این کارگر ۲۰۰ ساعت در ماه کارکرده باشد، جمع حقوق و دستمزد وی به شرح زیر محاسبه می‌شود:
درآمد ساعات عادی (۱۵۰۰*۱۶۰) = 240.۰۰۰
درآمد ساعات اضافه کاری (۴/۱*۱۵۰۰*۴۰) = 84.۰۰۰
جمع دستمزد و اضافه کار = 324.۰۰۰

سهم کارمند از سود واحد تجاری

در مواردی ممکن است برخی از واحدهای تجاری به منظور افزایش کارایی کارکنان خود، علاوه‎بر حقوق، مبالغی نیز بابت پاداش سالانه تحت عنوان سهم سود به هر یک از کارکنان پرداخت نمایند. این رقم معمولا از طریق دستورالعمل‌های وزرات کار یا توافق‌های بین کارمند و کارفرما تعیین می‌گردد. در مواردی که پاداش براساس درصد مشخصی از سود ویژه محاسبه می‌گردد، ممکن است سود ویژه در هر یک از شرایط زیر مبنای محاسبه پاداش قرار گیرد:

• سود ویژه قبل از کسر مالیات بر درآمد و پاداش
• سود ویژه پس از کسر پاداش و قبل از کسر مالیات بر درآمد
• سود ویژه قبل از کسر پاداش و پس از کسر مالیات بر درآمد
• سود ویژه پس از کسر پاداش و مالیات بر درآمد

کسورات حقوق و مزایا را در یاس سیستم بخوانید

کسورات حقوق و مزایا

به مجموع حقوق و مزایای هر یک از کارکنان در دوره‌ای که لیست حقوق و دستمزد تهیه می‎گردد، حقوق و مزایای ناخالص می‌گویند. از حقوق و مزایای ناخالص ابتدا کسورات قانونی (شامل بیمه و مالیات) و کسورات اختیاری (مانند: قسط وام، مساعده و …) کسر و مانده قابل پرداخت به هر یک از کارکنان که مبلغ خالص قابل پرداخت نام دارد محاسبه می‌گردد.

حق بیمه
طبق قوانین سازمان تامین اجتماعی، هر کارفرما باید ماهانه درصد معینی از حقوق و مزایای هر یک از کارکنان خود را به عنوان حق بیمه سهم کارمند کسر و به همراه حق بیمه سهم کارفرما حداکثر تا پایان ماه بعد به حساب‌های مربوط واریز و ماهانه فهرست کاملی از مشخصات حقوق‌بگیران و میزان حقوق هر یک از آنها به ادارات تامین اجتماعی محل ارسال نمایند.
مالیات
کارفرمایان باید هر ماهه مالیات حقوق هر یک از کارکنان خود را طبق جداول مالیاتی محاسبه و از حقوق آنها کسر نموده و حداکثر ظرف ۳۰ روز، وجوه کسر شده را به حساب بانکی مخصوص واریز و فهرستی مشتمل بر نام و نشانی حقوق‌بگیران و میزان حقوق هر یک از آنها به حوزه مالیاتی محل ارائه دهند.
سایر کسورات
علاوه‌بر کسورات قانونی ممکن است مبالغ دیگری بابت اقساط وام، مساعده دریافتی و … از حقوق و مزایای هر یک از حقوق‌بگیران کسر گردد. این کسورات اغلب به طور غیرمستمر می‌باشند؛ اگرچه ممکن است حسب مورد مدت مدیدی از حقوق کارمند کسر گردد. (مانند اقساط وام‌های بلند مدت)

جمع‌بندی محاسبه حقوق و دستمزد

کنترل‌های لازم در رابطه با سیستم حقوق و دستمزد به تعداد کارکنان واحد تجاری بستگی دارد. هر چه کارکنان شرکت بیشتر باشد، افراد بیشتری برای کنترل هزینه حقوق مورد نیاز می‌باشد. جهت کنترل و شناسایی دقیق هزینه حقوق و دستمزد، کارت ساعت کار کارکنان متداول‌ترین مدرک می‌باشد. حتی در برخی از واحدهای تجاری که کارکنان زیادی دارند، جهت کنترل بیشتر لازم است یکی از افراد نگهبان در کنار ساعت کارت زنی حضور داشته باشد.
کنترل‌های لازم در هنگام تهیه لیست باید به نحوی باشد که حقوق و دستمزد به افراد واهی پرداخت نگردد. به همین دلیل باید هنگام پرداخت کنترل‌های بیشتری صورت گیرد.

منبع: کتاب اصول حسابداری دکتر نوروش