کنترل هزینه و فرآیندهای بسیار مهم آن

اهمیت کنترل هزینه  و موارد مهمی که می توانند درخصوص کنترل هزینه و روش‌های آن مطرح شوند، عبارتند از :

• مفهوم کنترل هزینه
• اهمیت کنترل هزینه
• فرآیندهای کنترل هزینه
• نکات مهم کنترل هزینه

سپس به تشریح هریک از موارد خواهیم پرداخت تا بیش از پیش با نکات مهم کنترل هزینه و مراحل آن آشنا شویم.

کنترل هزینه و فرآیندهای بسیار مهم آن را در یاس سیستم بخوانید

۱. مفهوم کنترل هزینه

کنترل هزینه به معنای‌شناسایی هزینه‌ها و انتخاب روش‌هایی مناسب به منظور ممانعت از افزایش بی رویه و یا کاهش آنها و حذف هزینه های اضافی یک واحد تجاری می باشد.

بدیهی است با کنترل هزینه ها ، بهای تمام شده محصولات و نیز کالا کاهش یافته و در نتیجه سود واقعی افزایش خواهد یافت. هزینه به معنای ارزش منابع از دست رفته درجهت کسب منفعت می‌باشد. بنابراین هزینه بر خلاف مخارج؛ اولا محدود به یک دوره مالی است و ثانیا منفعت آن تحصیل شده است.

شناسایی و طبقه بندی هزینه ها درهر واحد تجاری براساس فعالیت اقتصادی و جایگاه آن شرکت در بازار تقاضا انجام می گیرد. در نتیجه هزینه هایی که در یک شرکت بعنوان هزینه های قابل کنترل شناسایی می گردند ممکن است در شرکت دیگری بعنوان هزینه های غیر قابل کنترل شناسایی شوند. فرآیند کنترل هزینه ها شامل بخش‌هایی است که در ادامه به آن می پردازیم.

۲. اهمیت کنترل هزینه

هدف اصلی از کنترل هزینه ها، دستیابی به یکسری استراتژی مناسب برای افزایش درآمد و درنهایت کسب سود می باشد. روش های کنترل هزینه ، یخشی براساس تجارب گذشته و بخشی براساس شرایط اقتصادی کنونی ، بنا نهاده شده و متکی بر شناخت ساختار واحد تجاری مورد نظر می باشد

با کنترل هزینه ها، می توان درمنابع واحد تجاری صرفه جویی نموده و منابع را بردیگر اهداف استراتژیک سازمان متمرکز نمود. کنترل هزینه ها در بخش‌های مختلف یک واحد تجاری اعمال می گردد. حتی در زمان طراحی محصولات نیز می بایست از روش کنترل هزینه ها استفاده نمود تا با کمترین بهای تمام شده؛ محصولاتی با کیفیت بالا و سودآور تولید نمود.

درچنین شرایط تورمی که هزینه ها با افزایش نرخ تورم، رشدی سرسام آور را تجربه می کنند، کنترل هزینه ها در تمامی واحد های تجاری با هر فعالیت برای حفظ سرمایه و کسب سود متعادل، بسیار موثر و کارآمد می باشد.

فرآیند های کنترل هزینه را در یاس سیستم بخوانید

۳. فرآیندهای کنترل هزینه

شناسایی هزینه ها:

• در‌‌‌ اولین گام، می بایست، اقدام به شناسایی هزینه ها، تفکیک و طبقه بندی و اولویت بندی آنها نمود. برای این کار؛ بهتری روش شناسایی، تفکیک مراکز هزینه در حسابداری می باشد.

مراکز هزینه به محل انباشت هزینه ها اطلاق می گردد. یعنی واحد هایی از سازمان که بیشترین انباشت هزینه را دارند. برای این کار می توان از نرم افزارهای حرفه ای مانند نرم افزار حسابداری یاس سیستم(Yassystem Accounting Software) استفاده نمود.

این نرم افزار در هر سیستم، مانند حسابداری ، انبار ، حقوق و دستمزد و … ؛ بنابه کاربرد و گزارشات مورد نظر مدیریت ، امکان تعریف مراکز هزینه متفاوت را داشته و گزارشات بسیار مفیدی در خصوص تعیین میزان و سهم هزینه هر واحد را دارا می باشد.

بودجه بندی هزینه ها:

• بودجه بندی هزینه ها در قسمت های مختلف صورت می گیرد. بودجه بندی و برنامه ریزی برای هر قسمت، معمولا در پایان دوره مالی برای دوره مالی بعد انجام می شود ولی در شرایط تورمی و با داشتن تورم افسارگسیخته در بخش اقتصاد ، بهتر است بودجه بندی در فواصل زمانی کوتاه تری بعنوان مثال ماهانه ، صورت پذیرد. جهت انجام دقیق فرآیند بودجه‌بندی، بهتر است از نرم افزارهای حرفه ای استفاده نمود .

نظارت بر هزینه ها:

• نظارت نیز یکی از فرآیند‌هایی است که سبب می شود انحرافات هزینه ها از بودجه تعیین شده بسیارکم و یا صفر گردد.

برای کنترل و اعمال نظارت ، لازم است هزینه ها در یک نرم افزار حرفه ای ثبت گردد تا امکان گزارشگیری و کنترل با بودجه تعیین شده ، امکان پذیر باشد. نرم افزار حسابداری یاس سیستم به واسطه داشتن سیستم کنترل بودجه؛ امکان ثبت بودجه بندی را در فواصل تعیین شده داشته و نیز امکان تهیه گزارشات انحرافات، جهت بررسی و نظارت و تصمیم گیری ها و نیز تعیین استراتژی های کوتاه مدت را دارا می باشد.

• تعیین و بررسی علل انحرافات هزینه های انجام شده از بودجه تعیین شده و تصمیم گیری و اخذ راه حل برای کاهش هزینه های قابل کنترل ؛ آخرین فرآیند کنترل هزینه ها درهر واحد تجاری می باشد.

۴ . نکات مهم کنترل هزینه

• تفکیک مسئولیت دقیق مراکز
• تعیین هزینه های قابل کنترل و ارتباط آنها باهم
• تعیین استاندارد و چارچوب مناسب برای هزینه های قابل کنترل
• گزارشگیری دقیق هزینه ها جهت نظارت و کنترل آنها

در این شرایط سخت اقتصادی ، بازار تقاضا بدلیل تورم و افزایش قیمت ها دچار رکود شده و تقاضا کاهش می یابد. بنابراین بسیار حائز اهمیت است که واحدهای تجاری برای طولانی مدت ، کنترل هزینه را در تمامی کسب و کارها انجام دهند.

کنترل هزینه‌ها ، مستلزم ثبت های دقیق حسابداری ، تفکیک هزینه ها به مراکز هزینه جهت ردیابی و کنترل می باشد.

تمامی این فرآیندها زمانی میسراست که نرم افزارهای حسابداری حرفه ای با گزارشات دقیق و کاربردی در دسترس حسابداران و مدیران قرار گیرد . نرم افزار یاس سیستم ، با گزارشاتی بسیار دقیق می تواند، بعنوان ابزاری بسیار کاربردی، صاحبان کسب و کار را در راستای رسیدن به اهداف استراتژیک سازمان یاری نماید.

منابع:

approve.com